交通運(yùn)輸部門人事檔案管理的信息化建設(shè)研究

　　摘 要：人事檔案是交通運(yùn)輸部門選人、用人、開發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，在人力資源管理工作中發(fā)揮著重要的作用。認(rèn)清人事檔案對(duì)交通運(yùn)輸部門的重要性，了解和分析交通運(yùn)輸管理部門人事檔案管理工作中存在的問題，采用有效的措施推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)新時(shí)期交通運(yùn)輸部門的管理具有重要的價(jià)值。
　　關(guān)鍵詞：交通運(yùn)輸部門；人事檔案管理；信息化建設(shè)
　　1 引言
　　人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人的工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記錄人生軌跡的重要依據(jù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，交通運(yùn)輸部門越來越重視人事管理工作，而作為人事管理工作基礎(chǔ)的人事檔案管理，亦成為交通運(yùn)輸部門工作創(chuàng)新和改革的重要組成部分。信息化建設(shè)是當(dāng)前完善人事檔案管理的創(chuàng)新路徑，不僅可以提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，保證人事檔案信息的真實(shí)性和可靠性，而且對(duì)推動(dòng)交通運(yùn)輸部門的可持續(xù)健康發(fā)展具有十分重要的意義。
　　但是，從當(dāng)前交通運(yùn)輸部門的整體管理發(fā)展趨勢(shì)來看，其人事檔案管理信息化建設(shè)依然受到多種因素的制約，進(jìn)程緩慢，并且存在一些問題，因此，為了提高人事檔案管理信息化水平，就必須不斷探究加強(qiáng)信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑。
　　2 交通運(yùn)輸業(yè)人事檔案的重要性分析
　　2.1 人事檔案是員工身份的重要憑證
　　人事檔案收存員工的履歷、自傳、考評(píng)、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫，能概括地反映員工個(gè)人全貌。
　　2.2 人事檔案是員工變動(dòng)的信息依據(jù)
　　對(duì)于交通運(yùn)輸部門來說，人事檔案是其辦理招工、提干、調(diào)動(dòng)、退休等人事管理工作的重要依據(jù)和參考，同時(shí)也是組織人事工作的有機(jī)組成部分，在交通運(yùn)輸部門組織人事管理體系中占據(jù)著相當(dāng)重要的地位。交通運(yùn)輸部門人事檔案是對(duì)認(rèn)識(shí)各方面信息資源的收錄管理，將內(nèi)部員工的詳細(xì)信息提供給部門管理者，能夠讓他們對(duì)全體員工的基本情況有一個(gè)更直觀的了解，同時(shí)對(duì)員工的專長(zhǎng)和能力有一個(gè)全面的了解，能夠根據(jù)員工的能力安排其適合的崗位，充分發(fā)揮員工的專業(yè)能力，進(jìn)而提高人事管理工作的效率。
　　2.3 人事檔案是重要決策制定的依據(jù)
　　通常情況下，交通運(yùn)輸部門中存在績(jī)效考核、員工考核等多方面的考核內(nèi)容，這些都是與員工切身利益有關(guān)的工作。員工的業(yè)績(jī)和工作成果都會(huì)被記錄在認(rèn)識(shí)檔案中，交通運(yùn)輸部門通過查閱人事檔案就能夠?qū)�員工的工作作出客觀、合理的評(píng)價(jià)，從而增強(qiáng)決策制定的科學(xué)性。同時(shí)，人事檔案對(duì)員工在不同工作時(shí)期的情況進(jìn)行全面的記錄，交通運(yùn)輸部門在制定或者調(diào)整相關(guān)政策時(shí)，以人事檔案為憑證，獲取更真實(shí)、準(zhǔn)確的參考，進(jìn)而提高決策的合理性。
　　3 交通運(yùn)輸部門人事檔案管理工作存在的問題
　　3.1 人事檔案管理工作效率不高
　　傳統(tǒng)的人事檔案管理工作都是以管理檔案為主，對(duì)于檔案資料的收集、整理、分類、保管等都是通過檔案管理工作人員人工完成的，流程復(fù)雜而且效率較低，工作人員無法形成全面的綜合材料。每一次員工流轉(zhuǎn)都要逐一查閱人事檔案才能掌握員工的基本情況和工作業(yè)績(jī)等方面的信息，加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。人工查閱人事檔案資料僅能在信息量少的情況下才適用，一旦出現(xiàn)信息量較大的情況，經(jīng)過人工檢索、檔案提取、查閱檔案等多道流程，就會(huì)暴露出嚴(yán)重的不足，大大降低了工作效率。
　　3.2 人事檔案開發(fā)利用程度低
　　一直以來，交通運(yùn)輸部門對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，將工作中心放在運(yùn)營(yíng)上，對(duì)人事管理的重視程度較低，甚至有些管理者認(rèn)為人事檔案對(duì)交通運(yùn)輸部門的發(fā)展作用不大。在人員流動(dòng)上，有些部門在錄用人員時(shí)只需要學(xué)歷證明，應(yīng)聘者只需要填一份個(gè)人履歷表即可確定是否被錄用，將人事檔案看成是可有可無的。同時(shí)，人事檔案管理工作人員大多數(shù)是被動(dòng)服務(wù)，認(rèn)為管理檔案的目的只是為了應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)查閱，在工作上缺乏主動(dòng)精神，而且需要用到人事檔案的情況大多是在落實(shí)政策或者工資調(diào)整等方面，真正用于選拔人才、人才培養(yǎng)和開發(fā)、成本預(yù)算等工作的情況較少，沒有充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。
