審計研究_知識審計研究

　　[摘要] 首先提出知識審計的概念以及它能解決哪些問題；第二部分介紹實施知識審計的方法；第三部分提出一個知識審計的模型，模型包括四部分：審計團隊、審計方法和工具、審計內容、審計目標，并建立了指標體系；第四部分給出實施知識審計的流程；結論中提出知識審計如何在企業(yè)中進行實踐仍需進一步研究。
　　[關鍵詞] 知識審計 知識審計模型 審計方法 審計指標
　　[分類號] F239.42
　　Study on Knowledge Audit
　　Cheng Juan
　　Information Management School of Wuhan University, Wuhan 430072
　　[Abstract] The paper briefly explains the concept of knowledge audit and which problems it can resolve. Then it introduces the methods of executing knowledge audit and designs a model of knowledge audit which includes four parts: audit teams, audit methods and tools, audit contents and audit goal and builds the indicators system. At last, it gives a flow of executing knowledge audit and makes the conclusions that it needs further research when practice knowledge audit in enterprises.
　　[Keywords] knowledge auditknowledge audit model audit methods audit indicators
　　
　　1 前言
　　
　　無論是知識管理戰(zhàn)略的確立，還是知識管理實施初始階段的建模，都要以知識審計為基礎，也就是說，企業(yè)只有了解自己的知識基礎和知識需求，才能制定知識戰(zhàn)略，才能有效地實施知識管理。按照著名學者Ann Hylton博士的研究發(fā)現(xiàn)，許多知識管理失敗的重要原因是，企業(yè)實施知識管理之前，并不清楚組織現(xiàn)有的知識和潛在的知識，并不清楚自己的知識需求。[1]
　　知識審計是一個動態(tài)的、循環(huán)的流程，它對企業(yè)知識資源進行系統(tǒng)的、科學的考察和評估，分析企業(yè)已有的知識（知識基礎）與缺乏的知識（知識需求），針對企業(yè)的情況，提出診斷性和預測性的審計報告。對知識審計的概念，不同的人有不同的理解：Ann Hylton認為，知識審計是對公司知識資源進行系統(tǒng)的、科學的考察和評估，針對公司的知識狀況，提出診斷性和預測性的報告。David Skyrme認為，知識審計就是識別組織核心的信息和知識需求，分析知識差距和知識流等，并判斷它們對經(jīng)營目標的影響。綜合來看，知識審計能夠回答的問題是：為解決特定的問題，企業(yè)已經(jīng)擁有哪些知識、缺乏哪些知識、誰需要這些知識，他們如何利用這些知識？[2]
　　
　　2 知識審計方法介紹
　　
　　由于知識本身的復雜性，很難完全用定性或者定量的方法來對其進行審計，因此在不同的知識主體內部或者外部進行審計，所使用的審計方法無法統(tǒng)一，而這些審計方法都各具特點，所選擇的審計指標也互不相同。一般的知識審計都使用定性與定量結合的方法，下面列出的是一些主流的知識審計方法。
　　2.1 Jay Liebowitz的知識審計方法[3]
　　JayLiebowitz博士是Maryland-Baltimore County大學的教授,他也是研究知識管理系統(tǒng)方法論的專家。以下步驟是JayLiebowitz等人提出分三步進行的知識審計方法：
　�。�1）識別目標領域內現(xiàn)有的知識。
