檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性

　　摘要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，建筑行業(yè)獲得了長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)步，各項(xiàng)新工藝和新材料被廣泛應(yīng)用在工程建設(shè)中，產(chǎn)生了越來(lái)越多的資料文件。傳統(tǒng)檔案管理工作存在著工作量大、管理混亂、保存條件要求高等問(wèn)題，而在信息技術(shù)時(shí)代，通過(guò)檔案資料的數(shù)字化能夠?qū)�檔案保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)提升檔案管理效益有著重要意義。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);重要性
　　檔案信息化建設(shè)工作是將工程建設(shè)中相關(guān)信息資料錄人到計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中，將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提升查閱和管理效率，減少檔案管理的人力成本，更好的促進(jìn)建設(shè)企業(yè)的發(fā)展。由于網(wǎng)絡(luò)的便捷化和共享特性，這些檔案在分享和使用中將更加的高效，是提升檔案信息價(jià)值的重要方法。
　　一、檔案信息化建設(shè)和管理內(nèi)涵
　　檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)是整合信息資源，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為用戶(hù)提供更加便捷的信息收集、整理和查閱功能。在對(duì)工程檔案進(jìn)行信息化處理后，能夠和其它社會(huì)信息相融合，提升檔案應(yīng)用價(jià)值。工程檔案是工程建設(shè)中對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行的原始記錄，信息化建設(shè)一方面是狹義上的檔案資料數(shù)字化處理和上傳，建立管理查閱網(wǎng)絡(luò)體系，方便相關(guān)人員的調(diào)閱和查詢(xún)。另一方面是廣義上的工程檔案信息與當(dāng)?shù)仄渌�社�?huì)、經(jīng)濟(jì)、政治、文化等信息的融合處理，從而為社會(huì)大眾服務(wù)。
　　傳統(tǒng)檔案管理工作中，一般是將原始記錄文件，以紙質(zhì)、刻錄光盤(pán)的方式進(jìn)行保存和處理，供人們的使用和查詢(xún)。在這種管理體系下，檔案信息的處理效率較低，需要大量的人力資源投人，并且為了保障原始文件的安全，還需要做好防塵、防水和防火等工作，提升了檔案管理成本。在信息技術(shù)時(shí)代，通過(guò)檔案數(shù)字化能提供更加便捷的查閱和下載服務(wù)，并且維護(hù)管理成本較低，有利于使工程檔案管理突破傳統(tǒng)的俠義范圍，加入到社會(huì)信息管理之中�，F(xiàn)代化城市的發(fā)展，必須加強(qiáng)城市的防護(hù)能力，對(duì)突發(fā)事件正確做出反應(yīng)。工程檔案信息化通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的保存和傳播，能夠加強(qiáng)對(duì)信息資源的高效利用，保障城市的順利運(yùn)轉(zhuǎn)，是新時(shí)期檔案管理中的核心內(nèi)容。因此，必須要建立起規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系。
　　二、檔案信息化建設(shè)和工程檔案管理的重要性
　　工程檔案是城建檔案中非常重視的組成內(nèi)容之一，是保障城市安全穩(wěn)定和快速發(fā)展的基本要素。由于城市化進(jìn)程的加快和人們生活水平的提升，現(xiàn)代化城市體系愈加復(fù)雜，其發(fā)展不能盲目無(wú)序，而是要根據(jù)多方信息進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃管理，這就使得檔案管理工作有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
　　1.提升檔案管理質(zhì)量
　　目前不少地區(qū)工程檔案管理工作存在著較多問(wèn)題，尤其是傳統(tǒng)檔案的管理體系，難以滿足實(shí)際的需求，管理效果受到較大的影響。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，能夠?qū)⒈姸嗟男畔①Y料存人數(shù)據(jù)庫(kù)中，利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)高效管理數(shù)據(jù)并進(jìn)行快速的分享傳播，能夠有效提升信息檔案的總體應(yīng)用效果，提升檔案管理的質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)有利于促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化話標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于提升工程檔案信息的應(yīng)用價(jià)值和管理質(zhì)量，還有助于以更小的成本投人管理更多的數(shù)據(jù)。
