民航部門人事檔案管理問題研究

　　摘 要 為加強(qiáng)民航企事業(yè)單位人事檔案管理工作,使人員資料更加齊整準(zhǔn)確,有效提升人力資源管理科學(xué)性和規(guī)范性,近年來,民航企事業(yè)單位在不斷完善傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上,在檔案信息微機(jī)化管理方面做了一些探索和實(shí)踐,并取得了初步成效。2005年開始,民航企事單位開始試用人事檔案管理信息系統(tǒng)。2008年初,各單位開始完成職工基本信息錄入工作,初步建立起人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫。相信隨著人事檔案管理信息化的初步建設(shè),它將大大提高民航企事業(yè)單位人事管理的工作效率,人事檔案管理在未來的人事管理工作中將發(fā)揮更積極的作用。
　　關(guān)鍵詞 民航 人事檔案 問題研究
　　中圖分類號:F512文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
　　人事檔案是記載個人經(jīng)歷、政治思想、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作能力、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料,是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。人事檔案是人事管理工作的重要組成部分,它雖是一項(xiàng)具有政治性、機(jī)密性的工作,更是一項(xiàng)服務(wù)性的工作,它為人員考察、政治面貌確認(rèn)、學(xué)歷認(rèn)定、工齡審核、職稱評審等提供原始及詳盡的資料。因此,在實(shí)際的人事管理工作中,人事檔案工作起著至關(guān)重要的作用。
　　一、 民航企事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀
　　民航企事業(yè)單位人事勞動教育處(人力資源部)具體負(fù)責(zé)人事檔案的保管及管理工作。2005年起,在做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)上,為更及時、快速方便地為人事管理工作提供檔案信息,各單位開始組織了一次大規(guī)模的整理檔案活動,在此次檔案整理過程中,特別注重提高檔案案卷質(zhì)量,操作規(guī)程嚴(yán)格按照中組部人事檔案管理制度及民航干部人事檔案管理基本制度、民航干部人事檔案歸檔材料收集及分類方法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
　　(一)人事檔案整理工作程序。
　　1、整檔前相關(guān)資料收集工作。
　　首先,通知各單位上報最近兩年內(nèi)人事檔案相關(guān)材料,包括取得學(xué)歷資料、入黨材料、獎罰情況、職稱聘任、職務(wù)任免和調(diào)動(副處級以下人員)等材料。
　　在收集檔案材料時要求各級單位人事干部對每份入檔材料進(jìn)認(rèn)真審核,以確保材料的真實(shí)準(zhǔn)確性。在收集材料過程中,特別注意系列材料是否齊全,手續(xù)是否完備、發(fā)現(xiàn)缺漏,本著對工作和他人負(fù)責(zé)的態(tài)度,能追要的追要,能請有關(guān)部門出具有效證明的出具證明。
　　其次,對人員出生年月、入伍時間、參加工作時間、來民航時間、到空管局時間、學(xué)歷性質(zhì)、所學(xué)專業(yè)以及入黨材料等進(jìn)行了嚴(yán)格的復(fù)查,發(fā)現(xiàn)有問題的及時通知所在單位和本人,依照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行核實(shí),不符合要求的堅(jiān)決予以糾正。
　　2、整理和裝訂。
　　(1)檔案分類整理。
　　資料收集后,按民航干部人事檔案歸檔材料收集及分類方法的有關(guān)規(guī)定,人事檔案收集范圍及分類辦法如下:
　　第一類 履歷材料
　　第二類 自傳材料
　　第三類 鑒定、考核、考察材料
　　第四類 學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、審批材料)
　　第五類 政治歷史情況的審查材料(包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料)
