事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)途徑分析

　　摘 要：在當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，事業(yè)單位檔案信息呈現(xiàn)出多樣化和復(fù)雜化的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式越來(lái)越無(wú)法滿足檔案工作發(fā)展的需求，檔案管理信息化建設(shè)已成為事業(yè)單位檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。文中從事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)，分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義，并進(jìn)一步對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑進(jìn)行了具體的闡述。
　　關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；特點(diǎn)；途徑
　　檔案管理信息化即是在檔案管理工作中滲透信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效的提高檔案管理工作的高效化、實(shí)時(shí)化和信息化水平。近年來(lái)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展并在檔案工作中廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)化水平有了大幅度的提高，特別是信息技術(shù)在檔案管理工作的中應(yīng)用，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出了較大的挑戰(zhàn)。目前事業(yè)單位加快了自身檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，檔案信息化水平的提升對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。
　　1 事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)
　　事業(yè)單位基于自身的特殊性，其檔案管理工作具有較強(qiáng)的政治性和專業(yè)性特點(diǎn)。即在事業(yè)單位實(shí)際檔案管理工作中，其與國(guó)家政策、方針之間存在緊密的聯(lián)系，檔案管理工作需要在相應(yīng)政策指導(dǎo)下進(jìn)行，同時(shí)在實(shí)際檔案管理工作中事業(yè)單位都具有自身獨(dú)特的管理方法和運(yùn)作程度，專業(yè)性較強(qiáng)。事業(yè)單位檔案包含的信息量較大，而且涵蓋多個(gè)領(lǐng)域，這些信息無(wú)論是對(duì)提高國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平還是國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)力都具有重要的參考依據(jù)，可以為國(guó)家發(fā)展和決策提供科學(xué)的信息支持。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作而言，其還具有服務(wù)性和保密性的特點(diǎn)，事業(yè)單位工作的本質(zhì)即是服務(wù)大眾，檔案管理工作是事業(yè)單位服務(wù)功能的重要基礎(chǔ)，因此其體現(xiàn)出較強(qiáng)的服務(wù)性。同時(shí)事業(yè)單位檔案關(guān)系到有關(guān)政策和學(xué)術(shù)研究等方面的信息，對(duì)保密性具有一定的要求，因此在檔案管理工作中還要重視檔案信息的保密。
　　2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義
　　事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展，可以將各類信息納入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并在電子磁盤(pán)上進(jìn)行保存，可以有效的提高檔案管理工作的效率，而且對(duì)于檔案信息，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱和共享，為檔案信息的利用提供了更多的便利。由于傳統(tǒng)檔案管理工作效率較低，需要大量的人力，實(shí)際工作中也容易出錯(cuò)，但通過(guò)信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，檔案檢索和管理更為快速，檔案管理效率大幅度提升。而且在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，主要以電子文檔來(lái)對(duì)資料進(jìn)行保存和備份，檔案信息不易遺失和損壞，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，不僅檔案工作效率有了較大程度的提升，檔案管理成本也實(shí)現(xiàn)了節(jié)省。
　　3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施
　　3.1 提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)
　　檔案信息化建設(shè)具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，在當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層需要加大重視程度，并能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化工作的重要性。同時(shí)檔案管理人員也需要加快傳統(tǒng)管理理念的轉(zhuǎn)變，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，使單位從上到下對(duì)檔案信息化建設(shè)工作都能夠有一個(gè)深入的了解，這樣在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中才能夠獲得人力、物力和財(cái)力的支持，科學(xué)的配置資源，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的有序開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。
