淺談地方高校檔案的精細化管理與信息化建設(shè)

　　[摘 要]檔案管理是高校日常管理工作的重要組成部分，檔案作為一種有價值的文檔資料，通過加強信息化建設(shè)和實施精細化管理，還能夠進一步挖掘檔案的潛在價值，為地方高校開展教育教學(xué)工作提供必要的支持。本文首先分析了當(dāng)前形勢下地方高校檔案精細化管理和信息化建設(shè)的重要意義，進而根據(jù)檔案管理工作中存在的實際問題，就檔案如何實現(xiàn)優(yōu)化管理和信息化發(fā)展展開了簡要分析。
　　[關(guān)鍵詞]地方高校；檔案管理；精細化；信息化建設(shè)
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.087
　　[中圖分類號]G647 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-02
　　1 信息時代地方高校檔案的特點
　　1.1 數(shù)量多，增長速度快
　　隨著地方高校辦學(xué)規(guī)模的擴大和生源數(shù)量的增加，學(xué)校日常運營中產(chǎn)生的各類文件資料也在不斷增多。這些文件資料不僅包含許多紙質(zhì)文檔，而且也涉及許多電子資料，以視頻、圖片等形式存在。經(jīng)過初步篩選后，其中具有一定價值的文件資料被保存下來，經(jīng)過專業(yè)的分類、編輯和整理后，形成檔案。在信息化時代，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長，也給地方高校檔案管理帶來了新的壓力。
　　1.2 多元異構(gòu)
　　學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)側(cè)重點不同、開發(fā)工具不同、開發(fā)人員不同、采用數(shù)據(jù)庫類型不同、上線時間不同，直接導(dǎo)致在此過程中各系統(tǒng)間產(chǎn)生的數(shù)據(jù)多樣性增加，同時數(shù)據(jù)不可避免地分布在不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同的數(shù)據(jù)庫中。由此可見，在信息時代高速發(fā)展的今天，數(shù)字資源將廣泛存在于諸多不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，作為眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)終點的檔案數(shù)據(jù)勢必會帶有明顯的異構(gòu)性，呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化信息、半結(jié)構(gòu)化信息和非結(jié)構(gòu)化信息融合的態(tài)勢，形成分布廣泛的大量異構(gòu)數(shù)據(jù)。
　　1.3 真實可靠
　　在信息時代，數(shù)據(jù)來源變得龐雜，對于學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的過程數(shù)據(jù)及結(jié)果數(shù)據(jù)，利用者更需要精確的信息來源，而并非在眾多龐雜的數(shù)據(jù)中尋求自己的需求數(shù)據(jù)。檔案信息資源建設(shè)就是一個將眾多龐雜的數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則、格式進行組合，是對原始數(shù)據(jù)進行保存，同時也對原始數(shù)據(jù)重新整合，當(dāng)使用者根據(jù)外部環(huán)境選擇數(shù)據(jù)時，可精確地鎖定所需檔案信息。因此，在信息時代，檔案數(shù)據(jù)必將得到廣泛關(guān)注，因為它“是一種最真實、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源”。
　　2 檔案精細化管理和信息化建設(shè)的必要性
　　高等教育的迅猛發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的持續(xù)革新，高校檔案工作的內(nèi)容、要求和任務(wù)發(fā)生了巨大的變化。原有粗淺的管理理念、粗放的管理模式和落后的管理技術(shù)，已經(jīng)難以滿足師生和社會對高校檔案的需求。高校檔案引入精細化管理，有利于高校檔案工作促改革、創(chuàng)品質(zhì)、惠師生、助發(fā)展。
　　一方面，高校檔案精細化管理能將復(fù)雜的工作簡單化，把簡單的工作流程化，把流程化的工作定量化，把定量的工作信息化，使高校檔案工作更加高效。另一方面，高校檔案精細化管理將從思想意識、管理制度、工作執(zhí)行和結(jié)果考核等方面入手，增強高校檔案工作人員的責(zé)任和規(guī)則意識，努力“生產(chǎn)”高品質(zhì)的檔案。
　　此外，近年來地方高校之間的競爭也日趨激烈，通過充分發(fā)揮檔案的參考和利用價值，還可以幫助學(xué)校在加強師資隊伍建設(shè)、吸引高質(zhì)量生源等方面做好準(zhǔn)備，在一定程度上也為提升地方高校核心競爭力奠定了基礎(chǔ)。
　　3 現(xiàn)階段地方高校檔案管理存在的問題
　　3.1 檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)不能滿足工作要求
　　新時期，地方高校檔案管理面臨更加繁重的任務(wù)和更加嚴(yán)格的要求，要想保質(zhì)保量地完成檔案管理任務(wù)，離不開一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。但是由于地方高校將工作重點都集中于辦學(xué)方面，對于檔案管理則缺乏足夠的重視，檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)參差不齊。例如，在崗位任用上，部分檔案管理人員都是從本校的其他工作崗位上調(diào)任的，上崗之前沒有接受過檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)，也就不能從專業(yè)角度完成檔案的精細化管理。此外，入職后許多檔案管理人員沒有定期接受培訓(xùn)，久而久之個人技能也會與工作要求脫節(jié)。
　　3.2 高校尚未形成配套的檔案精細化管理制度
　　檔案管理的專業(yè)性，以及檔案本身的重要價值，要求在實施檔案精細化管理上，也必須引進一套完善的管理制度，從而為開展各項工作提供必要的保障。現(xiàn)階段，地方高校在檔案管理制度建設(shè)上，存在的主要問題有兩方面：一方面，配套管理制度不完善，雖然檔案管理部門也有自己的管理制度，但是內(nèi)容陳舊落后，已經(jīng)遠遠不能適用于現(xiàn)階段檔案精細化管理要求；另一方面，管理制度的落實情況不理想，由于缺乏必要的監(jiān)督，加上檔案管理人員自身的責(zé)任意識不強，也會影響檔案管理的實際質(zhì)量。
　　3.3 高校在檔案信息化建設(shè)方面的投入不足
　　在信息化時代，地方高校檔案中電子檔案的比例不斷提升，創(chuàng)新檔案管理方式方法勢在必行。在此方面，許多企業(yè)提供了可借鑒的經(jīng)驗，例如在檔案管理部門引進信息化辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的電子化、智能化管理。但是也應(yīng)當(dāng)看到，檔案信息化建設(shè)在前期需要投入必要的資金，包括計算機設(shè)備采購，信息系統(tǒng)維護等。地方高校由于資金有限，在檔案信息化建設(shè)方面的實際投入較少，也會制約檔案信息化建設(shè)的進程。
　　3.4 檔案管理未充分體現(xiàn)服務(wù)性理念
　　通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多檔案管理人員對自身的定位不夠準(zhǔn)確，特別是對待本校的教職工和學(xué)生時，把自己當(dāng)成了“管理者”，對待有檔案借閱需求的教職工和學(xué)生，擺出一副高高在上的姿態(tài)，甚至是冷眼相對，嚴(yán)重損害了檔案管理部門的形象。而檔案管理工作實際上是一項為學(xué)校師生服務(wù)的工作，由于現(xiàn)階段地方高校的許多檔案管理人員未將服務(wù)理念落實到工作中，也不利于高質(zhì)量地開展檔案工作，甚至得不到本校教職工的支持。
　　4 地方高校推進檔案精細化管理和信息化建設(shè)的有效途徑
　　4.1 樹立正確職業(yè)觀念，不斷提高管理水平

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