基于人事代理制度下獨(dú)立學(xué)院人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策研究

　　摘 要：獨(dú)立學(xué)院聘用人員普遍實(shí)行人事代理制度，人事檔案管理存在許多問(wèn)題。完善人事管理制度、建立人事檔案管理隊(duì)伍、保障人事管理硬件設(shè)施、加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事代理人員信息互通是解決獨(dú)立學(xué)院人事檔案管理問(wèn)題的有效途徑。
　　關(guān)鍵詞：人事代理制度 獨(dú)立學(xué)院 人事檔案
　　隨著高校人事改革不斷深化，為解決高校人才引進(jìn)問(wèn)題，激發(fā)師資隊(duì)伍活力，合理配置資源，人事代理制度廣泛運(yùn)用于各類高校中，尤其是獨(dú)立學(xué)院。所謂人事代理是指政府人事部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)受單位或個(gè)人委托，運(yùn)用社會(huì)化服務(wù)方式和現(xiàn)代科技手段，按照一定的法律程序和政策規(guī)定，代辦有關(guān)人事業(yè)務(wù)。人事代理制度雖然打破了傳統(tǒng)的人個(gè)與高校的固化關(guān)系，但是給獨(dú)立學(xué)院人事檔案管理帶來(lái)了許多問(wèn)題。
　　一、獨(dú)立學(xué)院人事代理檔案管理的問(wèn)題
　�。ㄒ唬┤耸聶n案管理制度不完善，人事檔案混亂失真。很多獨(dú)立學(xué)院沒(méi)有健全完善的人事管理制度，人事檔案管理工作也剛起步，多數(shù)情況下還是借鑒母體學(xué)校的人事管理制度進(jìn)行管理。但是，獨(dú)立學(xué)院自有教師的用人方式普遍采用人事代理，與母體事業(yè)編制人員有很大區(qū)別。因此，沒(méi)有適合獨(dú)立學(xué)院自身的人事管理制度，勢(shì)必造成人事檔案管理的混亂與失真。在用人方面，獨(dú)立學(xué)院自主招聘，面對(duì)應(yīng)聘者的基本信息，沒(méi)有有效途徑甄別信息的真?zhèn)�，存在檔案失真的風(fēng)險(xiǎn)。此外，管理人員在沒(méi)有制度化管理的前提下，檔案工作的人為因素很多，導(dǎo)致人事檔案材料遺失、錯(cuò)放十分常見。（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)性，培訓(xùn)機(jī)會(huì)少。人事檔案整理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作。獨(dú)立學(xué)院從事檔案管理的工作人員很多是兼職人員，上崗后也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，在業(yè)務(wù)方面缺少檔案管理的專業(yè)性，限于按一貫做法，人為出錯(cuò)的情況很多，更不能思考合理和科學(xué)的管理方式。（三）檔案管理硬件設(shè)施不到位，經(jīng)費(fèi)投入少。檔案室的建立需要一定的經(jīng)費(fèi)投入，許多獨(dú)立學(xué)院并不重視，在檔案管理的資金和設(shè)備上都很欠缺，沒(méi)能達(dá)到人事檔案管理硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)。例如檔案室要求庫(kù)房、辦公室、閱覽室分開，很多獨(dú)立學(xué)院的人事檔案室只有1小間，有的甚至沒(méi)有檔案室，只是把檔案放在辦公室柜子里，更談不上專業(yè)的檔案硬件設(shè)備。（四）個(gè)人檔案與學(xué)校檔案分離，檔案信息不全。在獨(dú)立學(xué)院，人事代理性質(zhì)的人員個(gè)人檔案委托在當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)，新進(jìn)人員入職以后，學(xué)校會(huì)重新建立一份新的人事檔案，以記錄他在學(xué)校的年終考核情況、職稱評(píng)定情況等，俗稱“學(xué)校檔案”。按程序，高校應(yīng)當(dāng)把他的學(xué)校檔案及時(shí)補(bǔ)充到個(gè)人檔案中，但是實(shí)際情況往往出現(xiàn)檔案更新不及時(shí)，給人事檔案工作帶來(lái)負(fù)面影響。
　　二、獨(dú)立學(xué)院人事代理檔案管理的對(duì)策
　�。ㄒ唬┩晟迫耸鹿芾碇贫龋�規(guī)范學(xué)校人事檔案管理。人事管理制度是做好人事檔案工作的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)高校人事管理工作主要包含人事、師資、勞資等，伴隨高校人事制度改革，高校人事管理制度出現(xiàn)滯后、不健全等問(wèn)題，特別是許多民辦高校。民辦高校的用人方式普遍采用人事代理，與公辦高校相比，民辦高校人事管理制度先天不足，人事管理工作存在很多不足，難以形成人事檔案管理的良性機(jī)制，因此健全人事管理制度是民辦高校規(guī)范人事檔案的當(dāng)務(wù)之急。
