高校人事管理系統(tǒng)的應(yīng)用與改進(jìn)

　　摘 要：當(dāng)前我國高校人事管理工作開始普及信息化、智能化、自動化的管理系統(tǒng)。相比過去人工紙質(zhì)加Office Excel的管理方法，在規(guī)范性和效率性上有了顯著地提升。然而，當(dāng)前的高校人事管理系統(tǒng)依然存在一些問題，例如與其他系統(tǒng)兼容性差，管理系統(tǒng)使用復(fù)雜，管理系統(tǒng)邏輯性與權(quán)限等相關(guān)問題。本文將對高校人事管理系統(tǒng)的應(yīng)用做出一些說明，并對應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)的相關(guān)問題做出探討，并對可以改進(jìn)的地方提出工作建議。
　　關(guān)鍵詞：高校 人事管理系統(tǒng) 應(yīng)用 改進(jìn)
　　一、引言
　　高校人事管理工作復(fù)雜且瑣碎，通常情況下涵蓋教師崗，實(shí)驗(yàn)崗和管理崗等多種人事類型。在之前的工作中，人事管理大多依賴于紙質(zhì)文件，人事管理紙質(zhì)文件包括人員報(bào)道相關(guān)文件原件及復(fù)印件、人員身份認(rèn)證文件及其他個(gè)人信息相關(guān)文件。各種文件需要分類存放在檔案室不同的分類文件夾中。不論是保存、查閱、修訂，還是后期的整理都會造成巨大的工作量和文件丟失或損毀的隱患，因此，人事管理系統(tǒng)電子化、數(shù)字化是客觀發(fā)展的趨勢也是當(dāng)今時(shí)代的潮流。
　　二、高校人事管理系統(tǒng)簡介
　　高效人事管理系統(tǒng)針對傳統(tǒng)高校人事信息化易用差、功能簡單、嚴(yán)重滯后高校的快速發(fā)展的現(xiàn)狀，是一個(gè)高校人力資源管理整體解決方案。全面涵蓋了高校人力資源管理的所有業(yè)務(wù)功能。系統(tǒng)不僅覆蓋高校的人事、師資、薪酬管理等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，還覆蓋了高校的人才管理、考核管理、申報(bào)管理、招聘競聘等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。
　　三、高校人事管理系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)
　　1.查詢數(shù)據(jù)快捷。人事管理系統(tǒng)，整合了組織機(jī)構(gòu)與崗位管理、崗位聘任管理、人事管理、人員勞動合同管理、勞資管理、師資管理、績效考核系統(tǒng)、招聘管理、報(bào)表管理和教職工自助等多個(gè)模塊的信息。人事管理中，紙質(zhì)文件的作用在于留底保存和查對證明，然而在日常工作中，紙質(zhì)檔案的應(yīng)用極其不便。運(yùn)用Office Excel的各種人員信息登記，并不能夠?qū)⒏髂�塊的信息整合到一起，也無法將所有信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。人事管理系統(tǒng)則可以在一個(gè)窗口界面下，查找不同的類型信息。
　　2.利于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。人事管理系統(tǒng)當(dāng)中，需要各類信息進(jìn)行排序篩選時(shí)，可以自動按照各種需要順序和類型進(jìn)行篩選排序。例如人員部門、個(gè)人基本情況、學(xué)歷職稱信息、在校狀態(tài)等，均可任意按照時(shí)間排序、學(xué)歷篩選、職稱篩選等進(jìn)行排序和統(tǒng)計(jì)。
　　3.回溯數(shù)據(jù)變更。人事管理系統(tǒng)當(dāng)中信息更改，可根據(jù)使用者的不同權(quán)限而定。通常情況下，由具有權(quán)限的操作人員對需要修改的信息進(jìn)行修改，修改后信息會覆蓋之前信息。系統(tǒng)中可以記錄此項(xiàng)修改信息之前一次的信息，及修改人員的相關(guān)信息，對信息修改可以做到追查回溯。
　　四、高校人事管理系統(tǒng)不足
　　1.依賴人工更新難以避免錯(cuò)誤。人事管理系統(tǒng)的信息更新，需要有權(quán)限的使用人員進(jìn)行信息的錄入和修改，對于各類信息的輸入，通常情況下由于單位的實(shí)際情況，相同崗位的人員只有一人。因此錄入每類信息的人員也僅有一人，知曉相關(guān)信息的人員也僅有此人，如果在錄入過程中信息有誤或者產(chǎn)生其他問題，系統(tǒng)無法識別錯(cuò)誤，其他人員也無法發(fā)現(xiàn)其中錯(cuò)誤。
　　2.人員個(gè)人信息難以保證質(zhì)量。人事管理系統(tǒng)中，有部分信息需要人員自己填寫，包括家庭成員信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、科研經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獲獎(jiǎng)經(jīng)歷等所有個(gè)人信息，此類信息的錄入均需個(gè)人在終端上登錄個(gè)人主頁進(jìn)行。由于高校當(dāng)中人員眾多，一般情況下有1500～2000人之間，每年新進(jìn)人員和退休人員一共在100人～200人之間，且人員進(jìn)入和退休分布在一年各個(gè)時(shí)段，并不集中，因此，在這種情況下，個(gè)人信息的錄入，準(zhǔn)確性和完整性都無法收到監(jiān)督和控制。