　�、俅_定目標領域內現(xiàn)有的和潛在的知識匯集點、知識源、知識流和限制條件,包括識別影響目標領域的環(huán)境因素。
　�、谧R別并定位目標領域的顯性和隱性知識。
　�、劢�立目標領域的知識地圖,描述知識分類體系和知識流。
　　（2）識別目標領域內缺乏的知識。
　�、龠M行差距分析,找出要達到經(jīng)營目標還需要哪些知識。
　�、诖_定誰需要這些知識。
　�。�3）對目標領域內的知識管理提供建議。
　　2.2 德爾菲（Delphi）的知識審計方法
　　全球最卓越知識型企業(yè)(Most Admired Knowledge Enterprise)在1998年由 Teleos發(fā)起并主辦，每年一度。全球MAKE研究是建立在德爾菲（Delphi）方法論基礎上的，利用專門討論小組鑒別關鍵問題，通過三個輪次的篩選達成最后的一致意見。第一輪，由專門討論小組的成員提名可能的全球MAKE公司；第二輪，專門討論小組的每個成員從被提名的組織中選出最受欽佩的三家公司，至少有專門討論小組成員的10％選中的組織才能成為全球MAKE最后參加決賽的公司；在第三輪也就是最后一輪中，使用以下8個指標作為評選標準對公司打分，每個指標最高為十分(excellent),最低是一分(poor)。最后Teleos會根據(jù)專家討論結果并結合其他指標綜合分析給出最終結果。
　　（1）公司在創(chuàng)建適應需要的知識型文化環(huán)境方面的努力；
　�。�2）公司高層管理人員對知識管理的支持與認可程度；
　�。�3）公司開發(fā)和提供知識型產(chǎn)品或服務的能力；
　�。�4）最大限度發(fā)揮公司智力資本價值的成就；
　　（5）公司在創(chuàng)建能促進知識共享的環(huán)境方面的措施；
　　（6）公司是否已形成了一種能不斷進行持續(xù)學習的文化環(huán)境；
　�。�7）有效管理顧客知識以增加顧客的忠誠度與利潤貢獻度；
　�。�8）通過知識管理為股東最大程度創(chuàng)造財務利潤。
　　2.3 知識審計的一般方法
　�。�1）調查表法
　　調查表法是根據(jù)審計工作的要求事先擬好需要了解的問題，設計好調查表格，發(fā)給有關人員征求意見的方法。這是知識審計搜集審計證據(jù)的一種重要方法。調查表一般設計成問題式，所以又叫問題式調查表。設計調查表時應注意它的必要性、可行性、準確性和藝術性。調查表可以發(fā)給相關人員，也可以發(fā)給全體職工。填表人可以署名，也可以不署名。填表時可以由審計人員現(xiàn)場填寫，也可由被調查人填寫。具體情況應根據(jù)工作需要而定。
　　（2）流程圖法
　　流程圖法即用各種符號將某一種業(yè)務程序繪制成一張工作流程圖的方法。此方法可用于反映管理工作中各部門的聯(lián)系和某一管理工作的程序�？梢圆捎谜{查內部控制的流程圖符號繪制，也可創(chuàng)意其它符號。但是，一個審計團隊和審計項目所采用的符號必須一致，以便于我們正確識別。
　�。�3） 組織系統(tǒng)圖法
　　組織系統(tǒng)圖法即將審計的單位各級組織機構繪制成一張圖，用以反映被審單位從上到下和各部門機構間的領導關系及知識供需關系。這是審查被審單位的知識管理組織機構是否健全，知識供需分工是否明確的主要方法。
　　
　　3 知識審計模型研究
　　
　　Chiesa等人(1996)曾提出過一個二維創(chuàng)新審計框架，把創(chuàng)新審計分為過程審計和績效審計兩個層次。審計是借用財務學的概念，它通過對創(chuàng)新活動的表現(xiàn)和實施情況度量和評測找出同基準之間的差距及其原因，并制定彌補這一差距的可行性計劃。這種把審計納入創(chuàng)新活動評價的做法，為我們研究企業(yè)知識管理的測度和評價提供了啟發(fā)性思路。要提高企業(yè)知識管理能力必須考察知識管理活動的內部。知識審計是揭示知識活動的一種較好方法，它通過對知識活動的表現(xiàn)和實施情況的度量和評估找出同基準之間的差距及其原因，并制定彌補這一差距的可行性計劃。[4]知識審計通常被看作是知識管理的第一步。[5]
