論技工院校的人事檔案管理

　　摘 要： 對于技工院校來說，人事檔案管理工作是檔案建設(shè)、以及各項業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)之一，它影響著學(xué)校人事管理工作。人事檔案的資料能夠為學(xué)校人事管理提供重要的依據(jù)和條件，是組織人事工作政策要求的具體表現(xiàn)。但現(xiàn)時許多技工院校的人事檔案管理管理系統(tǒng)不完善，管理模式單一、人員專業(yè)管理水平及信息化程度參差等問題。本論文在深入研究當(dāng)前院校人事檔案管理特點的基礎(chǔ)上，提出一種適用于院校人事檔案管理借鑒思路。
　　關(guān)鍵詞：院校 人事檔案 管理
　　中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）05-0030-01
　　隨著我國改革開放市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，社會對于各類人才的需求不斷增加，推動了我國的技工教育事業(yè)發(fā)展。技工教育改革不斷向前奔跑，如何更好地做好人力資源規(guī)劃工作，人事檔案管理制度改革就顯得尤為重要。中國建立人事檔案制度成型至今幾十年的事情，但很多技工院校并不重視人事檔案的管理，這與現(xiàn)階段技校的發(fā)展形勢、社會市場大環(huán)境要求相當(dāng)不吻合。因此，人事檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步完善與改革，這樣才有利于促進(jìn)學(xué)校人事管理工作以及學(xué)校長期健康發(fā)展。
　　一、人事檔案管理重要性
　　1.人事檔案對人事管理工作的重要意義
　　人事檔案管理是否完善與健全，能有效地保護(hù)和利用檔案，將直接影響著學(xué)校人事管理工作的成效。眾所周知，人才儲備是每個企業(yè)或單位的人力資源工作的重中之重，擁有一定數(shù)量與質(zhì)量的人才，令需求量、質(zhì)量與擁有量之間是否取得平衡，它直接影響著整個單位的發(fā)展戰(zhàn)略對策與目標(biāo)。人事檔案對學(xué)校人員崗位的變動提供指導(dǎo)作用。學(xué)校通過建立與完善自身檔案管理體系，在對學(xué)校人員進(jìn)行管理及任用提拔的過程中，從人事檔案管理體系獲取整套科學(xué)完整的信息，它不僅能為領(lǐng)導(dǎo)決策作引導(dǎo)，而且為教學(xué)、科研等提供可靠相關(guān)信息，從而更好地開展指導(dǎo)學(xué)校的人事管理工作，員工個人得到相對公平發(fā)展的機(jī)會的同時，學(xué)校也將得到更好的改革和發(fā)展。因此，我們?nèi)绾螌⑷耸聶n案管理的利用效率最大化、人事檔案管理的價值進(jìn)一步提升做好工作，更好地為院校管理未來發(fā)展打好基礎(chǔ)。
　　2.人事檔案管理在人力資源的重要性
　　人事檔案是人事部門在招取錄用，調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)，以及工作變動情況的文件材料，一本完整的人事檔案材料可以歷史地、全面性地作為考察個人的依據(jù)，反映了其精神面貌，各項特長等，人事部門要根據(jù)檔案真實材料的反映，做到知人善用、選賢舉能。通過建立健全的人事檔案管理體系，學(xué)校便可從人事檔案中的信息，可更快、更準(zhǔn)確、更加合理地對學(xué)校人員進(jìn)行調(diào)動、任免以及晉升等，為學(xué)校人事管理工作開展提供了非常有利的條件。做好人力資源管理工作也就間接影響著學(xué)校發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。
　　3.人事檔案作為個人發(fā)展的作用
