檔案管理信息化建設(shè)的必要性與策略探討

　　【摘要】：檔案管理是國家檔案事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，其對于社會(huì)的記錄、建設(shè)與發(fā)展來說，具有重要的意義，在當(dāng)前的時(shí)代背景之下，為了提高檔案管理的效率與質(zhì)量，更好的發(fā)揮出檔案管理的作用，我們應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，將信息技術(shù)有效的應(yīng)用到檔案管理中來。本文基于作者自身的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)與學(xué)習(xí)認(rèn)識，首先簡單分析了檔案管理信息化建設(shè)的必要性，然后主要就檔案管理信息化建設(shè)的策略提出了部分探討性建議，以期能為相關(guān)工作的實(shí)踐提供參考。
　　【關(guān)鍵詞】：檔案管理 信息化 建設(shè)策略
　　如今，信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)、領(lǐng)域當(dāng)中都得到了廣泛、深入的滲透和應(yīng)用，對社會(huì)帶來了巨大的影響和變革，在這樣的情況之下，我們的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，加強(qiáng)對信息化技術(shù)的合理應(yīng)用，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。
　　一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性
　　檔案管理的主要工作內(nèi)容，是對信息、數(shù)據(jù)、圖表、音像、文檔等資料，進(jìn)行收集、整理、編撰、保管和開發(fā)，其意義不僅僅在于“保管”，更在于“利用”，既能實(shí)現(xiàn)對社會(huì)的記錄，又能夠?yàn)樯鐣?huì)的建設(shè)、發(fā)展提供參考和依據(jù)[1]。因此，檔案管理工作是非常繁瑣的，涉及到的具體工作細(xì)節(jié)較多，而且一旦積累到一定的數(shù)量之后，管理起來便會(huì)顯得非常的困難，傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理方式，不僅會(huì)給工作人員帶來很大的工作壓力，同時(shí)檔案管理的效率也非常低，在檔案的分析、挖掘與利用方面，更是會(huì)存在很大的阻礙，難以發(fā)揮出檔案管理的作用。
　　信息化技術(shù)具有諸多的優(yōu)勢，例如其信息處理、運(yùn)算速度快，智能化程度高，信息傳輸與共享能力強(qiáng)等等，將其應(yīng)用到檔案管理工作中來，可以取代大部分的人工工作，減輕工作人員的壓力，同時(shí)大幅度提高檔案管理的效率，使檔案管理更加的規(guī)范化，更為重要的是，其能夠通過對檔案的分析與挖掘，輕松獲得更多有價(jià)值的信息內(nèi)容，并實(shí)現(xiàn)快速的、大范圍的數(shù)據(jù)信息共享，提高檔案的利用率，更加全面的發(fā)揮出檔案管理的作用、意義。由此可見，在當(dāng)前時(shí)代背景下，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)是尤為必要的。
　　二、檔案管理信息化建設(shè)的策略
　�。ㄒ唬�構(gòu)建信息化的檔案管理平臺(tái)
　　檔案管理的信息化建設(shè)，首先是需要以信息化平臺(tái)為基礎(chǔ)，這是實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變的前提。為此，我們一方面需要根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，搭建好信息化硬件平臺(tái)，如配置性能優(yōu)越的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、專用網(wǎng)絡(luò)以及掃描儀等設(shè)備，且其性能不僅要滿足當(dāng)前的檔案管理工作需求，同時(shí)還需要有一定的富余，這樣才能夠便于今后的平臺(tái)升級[2]。另一方面，我們還需要涉及、開發(fā)好專用的檔案管理操作系統(tǒng)，系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)與其他各個(gè)相關(guān)工作崗位的對接，便于及時(shí)收集、獲得檔案所需的資料、信息、數(shù)據(jù)，同時(shí)系統(tǒng)的功能要健全、完備，能夠滿足當(dāng)前檔案管理工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、要求。最后還應(yīng)當(dāng)改善檔案管理信息化平臺(tái)的空間環(huán)境，注意防潮、防水、防火，防范物理性的安全隱患。
　　（二）健全檔案信息化管理制度