　　前言中已經(jīng)提到知識審計針對什么問題及它能解決什么問題，具體來說，知識審計應該完成以下步驟：
　�。�1）揭示組織實際知識水平；
　�。�2）分析知識資產(chǎn)的結構、障礙和促進因素；
　　（3）提高知識在組織的受關注程度；
　�。�4）設計知識地圖，找出差距；
　�。�5）實現(xiàn)有效的知識管理。
　　3.1 知識審計模型設計
　　對于一個知識型組織而言，企業(yè)的整體知識結構及企業(yè)文化決定了知識資源的分布、利用是否合理，因此知識審計的第一步應從組織知識結構和文化開始；審計的第二步針對企業(yè)知識資產(chǎn)進行，本文將企業(yè)知識資產(chǎn)分為四部分，即營銷管理、技術管理、人力資源管理、知識評估管理；審計的第三步將找出企業(yè)知識能力差距，為實施有效的知識管理提供參考意見。同時，實施審計離不開審計團隊和審計方法，審計方法在前文已作介紹，審計團隊則是由不同的專家組成，包括公司戰(zhàn)略制定者、財務專家、人力資源專家、知識分析家、知識產(chǎn)權專家和市場營銷專家以及信息技術專家等。[6]
　　本文在上述理論基礎之上，構建了一種知識審計模型，如圖1所示。[7][8][9]
　　
　　3.2建立指標體系
　　指標的選擇通常會有許多的問題存在，慎選指標的標準對于企業(yè)在推行知識管理項目時有關鍵性的影響，因此，必須要能夠審慎選擇指標，以免陷入推行的迷惘。一般來說，在設計指標體系時，應盡量遵循以下原則：
　　(1)系統(tǒng)性原則。指標的設計應體現(xiàn)出邏輯關系，并盡可能反映知識的方方面面。
　　(2)層次性原則。指標之間不能互相隸屬，不能將不同方面的內容納入同一指標。
　　(3)細分性原則。指標的含義不能過多，以免不同的評審者對指標的內涵產(chǎn)生不同理解。
　　(4)可操作性原則。若評價指標過于復雜，會給審計帶來困難。
　　(5)可比性原則。指標要具有橫向和縱向可比性。此外，還要注意評價指標設置的科學性、成長性與預測性等原則。
　　由于在對組織知識活動進行評價時要有多個方面的考慮，為了綜合、全面地審計知識，從知識活動的過程、組織結構、知識活動帶來的經(jīng)濟收益以及其他方面進行考慮，構建評價指標體系比較科學，這些審計指標的信息分別來源于專家評判，或對被審計對象的自身情況的分析。結合圖1的知識審計模型中的審計內容，本文建立的指標體系如表1所示：
　　
　　
　　4 知識審計流程
　　
　　知識審計是動態(tài)的流程。完整的知識審計過程一般來說，包括三個階段：準備階段、實施階段、完成階段。[10]
　　（1）計劃階段。這個階段要清楚了解企業(yè)現(xiàn)狀，定義知識審計的目標、識別各種限制條件、制定知識審計的計劃、并確定知識審計的指標體系。定義審計目標,是為了規(guī)范審計的目的、審計的對象和范圍，所以目標要盡可能的具體；識別限制條件和制定計劃，是為了在知識審計的實施過程中，能有的放矢并把成本控制在預算之內。限制條件包括了財務預算上的限制組織內部基礎設施的限制、時間限制等；確定知識審計的指標體系,是為知識審計提供比較的基準，前提是要對理想的狀態(tài)有清楚的認識。
　�。�2）實施階段。這個階段，在準備階段所做工作的基礎上，要依據(jù)組織的具體情況，選擇知識審計方法，實施知識審計。知識審計的實施包括了數(shù)據(jù)的收集、分析和評估等。
　　①數(shù)據(jù)收集階段。數(shù)據(jù)收集階段是要根據(jù)需要完成的審計目標收集數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)可以通過問卷、個人面談或集中群體面談、從知識管理軟件系統(tǒng)中統(tǒng)計數(shù)據(jù)等方式收集。通過問卷或面談的方式，非常關鍵的是為合適的人設置合適的問題。一個核心問題是調查表所設置問題答案的內容、形式和數(shù)量是可用的。一般來說，如果企業(yè)擁有知識管理系統(tǒng)，則從系統(tǒng)中直接統(tǒng)計的數(shù)據(jù)是審計的主要依據(jù)。