　　個人發(fā)展也是學(xué)校未來的發(fā)展，必須讓員工有一個歸屬感，學(xué)校才能夠有更長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)。隨著時代的轉(zhuǎn)變，人的觀念也在不斷改變，每個人越來越能夠清楚地認(rèn)清自身所追求的目標(biāo)。一個完善、健全的人事檔案管理體系，也就是更好地保護(hù)了個人檔案，也就保障了個人利益。人事檔案包含學(xué)校人員之前的任職經(jīng)歷、本人相關(guān)的社會關(guān)系情況等，譜寫著個人的歷史，并在不斷地進(jìn)行補充新的材料，人事檔案會伴隨著人的一生。學(xué)�？筛鶕�(jù)各人的全面情況，做出最好適合學(xué)校以及人個發(fā)展的人事規(guī)劃。只有員工感受到其發(fā)展的道路是按自身所規(guī)劃去走，便能更好地留住員工，學(xué)校也更好地留下人才，就現(xiàn)階段來說，院校對于人事檔案管理工作也開始逐步重視，很多院校通過建立人事檔案體系，使學(xué)校內(nèi)部的人事工作更加順暢與高效，從而促進(jìn)學(xué)校和個人的共同發(fā)展。
　　4.做好人事檔案管理是人事管理工作的職責(zé)之一
　　人事檔案必須統(tǒng)一由人事部門管理，如何對全校的人事檔案實行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)直接影響著單位及員工個人的發(fā)展，人事檔案和人事管理工作是密不可分的。由人事部門管理人事檔案是事半功倍，因為人事部門本身便從事著人事管理工作，大部份的個人信息、形成材料，都來自于人事部門，通過查閱檔案，能夠更準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案中是否存在問題并及時作出更正，這對人事管理工作起到很好規(guī)范和監(jiān)督作用。
　　二、技校人事檔案中存在問題
　　隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，教育事業(yè)不斷發(fā)展，各類人才的需求以及流動性都發(fā)生了很大變動，但人事檔案管理與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度并不一致。
　　1.院校人事檔案管理意識淡薄
　　其一、隨著學(xué)校的不斷發(fā)展與人員隊伍壯大，在編在職、流動人員增加，而沒有一個健全的人事檔案管理系統(tǒng)，學(xué)校便不能做到識才、用才、育才，便會給學(xué)校發(fā)展帶來間接的影響。人事檔案是人事管理工作的基礎(chǔ)，也是學(xué)校進(jìn)行人才資源挖掘的重要信息來源。充分地發(fā)揮人事檔案管理的作用，更好地推進(jìn)學(xué)校的發(fā)展與改革。
　　其二、不夠重視人事檔案管理工作，現(xiàn)時許多人事檔案管理人員是兼職的管理人員，也未有完善的管理體系，而院校人員數(shù)量之多，材料量之大，類別的繁多，導(dǎo)致形成材料未能做到及時更新，也會影響查閱材料的準(zhǔn)確性。
　　2.院校的人事檔案管理體系不夠完善
　　院校都建立了檔案室及其管理的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，但因為沒有結(jié)合自身情況以及不重視的原因，導(dǎo)致人事檔案管理的效力發(fā)揮不能起到應(yīng)有的作用�，F(xiàn)階段，人事檔案管理工作更處于新舊轉(zhuǎn)替期，人事檔案又一次進(jìn)行大量的整理及改版，導(dǎo)致工作量非常大，以及要求更仔細(xì)，但院校內(nèi)的檔案管理體系仍沿襲于舊的檔案管理模式，現(xiàn)應(yīng)借此機(jī)會，去建立一個更適合自身情況的人事檔案管理體系，使其能夠更好地發(fā)揮人事檔案管理的功能。
　　3.院校人事檔案管理人員綜合水平有待提高
　　人事檔案不只是簡單的歸檔，其中還包含了對各類材料的正確理解并合理歸類，人事檔案應(yīng)把所有重要信息、收集的材料認(rèn)真鑒別，屬于歸檔的材料每一份都必須真實、完整、齊全，文字清楚，手續(xù)齊備，并在檔案信息基礎(chǔ)上形成系統(tǒng)的信息體系。

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