　　2.促進(jìn)檔案信息共享
　　我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，城市化進(jìn)程不斷加快，但是由于檔案信息化建設(shè)起步較晚，發(fā)展較慢，因此在工程檔案的建立、查閱和共享中存在著問(wèn)題。而檔案信息化需要制定統(tǒng)一的規(guī)范，依據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，行成標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化管理系統(tǒng)，從而促進(jìn)檔案信息的傳輸和分享。對(duì)于我國(guó)工程檔案管理來(lái)說(shuō)，能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案?jìng)鞑バ�率慢等�?wèn)題，突破檔案信息共享和研究上的時(shí)空限制，能夠最大程度的提升檔案信息的社會(huì)效益。
　　3.有利于促進(jìn)建設(shè)事業(yè)發(fā)展
　　工程檔案是我國(guó)建設(shè)項(xiàng)目各類(lèi)資源信息的整合和歸納，除了紙質(zhì)資源還有眾多的圖片和音像資料，這些資料對(duì)于我國(guó)建設(shè)事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展有著重要意義。加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展能夠存儲(chǔ)大量的真實(shí)數(shù)據(jù)，并且對(duì)于存儲(chǔ)環(huán)境要求不高。這些寶貴資料能夠?qū)ξ覈?guó)其它建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)和施工起到啟發(fā)作用。對(duì)檔案信息的研究和探索，能夠不斷優(yōu)化工程建設(shè)工藝和技術(shù)水平，為我國(guó)社會(huì)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
　　三、強(qiáng)化工程檔案信息化建設(shè)的對(duì)策
　　1.重視檔案的數(shù)字化處理
　　工程檔案原始文件較為復(fù)雜，紙質(zhì)資料和數(shù)字資料都有，施工建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)重視工程檔案的數(shù)字化處理，將原始文件進(jìn)行歸納和處理轉(zhuǎn)化成數(shù)字狀態(tài)，錄人數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而提升檔案信息的有效利用。建設(shè)單位在前期要增加投資力度，建立起專(zhuān)業(yè)的檔案管理部門(mén)，調(diào)配專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)和檔案管理人才，加強(qiáng)硬件設(shè)備建設(shè)，為檔案信息數(shù)字化提供條件。
　　2.完善檔案信息化管理機(jī)制
　　檔案管理信息化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，一定要完善管理機(jī)制，從而保障檔案信息化管理的規(guī)范和科學(xué)。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督管理工作，落實(shí)檔案整理和歸納職責(zé)，制定檔案信息化建設(shè)管理的流程，嚴(yán)格規(guī)定檔案管理的流程，對(duì)內(nèi)容的梳理、操作流程和開(kāi)發(fā)應(yīng)用等模式要固定下來(lái)，優(yōu)化運(yùn)轉(zhuǎn)模式，保障工程檔案信息化管理的高效有序。
　　3.加大檔案管理信息化建設(shè)力度
　　第一，要進(jìn)行檔案的數(shù)字化處理，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行原始文件的掃描等數(shù)字化處理，對(duì)工程檔案做好分類(lèi)工作，提升檔案的利用價(jià)值和管理效率。第二，要規(guī)范檔案管理體系，對(duì)信息的傳輸和利用中，要按照相關(guān)流程開(kāi)展，使檔案信息化價(jià)值最大化。第三，創(chuàng)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息化的基礎(chǔ)，建設(shè)單位應(yīng)完善數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和維護(hù)工作，創(chuàng)建檢索體系和使用規(guī)則，派專(zhuān)人加強(qiáng)管理，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)。
　　結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，在我國(guó)城市化進(jìn)程不斷加快的背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作更加高效便捷，在城市建設(shè)和維護(hù)中發(fā)揮著重要作用。因此，要加強(qiáng)工程檔案的信息化建設(shè)，從實(shí)際出發(fā)，推動(dòng)我國(guó)工程檔案信息化管理工作的持續(xù)發(fā)展。
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