　　和傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，信息化技術(shù)條件下的檔案管理會(huì)發(fā)生很大的改變，在這樣的情況下，我們的檔案管理制度也就應(yīng)當(dāng)隨之進(jìn)行合理的調(diào)整，這樣才能為檔案管理信息化的推進(jìn)提供有效的約束和指導(dǎo)，保證管理工作的規(guī)范性。應(yīng)以我國的《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等為基本的參考，根據(jù)自身在檔案管理工作當(dāng)中的實(shí)際情況，對管理制度進(jìn)行細(xì)化和擴(kuò)展，要在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上，突出信息化管理的相關(guān)特點(diǎn)、需求，嚴(yán)防工作當(dāng)中可能出現(xiàn)的各種問題。而且需要構(gòu)建健全的檔案管理工作責(zé)任體系，分層次、分崗位合理分配檔案信息化管理責(zé)、權(quán)，明確各個(gè)工作崗位的工作細(xì)則，如果在工作當(dāng)中出現(xiàn)了問題、錯(cuò)誤，則需要將責(zé)任追究、落實(shí)到具體的人頭，確保檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范、有序推進(jìn)。尤其是在信息化的操作方面，必須要嚴(yán)防可能發(fā)生的安全隱患，根據(jù)工作內(nèi)容和責(zé)任的安排，合理分配操作權(quán)限，所有的工作人員都只能通過自己的賬號、密碼登錄，不能交換、交叉使用，更不能隨意訪問外部網(wǎng)絡(luò)，在未經(jīng)許可和安全檢測的情況下，不能隨意插用其他的可移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備[3]。
　�。ㄈ�）實(shí)現(xiàn)檔案信息化共享
　　為了使檔案信息可以得到更多的利用，在信息化的技術(shù)條件下，我們還應(yīng)當(dāng)大力實(shí)現(xiàn)檔案信息化共享，這一點(diǎn)在檔案的信息化管理當(dāng)中是非常重要的。在以往的檔案管理工作當(dāng)中，如果要想對檔案進(jìn)行異地調(diào)閱，過程是非常復(fù)雜的，用時(shí)也較長，等真正獲得檔案信息的時(shí)候，可能都已經(jīng)過了最佳的檔案利用時(shí)機(jī)。而在前面已經(jīng)提到，信息化技術(shù)具有非常強(qiáng)的信息傳輸和共享能力，所以我們可以借助于此，實(shí)現(xiàn)不同地域、不同單位、不同機(jī)構(gòu)的檔案管理工作連接，或是建立統(tǒng)一的檔案資源共享服務(wù)器，將可以共享的檔案信息完全共享出來，允許授權(quán)的各方隨時(shí)進(jìn)行檔案檢索，獲取檔案信息資源，從而實(shí)現(xiàn)檔案及時(shí)的、大范圍的、多層次的利用。
　�。ㄋ模�對檔案信息進(jìn)行深入的數(shù)據(jù)分析
　　除了實(shí)現(xiàn)檔案共享之外，為了更大化的發(fā)揮出檔案的價(jià)值，我們還應(yīng)當(dāng)利用信息化技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行深入的數(shù)據(jù)分析，從而挖掘出更多有價(jià)值的信息。例如，大數(shù)據(jù)技術(shù)具有對龐大、巨量數(shù)據(jù)的處理、計(jì)算、分析能力，可以幫助我們從有序或無序的數(shù)據(jù)當(dāng)中，提取出各種有價(jià)值的信息，這些信息通常是通過人工觀察、計(jì)算、分析所難以得到的。所以，在檔案信息化管理的過程當(dāng)中，我們應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，通過大數(shù)據(jù)對大量的檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，從中提取出更加具有價(jià)值的信息。
　　三、結(jié)語
　　在當(dāng)前的時(shí)代背景下，我們的檔案管理工作必須要積極的尋求轉(zhuǎn)型，加強(qiáng)對信息化技術(shù)的應(yīng)用，推進(jìn)信息化建設(shè)，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。除了上面所提到的幾點(diǎn)之外，我們還需要做好檔案管理信息化的安全防范、保衛(wèi)工作，避免病毒、黑客的破壞，防止檔案信息丟失、泄露或是遭到篡改。
　　【參考文獻(xiàn)】
　　【1】任雯靖.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的研究探索[J].人力資源，2018（08）：167-168.
　　【2】王田翠.基于互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理信息化的建設(shè)方法略談[J].技術(shù)與市場，2018（02）：191-192.
　　【3】李小瑩.試論信息化時(shí)代如何做好檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：91-92

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