淺析國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

　　[摘 要]現(xiàn)代化信息技術(shù)是時(shí)代的產(chǎn)物，也是當(dāng)前生產(chǎn)生活實(shí)踐中不可或缺的工具與支持手段，而且信息技術(shù)的應(yīng)用能夠極大程度上解放人力，為創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案管理工作帶來了有利契機(jī)。推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，既能夠解放人力，減輕檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)還可以提升資源調(diào)取與共享的效率，有效服務(wù)于國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。國(guó)企在深度改革和創(chuàng)新檔案管理的過程中，要積極引入信息化工具，創(chuàng)新管理手段，讓信息化工具服務(wù)于國(guó)有企業(yè)的戰(zhàn)略性發(fā)展�；�于此，本文首先分析了國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，進(jìn)而分析了國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的作用，最后分析了加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)研究提供借鑒。
　　[關(guān)鍵詞]國(guó)有企業(yè)；檔案管理；信息化；建設(shè)
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.093
　　[中圖分類號(hào)]F272；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）24-0-02
　　0 引 言
　　檔案管理是國(guó)有企業(yè)管理體系建設(shè)中不可忽略的一個(gè)部分，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)運(yùn)營(yíng)與戰(zhàn)略性發(fā)展提供了重要的保障，但是傳統(tǒng)的檔案管理方法會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力與財(cái)力，并且無法保障檔案管理的效率，不利于發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)則能改變過去的不良檔案管理局面，提高企業(yè)的檔案管理效率，既能夠節(jié)省大量的資源，又可以加快資源共享的步伐，為國(guó)有企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)步注入動(dòng)力。下面將重點(diǎn)就國(guó)有企業(yè)如何有效加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行探討。
　　1 國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性
　　目前，全國(guó)范圍內(nèi)都在不斷強(qiáng)化云計(jì)算以及大數(shù)據(jù)，從而為國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)提出了更高的要求。檔案管理部門在國(guó)有企業(yè)改革進(jìn)程中扮演著重要角色，尤其是要配合國(guó)企對(duì)追蹤企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)和長(zhǎng)期戰(zhàn)略規(guī)劃的相關(guān)工作給予信息數(shù)據(jù)資料的支持。所以，國(guó)有企業(yè)要積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的力度，以適應(yīng)國(guó)企的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要，為國(guó)企的戰(zhàn)略性建設(shè)提供科學(xué)全面的信息支持，幫助國(guó)有企業(yè)做大做強(qiáng)。國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，目前我國(guó)正在積極促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代建設(shè)，推動(dòng)數(shù)字化發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)共享，已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)的主流方向。受這一趨勢(shì)的影響，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)朝著開放性、互通有無的方向發(fā)展，而國(guó)有企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)體系中不可或缺的一個(gè)組成部分，需要做好帶頭作用，在檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行信息化建設(shè)以及嘗試，拓寬企業(yè)的廣闊發(fā)展渠道。第二，在檔案管理中落實(shí)信息化管理，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)是助推國(guó)有企業(yè)改革的關(guān)鍵舉措。國(guó)有企業(yè)目前正處在創(chuàng)新的關(guān)鍵期，必須繼往開來，在繼承優(yōu)秀傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，在這一過程中加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是提升國(guó)企改革成效的關(guān)鍵措施。第三，檔案信息化管理是促進(jìn)國(guó)企文化建設(shè)的必備力量。國(guó)企檔案除了記錄了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)，還記載了文化活動(dòng)的相關(guān)信息，只有堅(jiān)持創(chuàng)新檔案管理，走信息化發(fā)展道路，才能推動(dòng)整個(gè)架構(gòu)的文化建設(shè)以及文化繁榮。