　　首先，高校領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)當(dāng)重視人事與檔案管理工作，盡快出臺(tái)或完善人事、師資、勞資一系列管理制度，并明確歸檔材料。如《某學(xué)院招聘工作管理辦法》有《擬引進(jìn)人員業(yè)務(wù)能力考核表》、《擬引進(jìn)人員面試考核表》、《擬錄用人員審批表》應(yīng)當(dāng)明確上述表格是否歸檔。其次，制定人事檔案管理制度，做到有章可循。人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒(méi)有一定的制度來(lái)制約，就會(huì)無(wú)章可循、無(wú)所適從。據(jù)了解，很多民辦高校沒(méi)有檔案管理制度，民辦高校應(yīng)盡快按《檔案法》規(guī)定，制定人事檔案管理工作細(xì)則，對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔以及轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案等各個(gè)環(huán)節(jié)都要有嚴(yán)格的審核把關(guān)措施，防止虛假材料進(jìn)檔，確保檔案案卷的整理歸檔更加科學(xué)有序，確保檔案材料全面、真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用。（二）建立人事檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。人才是進(jìn)行管理工作的第一要素，建立人事檔案管理隊(duì)伍是有效進(jìn)行檔案管理的保障。因此，人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備優(yōu)良的思想政治理論素質(zhì)、扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、良好的心理素質(zhì)，有事業(yè)心，對(duì)待檔案工作要細(xì)心，有耐心。隨著科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，人事檔案管理現(xiàn)代化手段逐漸擴(kuò)展，人事檔案工作的要求不斷提高，加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)是人事檔案管理員的必修課。作為人事檔案管理者自身要不斷學(xué)習(xí)最新的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，更新、拓展本專業(yè)知識(shí)的廣度和深度，同時(shí)，高校也應(yīng)提供學(xué)習(xí)的平臺(tái)，鼓勵(lì)他們參加政府、社會(huì)組織的培訓(xùn)，為更好的履行檔案管理職責(zé)提供助力。（三）保障人事管理硬件設(shè)施，改善人事檔案管理環(huán)境。俗話說(shuō)，工欲善其事，必先利其器。為保障高校人事檔案系統(tǒng)正常運(yùn)作，基礎(chǔ)的硬件設(shè)施不可缺少。因此，要按照檔案管理要求，把人事檔案管理硬件建設(shè)工作列入高校總體建設(shè)規(guī)劃，把人事檔案經(jīng)費(fèi)列入財(cái)務(wù)預(yù)算，有計(jì)劃的保障人事管理硬件設(shè)施。在人員配備、經(jīng)費(fèi)使用上給予保證，按標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)專用庫(kù)房、閱檔室和辦公室，配置檔案柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)和裝訂工具等辦公設(shè)備，配置必要的檔案保護(hù)、安全保密設(shè)施設(shè)備，并根據(jù)工作需求及時(shí)進(jìn)行設(shè)備更新升級(jí)。（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事代理人員信息互通。信息化是當(dāng)今時(shí)代的標(biāo)志，最近全國(guó)性的教師信息采集也在有序的進(jìn)行，人事檔案的信息化，是人事檔案管理的趨勢(shì)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，大大提高了人事檔案管理的效率。人事檔案信息化建設(shè)是在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案資源科學(xué)有效整合，如把個(gè)人信息資源錄入計(jì)算機(jī)，建立每個(gè)人的個(gè)人檔案信息平臺(tái)，以姓名、性別、職務(wù)、籍貫、崗位、身份證號(hào)、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接，隨時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)增加個(gè)人的動(dòng)態(tài)信息，如崗位調(diào)整、職務(wù)變動(dòng)、考核、獎(jiǎng)懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。如果通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)地方人才市場(chǎng)與獨(dú)立學(xué)院人事代理人員人事信息互通共享，也是解決個(gè)人檔案與學(xué)校檔案分離問(wèn)題的有效途徑。
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1] 王思齊：《人事代理制度下高校人事檔案管理的機(jī)遇和挑戰(zhàn)》，《蘭臺(tái)世界》，2011年第10期。
　　[2] 劉冬梅：《高校人事檔案管理工作：意義、研究現(xiàn)狀與創(chuàng)新》，《吉首大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）》，2011年第3期。

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