新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

　　摘要：隨著社會信息化進(jìn)程的加快，檔案信息化建設(shè)已成為企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是檔案適應(yīng)時(shí)代和社會發(fā)展，及加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務(wù)信息水平的必經(jīng)之路，是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供有效服務(wù)的重要舉措。本文就此提出一些建議以對檔案管理進(jìn)行探索。
　　關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;作用;措施
　　現(xiàn)代企業(yè)管理突出科學(xué)性與時(shí)效性，進(jìn)而給檔案管理工作提出了革新的強(qiáng)烈要求，對其開展信息化建設(shè)無疑成為最佳的變革途徑�，F(xiàn)代企業(yè)必須以科學(xué)發(fā)展觀為出發(fā)點(diǎn)，以科技為依托，以人才為突破，來實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的最大服務(wù)價(jià)值。
　　一、信息化時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理的作用
　　（一）有利于提高檔案管理工作的效率
　　在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，很多企業(yè)的管理思想比較陳舊，并且企業(yè)沒有嚴(yán)格審核檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作中不僅會消耗大量的時(shí)間，同時(shí)也會導(dǎo)致檔案管理的效率低下。在信息化的時(shí)代背景下，利用信息化技術(shù)對檔案工作進(jìn)行管理，有利于提高檔案管理工作的效率。真實(shí)可靠的檔案在企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中具有重要作用，是企業(yè)建設(shè)的重要參考，在檔案管理中加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠提高工作效率，為檔案管理人員進(jìn)行檔案真實(shí)性和準(zhǔn)確性的查證工作提供時(shí)間，促進(jìn)檔案的優(yōu)化，保障檔案的真實(shí)可靠。同時(shí)，利用信息化技術(shù)，能夠準(zhǔn)確掌握檔案在企業(yè)中被閱讀和使用的人數(shù)，為檔案管理工作提供了便利性。
　�。ǘ�）有利于企業(yè)檔案的保存
　　在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，硬件管理能力不足，紙質(zhì)檔案是主要是保存形式，這種紙質(zhì)檔案的保存是有年限的，一旦過了保存的時(shí)間，就可能需要重新整理檔案和保存檔案，甚至?xí)�影響檔案的完整性。利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，能夠有效避免這些問題，延長檔案管理的壽命，為人們查找檔案管理工作提供便利，即使在進(jìn)行檔案的閱讀之后也不會檔案造成損傷，有效保障了檔案管理工作的質(zhì)量。除此之外，利用信息化技術(shù)中的加密技術(shù)，還能夠提高檔案管理工作的安全性，為檔案的安全提供技術(shù)支撐。
　　二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則
　　企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持“統(tǒng)籌規(guī)劃，有序推進(jìn)，創(chuàng)新驅(qū)動，注重實(shí)效”的基本原則，按照統(tǒng)籌部署、深化應(yīng)用的發(fā)展要求，有序推進(jìn)，逐步構(gòu)建集中管理、優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)支撐環(huán)境。在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，充分利用檔案信息化手段，推動檔案管理機(jī)制、管理模式和檔案管理手段的變革，提高企業(yè)檔案工作者工作效率，以企業(yè)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。
　　三、新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的幾點(diǎn)建議
　　（一）改進(jìn)檔案管理理念思想是行動的先導(dǎo)
　　在各行各業(yè)信息化發(fā)展如火如荼的當(dāng)下，企業(yè)應(yīng)把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，納入日常工作管理日程，納入崗位職責(zé)，納入年度考核。通過戰(zhàn)略思維調(diào)整，將檔案工作的定位由紙質(zhì)檔案手工整理向計(jì)算機(jī)自動化管理的模式過渡，進(jìn)而加大人力、物力的投入，積極探索建立先進(jìn)、適用、高效的檔案處理、保管和利用軟件系統(tǒng)，把檔案資源的信息和價(jià)值充分加以開發(fā)和利用，助力企業(yè)長久發(fā)展。
　　（二）加強(qiáng)檔案人才建設(shè)