　　第六類 參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料
　　第七類 獎勵材料
　　第八類處分材料
　　第九類 錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及參加各種代表會代表登記表等材料(此類材料分工資、任免、出國、參加代表會四項(xiàng))
　　第十類其他可供組織上參考的材料。
　　對不屬上述歸檔范圍的材料,按有關(guān)規(guī)定及時處理或銷毀。
　　(2)裝訂。
　　在檔案裝訂時,材料尺寸一律按26CMX19CM規(guī)格切割,對舊檔案中紙張規(guī)模不一、破損嚴(yán)重、紙張較薄的進(jìn)行了粘貼附頁紙等技術(shù)加工,對規(guī)格較大的資料按規(guī)定尺寸進(jìn)行折疊,確保檔案材料規(guī)格統(tǒng)一、裝訂齊全。此次換裝的新檔案皮不僅美觀,而且結(jié)實(shí)耐用,防水防潮。全部檔案裝訂完畢后,統(tǒng)一按照漢語拼音進(jìn)行重新排列。使查閱檔案更加方便,一目了然。
　　(二)存在的不足。
　　目前檔案管理工作得到了進(jìn)一步規(guī)范,能夠?yàn)槿耸鹿芾砉ぷ魈峁┝思皶r、準(zhǔn)確的資料,但應(yīng)該看到距先進(jìn)的人事檔案管理要求還有一定的差距,存在一些不足。
　　1、在檔案整理中,部分材料書寫不夠規(guī)范,不符合入檔要求,有的材料有蓋章,但沒有填寫時間,為以后查閱帶來不便。
　　2、同名同姓不同單位不同個人的材料歸檔出錯,目錄登記與正本材料不相吻合,影響了檔案的質(zhì)量。
　　3、職稱資格取得和聘任、行政職務(wù)任免、內(nèi)部調(diào)動、入黨材料、獎罰材料等相關(guān)資料入檔不夠及時,全面。
　　4、個別檔案中,內(nèi)容不全,無法真實(shí)地查找個人的原始重要信息,如出生日期、入伍時間、工作時間等重要信息。
　　5、在保管的人事檔案中缺少職業(yè)資格認(rèn)證、職務(wù)升降、工作單位變動、崗位調(diào)整等方面的內(nèi)容。
　　(三)改進(jìn)方法。
　　健全檔案內(nèi)容是做好檔案管理工作的必要前提,為保證檔案內(nèi)容的全面、真實(shí)、完整,從三個方面加強(qiáng)了基礎(chǔ)工作:
　　1、是建立專人負(fù)責(zé)制度,保證材料收集渠道暢通。為保證檔案材料得到及時收集,從民航總局一級單位到各基層單位實(shí)行專人負(fù)責(zé)人事檔案資料收集和上報制度,每年年初,都下發(fā)收集干部檔案材料的通知,對在上一年度形成的各種材料進(jìn)行集中收集,使得人事檔案材料都能及時地移交到人勞處。在實(shí)際工作中,堅(jiān)持每兩個月對材料集中歸檔一次、每兩年對檔案集中整理一次的做法。
　　2、針對部分檔案中出生日期、參加工作、入黨時間記載不一給檔案應(yīng)用帶來諸多不便的實(shí)際情況,采取有效措施進(jìn)行了認(rèn)定,在檔案中加入“三個”時間認(rèn)定書,使人員“三個時間”清晰明確;對學(xué)歷學(xué)位情況也普遍進(jìn)行了認(rèn)定,填寫干部學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定表裝入本人檔案。
　　3、定期對庫存檔案進(jìn)行普遍檢查,確定缺少材料的名稱和份數(shù),采取有效措施進(jìn)行索要和補(bǔ)辦,使以往形成的跨年度、跨地域的檔案材料都能被收集上來,充實(shí)到人事檔案中。
　　4、通過培訓(xùn),使人事干部系統(tǒng)掌握了干部檔案工作的政策理論和業(yè)務(wù)知識,學(xué)會運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理干部檔案信息的方法,為做好檔案信息化工作培訓(xùn)和儲備了一批專業(yè)技術(shù)人員。
　　5、組織大規(guī)模集中整理檔案活動,使各級人事干部參加了檔案整理工作,通過檔案整理和實(shí)踐鍛煉,使其政策理論水平和操作能力得到顯著提高。
　　二、人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)
　　人事檔案管理信息化是人事檔案管理的發(fā)展方向,是人事檔案管理由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變的必然選擇。使用計(jì)算機(jī)對人事檔案信息進(jìn)行管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高人事檔案管理的效率。