　　3.2 加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入
　　首先，在硬件設(shè)備上，檔案部門(mén)要積極引進(jìn)相應(yīng)的設(shè)備，將現(xiàn)代化管理手段和現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)滲透到檔案管理工作中。工作人員需要借助先進(jìn)的硬件設(shè)備對(duì)現(xiàn)存的館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)整理、補(bǔ)充、掃描以及轉(zhuǎn)換。其次，檔案工作作為一個(gè)集收集、保管、利用、共享和服務(wù)于一身的系統(tǒng)工程，必須要環(huán)環(huán)相扣，工作人員需要借助各類文檔處理軟件，對(duì)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，進(jìn)而提供高效的檢索服務(wù)；為客戶查詢等需求提供網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)；構(gòu)建各類網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，以及對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密、備份等工作。無(wú)論是軟硬件配置還是信息化建設(shè)工作的開(kāi)展都離不開(kāi)資金的支持，因此需要加大資金投入，積極推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
　　3.3 制定健全的檔案管理信息化制度
　　事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，綜合考慮多方面因素，不斷改進(jìn)并完善檔案管理信息化建設(shè)制度，確保各項(xiàng)制度切實(shí)可行。如崗位責(zé)任制度，明確每位人員的崗位職責(zé)與權(quán)限；責(zé)任追究制度，明確每位人員應(yīng)承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任，避免出現(xiàn)問(wèn)題后相互推諉；檔案收集、整理及歸檔制度，確保收集檔案的完整性、真實(shí)性和清晰性。通過(guò)完善檔案管理信息化制度，可以為檔案管理信息化建設(shè)工作有序開(kāi)展提供制度上的保障。
　　3.4 制定本單位的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃
　　事業(yè)單位需要基于自身的實(shí)際情況制定合理的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，并以此為依據(jù)來(lái)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。檔案信息化建設(shè)規(guī)劃要具有較強(qiáng)的靈活性和可擴(kuò)展性，能夠更好的滿足檔案工作長(zhǎng)期發(fā)展的需要。構(gòu)建檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)管理模式，有條件的事業(yè)單位可以建立一個(gè)檔案信息網(wǎng)站。檔案信息網(wǎng)站主要是以網(wǎng)頁(yè)的形式，相關(guān)人員可以通過(guò)檔案信息網(wǎng)站對(duì)所需要的檔案信息進(jìn)行查找、瀏覽和下載，提高檔案信息資源共享的程度。
　　3.5 保證檔案信息的安全
　　事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中檔案信息安全是一項(xiàng)較為重要的問(wèn)題。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)和硬件等方面都會(huì)給檔案信息帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)�；ヂ�(lián)網(wǎng)自身具有較強(qiáng)的開(kāi)放性，一旦檔案信息系統(tǒng)被黑客和病毒攻擊，必然會(huì)導(dǎo)致檔案信息發(fā)生泄露或是丟失，影響到檔案信息的安全。同時(shí)計(jì)算機(jī)及相關(guān)硬件在使用過(guò)程中一旦發(fā)生故障，也會(huì)導(dǎo)致檔案文件丟失和損壞。為了進(jìn)一步提高檔案信息的安全，事業(yè)單位需要對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)置防火墻，加裝防病毒軟件，對(duì)于涉密檔案嚴(yán)禁上網(wǎng)。強(qiáng)化對(duì)硬件設(shè)施的管理，并做好具體的備份工作，有效的保證檔案信息的安全。
　　3.6 優(yōu)化檔案管理人員的素質(zhì)
　　檔案管理工作的水平如何，很大程度上取決于管理者和應(yīng)用者的素質(zhì)和能力。針對(duì)當(dāng)前檔案管理人員能力不足、年齡結(jié)合較大等問(wèn)題，必須要加強(qiáng)檔案管理人員的能力素質(zhì)建設(shè)。要解決個(gè)別單位沒(méi)有專門(mén)檔案管理人員的問(wèn)題，確保檔案管理有專人負(fù)責(zé)。通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)等方式，讓檔案管理人員真正意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，提高做好檔案管理信息化的主動(dòng)性。要加強(qiáng)檔案管理人員應(yīng)用信息化設(shè)施的能力和水平，提高自己對(duì)檔案信息化平臺(tái)的熟練掌握和應(yīng)用能力，確保檔案管理信息化憑條能夠真正發(fā)揮作用。
　　4 結(jié)束語(yǔ)
　　通過(guò)加大事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可以有效的提高檔案管理工作的效率，降低檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理信息化的水平，還需要加大資金投入力度，重視軟硬件設(shè)施的建設(shè)，科學(xué)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃，積極推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的有序開(kāi)展。
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