　　3.難以覆蓋所有信息情況。人事管理系統(tǒng)并沒有世界通用的某個(gè)系統(tǒng)，我國采用的大多是國內(nèi)軟件開發(fā)商開發(fā)的相關(guān)軟件， 國內(nèi)軟件在學(xué)科設(shè)置上，按照的是GB/T 13745-92《中華人民共和國學(xué)科分類與代碼國家標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行劃分的。而近年來我國高校引進(jìn)了大量的海外畢業(yè)博士和碩士，國外畢業(yè)人員的研究方向或與國內(nèi)一致，或與國內(nèi)接近但不一致，甚至國內(nèi)根本沒有對應(yīng)專業(yè)。因此，難以找到國外畢業(yè)人員的畢業(yè)專業(yè)，只能找接近的填寫，但這樣又造成了信息的不準(zhǔn)確。
　　4.系統(tǒng)使用權(quán)限與效率難匹配。人事管理系統(tǒng)牽扯面廣，涉及不同部門多個(gè)崗位，因此，各個(gè)部門及各級人員都有各自的權(quán)限范圍對應(yīng)自己的工作內(nèi)容。錄入不同的信息需要由不同的人員進(jìn)行錄入，還需要各種不同權(quán)限的人員對相應(yīng)的操作做出確認(rèn)、許可等確定。但由于實(shí)際工作中人事管理系統(tǒng)只是日常工作的一部分，權(quán)限高的工作人員難以分開太多精力在人事管理系統(tǒng)的確認(rèn)上，對于系統(tǒng)的操作會造成延遲，或交給權(quán)限低的工作人員進(jìn)行操作。
　　五、高校人事管理系統(tǒng)的改進(jìn)
　　1.人事管理系統(tǒng)的維護(hù)。按照人事管理系統(tǒng)最初的設(shè)想，長期的使用可以積累大量的信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)通過電子化的管理可以極大地提升工作效率和準(zhǔn)確性。但是，這一切的設(shè)想都需要建立在人事管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性上，日常的錄入和數(shù)據(jù)的更新都需要定期去做，這就對系統(tǒng)的維護(hù)產(chǎn)生了較高的要求。系統(tǒng)的維護(hù)難度要低，數(shù)據(jù)的錄入能夠更簡單，是今后重要的方向。
　　2.人事管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保存。人事管理系統(tǒng)數(shù)字化、電子化之后，所有數(shù)據(jù)都在電腦中，那么這些數(shù)據(jù)就面臨著電腦系統(tǒng)崩潰或中毒、管理系統(tǒng)出錯(cuò)或數(shù)據(jù)丟失等情況。因此，人事管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需要定期額外保存?zhèn)浞�，以防萬一。
　　根據(jù)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，人事系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)備份或每周備份，由于實(shí)際工作內(nèi)容繁雜及工作優(yōu)先級問題，難以做到。每月備份一次是最佳選擇。高校人事管理工作會有每月高峰波谷的小周期，在每月工作相對輕松的幾天中，對人事管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，且將備份數(shù)據(jù)與使用數(shù)據(jù)進(jìn)行核查，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。
　　3.人事管理系統(tǒng)的升級�？梢灶A(yù)見，隨著社會的進(jìn)一步發(fā)展，人事工作還會出現(xiàn)新趨勢和新變化，對人事管理內(nèi)容也可能發(fā)生改變。人事管理系統(tǒng)需要能夠隨著需求的不斷變化而增加功能或做出相應(yīng)變化。這時(shí)，就要求人事管理系統(tǒng)在現(xiàn)在就留出將來升級的接口和相應(yīng)準(zhǔn)備，以求將來在功能增加和改變時(shí)可以平穩(wěn)過渡，盡量減少數(shù)據(jù)的不兼容和軟件的不兼容，降低高校的使用成本。
　　六、結(jié)語
　　高校人事管理是高校能夠面向21世紀(jì)發(fā)展的重要后勤保障，科學(xué)合理、現(xiàn)代化的人事管理手段和系統(tǒng)是當(dāng)前乃至未來可預(yù)期的時(shí)間內(nèi)的必然要求。高校人事管理系統(tǒng)在其中會起到重要的推動作用，會用能用好人事管理系統(tǒng)，并且在使用過程中找到并發(fā)現(xiàn)新的問題，能夠讓人事管理系統(tǒng)不斷升級改進(jìn)，可以讓人事管理系統(tǒng)在高校管理工作中發(fā)揮更大的效益。
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　　作者簡介：武歡（1990.08—）女。籍貫：山西交城。研究方向：人力資源管理。學(xué)歷：碩士研究生。職稱：實(shí)習(xí)研究員。

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