　　企業(yè)檔案信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，能夠“知其然，也知其所以然”。所以，檔案部門的人員準(zhǔn)入門檻應(yīng)當(dāng)提高，檔案管理人員的招聘、調(diào)配，應(yīng)當(dāng)人崗相適，量才而用。企業(yè)決策層面也要從滿足檔案工作長遠(yuǎn)發(fā)展和規(guī)范管理的整體要求考慮，著力改善檔案管理人員結(jié)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)將檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)納入議事日程，有針對性地開展專業(yè)培訓(xùn)，尤其做好各種檔案新載體的物理性能，網(wǎng)絡(luò)安全策略和知識，檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)、檔案管理政策法規(guī)和規(guī)章制度等內(nèi)容的學(xué)習(xí)教育，大力培養(yǎng)真正能夠融檔案、網(wǎng)絡(luò)、信息、安全等知識于一體的檔案管理高端人才。條件成熟的企業(yè)，可以試行激勵機(jī)制，鼓勵檔案部門在保證完成檔案信息化建設(shè)的前提下，開展社會有償服務(wù)。
　�。ㄈ�）加強(qiáng)信息化硬件建設(shè)，創(chuàng)新信息化技術(shù)
　　現(xiàn)代企業(yè)要建立科技投資的觀念，提高檔案管理信息化軟硬件設(shè)施的資本投入。配備齊全、先進(jìn)的硬件設(shè)施，為工作的開展提供基礎(chǔ)性能服務(wù)。還要大力引進(jìn)行業(yè)內(nèi)外的先進(jìn)軟件技術(shù)，以科學(xué)理念為指導(dǎo)，不斷創(chuàng)新實(shí)踐。進(jìn)一步劃分處理有效信息，保護(hù)機(jī)密文檔，提高檔案的安全穩(wěn)定性，將資源共享開放到最大程度。
　�。ㄋ模┩七M(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)
　　建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。按照“簡化整理、深化著錄”的原則，將著錄作為檔案整理的重要任務(wù)，在檔案管理系統(tǒng)平臺上，完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。整合檔案資源。建立集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)，推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。對檔案資源信息進(jìn)行分類，形成各類專題數(shù)據(jù)庫，提供多樣化、個(gè)性化、常態(tài)化的檔案資源服務(wù)。推動檔案數(shù)據(jù)資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)平臺，建立檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，在確保檔案信息安全的前提下，加大檔案開放力度，為檔案利用提供服務(wù)，提高檔案查全率和查準(zhǔn)率。
　　（五）強(qiáng)化檔案信息安全管理
　　不論從檔案的憑證性還是情報(bào)性來說，加強(qiáng)檔案的信息安全管理是新時(shí)代提出的新要求和課題。首先，在檔案形成和采集過程中需考慮信息安全。應(yīng)保證收集主要數(shù)據(jù)的完整性，同時(shí)也應(yīng)避免數(shù)據(jù)的冗余問題。在收集信息時(shí)注意對涉密信息的特殊管理，尤其在數(shù)字化的過程中，應(yīng)采取物理隔絕，保證信息“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”。另外，可以利用現(xiàn)有的加密條件對涉密文件進(jìn)行加密保管和傳輸，最大限度地保證信息安全。其次，在檔案存貯過程中也應(yīng)考慮信息安全。應(yīng)建立獨(dú)立的檔案保密室，檔案室要盡可能滿足防盜、防火、防潮、防蟲害的要求。檔案保密室需設(shè)置專門的檔案人員管理，配備必要的安保力量，保證非相關(guān)人員不得隨意出入檔案室。此外，對于涉密文件還要使用保險(xiǎn)箱（柜）單獨(dú)存放。最后，在檔案借閱時(shí)仍需保證信息安全。制定嚴(yán)格的檔案借閱拷貝制度，形成或完善檔案查閱審批流程，保證所有檔案信息在有限范圍內(nèi)共享。擁有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息知悉范圍應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，對非必要知悉者嚴(yán)格杜絕其掌握并利用核心檔案信息，以確保重要檔案絕對安全。并應(yīng)建立檔案安全應(yīng)急防范機(jī)制，尤其應(yīng)做好檔案數(shù)字化外包和其他業(yè)務(wù)外包等過程中的安全保密工作，杜絕檔案失泄事件發(fā)生。
　　四、結(jié)語
　　綜上所述，信息化時(shí)代背景下檔案管理工作有了新的發(fā)展形式，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式中，檔案管理工作存在很多問題，在檔案管理的效率和安全方面都存在一些問題，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠有效提高檔案管理的效率，保障檔案的完整性，為企業(yè)的發(fā)展提供完整的檔案資源，同時(shí)也能夠增強(qiáng)檔案的安全性，因此企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作中，應(yīng)該加強(qiáng)對信息化技術(shù)的應(yīng)用，為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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