　　2 國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的作用
　　在檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)后，國(guó)有企業(yè)在檔案管理中將會(huì)顯現(xiàn)出全新局面，檔案信息化管理的突出作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，共享資源提升效率。在全新的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，發(fā)達(dá)的信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享功能大幅提升了企業(yè)檔案管理的便利性。目前，國(guó)有企業(yè)在積極開發(fā)與企業(yè)實(shí)際相符的服務(wù)器，力求迅速完成內(nèi)部資源共享。以此為基礎(chǔ)，國(guó)企檔案管理部門可以借助網(wǎng)絡(luò)完成各項(xiàng)檔案信息的收集、匯總、存儲(chǔ)、利用等操作，從而能夠在極大程度上提升信息數(shù)據(jù)處理的效率，提高檔案管理工作的落實(shí)效果。第二，高效查詢利用檔案。檔案管理部門承擔(dān)的一項(xiàng)重要任務(wù)就是提供信息查詢和收集服務(wù)。過去各項(xiàng)操作均是借助紙質(zhì)文件，通過發(fā)揮人力作用達(dá)到工作目的，但是耗時(shí)費(fèi)力，也無法保證信息的準(zhǔn)確性，而在信息化管理實(shí)現(xiàn)之后，可以在信息化系統(tǒng)中快速查找相關(guān)信息，做到及時(shí)搜索、即時(shí)應(yīng)用，明顯提高了檔案管理的靈活性以及檔案的利用價(jià)值。第三，迅速備份有效管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式受客觀因素，比如自然災(zāi)害與人為因素的影響很大，很容易出現(xiàn)檔案損毀等情況，會(huì)影響檔案的存儲(chǔ)以及檔案的安全完整性，而在信息化管理中還能夠?qū)ζ溥M(jìn)行迅速復(fù)制與備份，既減少了對(duì)檔案存儲(chǔ)空間的要求，又便于存儲(chǔ)查閱，提升了國(guó)企檔案管理的成效。第四，幫助決策提升效益。檔案管理部門在為國(guó)有企業(yè)決策提供信息數(shù)據(jù)支持方面發(fā)揮著重要作用，其中信息化的檔案處理方法能夠在檔案管理中提升質(zhì)量以及整合效率，為決策層做出科學(xué)決策提供根據(jù)，另外還能有效減少信息成本，可為國(guó)企效益增長(zhǎng)提供助力。
　　3 加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略
　　3.1 樹立信息化檔案管理理念
　　檔案管理部門在國(guó)有企業(yè)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮著重要的作用，目前部門的工作重點(diǎn)在于徹底改革過去的檔案管理理念，積極引入信息化管理思想以及管理方法，徹底打破傳統(tǒng)管理模式的束縛，積極解放人力，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。但是檔案管理工作受落后管理思想的制約非常明顯，主要表現(xiàn)在國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員缺少對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，也不能夠準(zhǔn)確把握其功能與應(yīng)用價(jià)值，阻礙了信息化檔案管理的落實(shí)。對(duì)此，國(guó)有企業(yè)必須從樹立正確科學(xué)的信息化管理理念著手，用正確的管理思想指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)。一方面，國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)要在思想上重視信息化管理，認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)，并在檔案信息化管理中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)以及監(jiān)督指導(dǎo)作用，尤其是要帶領(lǐng)檔案管理者改變落后思想，主動(dòng)為信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。另一方面，國(guó)有企業(yè)要調(diào)動(dòng)全體員工的積極性，使他們?cè)谝幌盗械男畔⒒�管理宣傳中接受教育與指導(dǎo)，主動(dòng)參與檔案信息化建設(shè)，提高主人翁意識(shí)。
　　3.2 完善檔案信息化管理制度
　　國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)正在如火如荼地開展，在比過程中獲得了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也收獲了累累碩果，但是不難發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范性較差，主要表現(xiàn)為信息化管理各個(gè)環(huán)節(jié)的安排比較雜亂無章，各項(xiàng)工作的開展非常混亂，無法有效捋清職責(zé)源頭，難以保證責(zé)任落實(shí)。出現(xiàn)這一情況的一個(gè)重要原因在于信息化管理制度建設(shè)存在不足，不能為檔案的現(xiàn)代化管理提供完善、規(guī)范的制度約束�？紤]到這種情況，國(guó)有企業(yè)要積極推動(dòng)檔案信息化管理制度建設(shè)，確定信息化管理實(shí)踐中各個(gè)崗位以及工作人員承擔(dān)的職責(zé)與工作任務(wù)，把檔案管理責(zé)任進(jìn)行分解，全面提升管理人員的責(zé)任感以及警惕心，走規(guī)范化的信息化管理道路。另外，在網(wǎng)絡(luò)檔案流轉(zhuǎn)、檢索、使用等方面等方面都需要給出明確的制度要求，并結(jié)合管理級(jí)別分清權(quán)限限制檔案資料可供使用的人員，維護(hù)檔案的完整性以及有效性，改進(jìn)信息化檔案管理程序，為國(guó)企的有序運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造良好的條件。

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