　　3.3 人事檔案管理工作方式落后
　　當(dāng)前在交通運(yùn)輸部門中，人事檔案管理工作主要是由人事部門負(fù)責(zé)，沒有專門的檔案管理專業(yè)人才，更沒有信息技術(shù)水平高的人才，人事檔案長(zhǎng)期得不到有效的管理，有時(shí)候人事檔案管理人員將檔案隨意放到紙盒子力，沒有經(jīng)過嚴(yán)格的分類、整理和存儲(chǔ)，檔案信息的真實(shí)性、完整性和可靠性無從探究，造成檔案信息失真的現(xiàn)象嚴(yán)重。
　　4 加強(qiáng)交通運(yùn)輸部門人事檔案管理信息化建設(shè)的有效措施
　　4.1 建立電子人事檔案
　　交通運(yùn)輸部門要想加強(qiáng)人事檔案管理信息化，首先就要具體到員工個(gè)人的電子檔案系統(tǒng)，實(shí)行人事檔案自動(dòng)化管理。交通運(yùn)輸部門應(yīng)當(dāng)由專門的人事檔案管理人員將員工個(gè)人的基本信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，形成電子人事檔案，這樣方便對(duì)基本人事信息的查詢和流轉(zhuǎn)；其次，交通運(yùn)輸部門應(yīng)當(dāng)建立專門的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)和無紙化管理。具體來說，人事檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備將人事檔案資料、表格等文件制成方便計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的文件格式，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化和信息化，這樣不僅可以避免紙質(zhì)檔案的磨損，利于檔案的長(zhǎng)期保存，而且也能夠提高認(rèn)識(shí)檔案管理的效率。再次，交通運(yùn)輸部門還可以建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，采用逐級(jí)的形式建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)施人事檔案的分級(jí)管理和網(wǎng)絡(luò)化管理，方便交通運(yùn)輸部門開展員工的考評(píng)、任免、調(diào)動(dòng)等工作。
　　4.2 完善人事檔案管理信息化制度
　　在信息化建設(shè)的背景下，要想避免人事檔案管理工作的隨意性和盲目性，交通運(yùn)輸部門就必須制定完善的人事檔案管理信息化制度，健全人事檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系，以保證人事檔案管理工作流程規(guī)范化，在人事檔案電子信息的收集、分類和存儲(chǔ)等工作等方面要嚴(yán)格遵循制度規(guī)定的流程，明確工作人員的職責(zé)，保證人事檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。另外，為了保證人事檔案信息的安全，就必須制定相關(guān)的安全保密制度，在嚴(yán)格界定保密范圍的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用計(jì)算機(jī)的加密功能，并且處理好人事檔案信息保密和管理之間的關(guān)系。
　　4.3 提高人事檔案管理人員信息素質(zhì)
　　人事檔案管理工作人員信息素質(zhì)的提高和信息意識(shí)的培養(yǎng)，是交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在，因此培養(yǎng)專業(yè)的信息化管理人才是很有必要的。隨著信息技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，對(duì)人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求越來越高。因此，人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬自己的信息知識(shí)層面，提高信息化管理能力和信息分析能力，同時(shí)還要學(xué)會(huì)信息化管理軟件的運(yùn)用，只有掌握了信息化管理技術(shù)，才能為推動(dòng)交通運(yùn)輸部門人事檔案管理信息化建設(shè)做出積極的貢獻(xiàn)。另外，人事檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具有強(qiáng)烈的責(zé)任心，不斷培養(yǎng)自身的職業(yè)道德，形成較高的思想政治覺悟，在工作過程中做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。
　　5 結(jié)語
　　總而言之，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，是交通運(yùn)輸部門適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展潮流的重要體現(xiàn)。交通運(yùn)輸管理部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)清信息化管理的重要價(jià)值，通過建立電子人事檔案、健全信息化建設(shè)制度、提高檔案管理人員信息素質(zhì)等有效措施，切實(shí)推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
　　參考文獻(xiàn)
　　[1]呂儉男.淺談交通運(yùn)輸部門人事檔案管理的信息化建設(shè)[J].黑龍江史志，2015（09）：152.
　　[2]邢振婷.探究交通運(yùn)輸部門檔案管理中信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）：67.

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