　　近幾年來,民航企事業(yè)單位在不斷完善傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上,著力加強(qiáng)電子化人事檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè),在檔案信息微機(jī)化管理做了一些探索和實(shí)踐,并取得了初步成效。2005年開始試用人事檔案管理信息系統(tǒng)。人事檔案管理信息系統(tǒng)的基本功能有如下幾方面:
　　1、人事管理的方針政策;
　　2、人事管理體制、編制人事規(guī)劃;
　　3、人事計(jì)劃,設(shè)置人事管理機(jī)構(gòu)和崗位;
　　4、人員基本狀況;
　　5、人事管理的條例辦法;
　　6、員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn);
　　7、人才選拔、使用、交流(流動);
　　8、考核、獎懲、任免;
　　9、工資、福利與保險;
　　10、離休、退休、退職。
　　2008年初,民航企事業(yè)單位完成了數(shù)千名職工基本信息錄入工作。信息內(nèi)容主要有:(1)人員基本情況-人員姓名、性別、出生年月日、民族、籍貫、參加工作時間、來民航時間、到空管局時間、政治面貌、文化程度、入黨時間、個人身份、行政職務(wù)、職級、聘任技術(shù)職務(wù)名稱及取得時間、從事工種等。(2)學(xué)歷經(jīng)歷-入學(xué)時間、畢業(yè)時間、畢業(yè)學(xué)校及專業(yè)、學(xué)制等。(3)家庭狀況-家庭成員姓名、稱謂。(4)工作經(jīng)歷-工作時間、工作單位、職務(wù)。
　　輸入人員信息后,提高了人事檔案工作的質(zhì)量和效率。以往查閱一本檔案需要花費(fèi)一定時間到檔案室進(jìn)行查閱,現(xiàn)在只需輸入人員姓名、單位、出生日期、職務(wù)、職級、性別等查詢項(xiàng)目,瞬間就能查出所需人員的基本情況或相關(guān)統(tǒng)計(jì)表格,大大地縮短了查找時間,極大地提高了工作效率。
　　三、人事檔案信息化發(fā)展方向
　　目前,民航企事業(yè)單位已完成了電子人事檔案基礎(chǔ)信息的錄入工作,為電子檔案的全面建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),當(dāng)然在電子檔案建設(shè)的過程中,還存在諸多不足,未來3-5年內(nèi)將著重做好以下工作:
　　1、建成人事檔案照片和聲像資料庫,將集中對現(xiàn)職干部職工聲像檔案資料進(jìn)行采集攝錄,建成形象生動的照片和聲像資料庫。利用這些照片和聲像資料,為今后的人員培訓(xùn)、干部選拔、干部任前公示等提供及時、快速、準(zhǔn)確的考查資料。
　　2、建立完善檔案查詢系統(tǒng),利用這個系統(tǒng),查檔人員只需提供被查檔人的姓名和單位或其它查詢條件,瞬間即可查到檔案的詳細(xì)信息,縮短了查找時間,提高了工作效率。建成員工自助查詢系統(tǒng),賦予每個員工一個賬號,即員工本人可登錄人事檔案系統(tǒng),輸入本人賬號和密碼,查看自己的簡歷、工資、保險金等相關(guān)情況。
　　3、在檔案日常業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,材料接收、目錄打印、檔案統(tǒng)計(jì)、表格輸出等方面實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和自動化。
　　我們相信隨著人事檔案管理的信息化的初步開發(fā)和使用,它能使人事管理工作更加科學(xué)、精確、快速、靈活。它將大大提高民航企事業(yè)單位人事管理的工作效率,它將人事工作者從繁重的傳統(tǒng)的操作中解脫出來,用更多精力從事創(chuàng)造性的人事管理和開發(fā)活動中去,因此,人事檔案管理信息系統(tǒng)是在未來將發(fā)揮更積極的作用。
　　(作者:東北空管局人事干部,工商管理碩士,研究方向:人力資源)
　　
　　參考文獻(xiàn):
　　[1]人事檔案管理理論.引自百度百科:http://baike.baidu.com/view/1509057.htmfr=ala0
　　[2]民航總局發(fā)[1998]86號文件,關(guān)于印發(fā)《民航干部人事檔案管理基本制度》等規(guī)定的通知.
　　[3] 網(wǎng)站,論企業(yè)人事檔案管理.

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