　�、跀�(shù)據(jù)分析階段。數(shù)據(jù)分析可以由企業(yè)內部專家完成，也可以通過外聘專家來分析，這取決于內部可以利用的資源及收集的數(shù)據(jù)的容量和復雜性。有許多的工具和方法可以用來分析數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)量小，則可以通過簡單的運算表，對于復雜的大規(guī)模數(shù)據(jù)，則需要編制相應的計算機處理程序，運用復雜數(shù)學模型和算法才能實現(xiàn)。對于收集的數(shù)據(jù)一般有三類分析：一般性分析，策略重要性分析，數(shù)據(jù)流圖分析等。
　�、蹟�(shù)據(jù)評估階段。數(shù)據(jù)分析完成后，就可以對數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的問題和機會進行解析和評估。不是全部問題都能夠準確定位，有些問題因為企業(yè)資源的限制而不能定位，如人力資源、財務資源、技術或物理資源等的限制。許多問題可以被識別，并且有機會進行不斷的改進，使得知識質量不斷得到優(yōu)化，如信息的存儲，資源的不公平分配，資源的非標準和規(guī)范，信息超負荷、透明和會計責任的缺乏、不可跟蹤等。
　　（3）完成階段。在這個階段，要整理和評價知識審計完成后得到的數(shù)據(jù)，形成審計的意見和建議編寫知識審計報告。一般來講，需要繪制知識地圖描述組織的知識流，找出組織的知識差距。
　�、偻扑]溝通階段。溝通策略在整個知識審計階段都是非常重要的，一旦建議案提出后就更加關鍵。因為建議案一般都是對現(xiàn)有問題的解決方案或績效的改進方式，可能會引起相關人員的誤解、不滿甚至抵制等。在這個階段，要整理和評價知識審計完成后得到的數(shù)據(jù)，形成審計的意見和建議，編寫知識審計報告。一般來講，需要繪制知識地圖，描述組織的知識流，找出組織的知識差距，然后與相關部門或人員進行交流和溝通。
　�、趯崿F(xiàn)建議階段。如果知識審計形成策略，通過此策略生成的建議報告被充分溝通和認同，就必須制定落實建議案而改進的行動計劃。
　�、鄢掷m(xù)優(yōu)化階段。知識審計的目標就是為持續(xù)優(yōu)化管理過程，達成最佳管理實踐。因此知識的審計不是目的，而是為改進績效的一種措施，需要定期對照審計發(fā)現(xiàn)的問題，依據(jù)審計報告和建議案不斷對照，使得管理過程更加可控。
　　
　　5 小結
　　
　　知識審計還是一個很新的研究領域，在理論建設和實踐方面還有大量的工作要做。目前，對知識審計的研究，理論方面還不夠完善，實踐方面還處在探索時期，沒有實現(xiàn)一般化，如何針對具體的企業(yè)設計合理的審計方式、如何將知識審計與知識管理的評估以及組織的基準管理聯(lián)系并融合起來等方面，仍需進一步探討。
　　
　　參考文獻:
　　[1] 馮靜.知識管理實施的第一步――知識審計.情報科學，2004，（5）:598
　　[2] 陳曉雨，王甜.知識資本審計模型――企業(yè)知識管理的新工具.技術經(jīng)濟與管理研究，2005，（6）:28~29
　　[3] [2006-9-28].Jay Liebowitz, Bonnie Rubenstein-Montano, Doug McCaw. The Knowledge Audit. http:／／userpages.umbc.edu／buchwalt／papers／KMaudit.htm
　　[4] 馬小勇，張利.企業(yè)知識管理能力審計.華北電力大學學報，2001，（4）:25~26
　　[5] Susan Henczel, The information Audit as a First Step Towards Effective Knowledge Management. Information Outlook, June, 2001,(6):48
　　[6] 奉繼承，趙濤.知識管理審計的概念、模型與方法研究.科學學與科學技術管理， 2005，（7）：103
　　[7] 馬小勇，官建成.企業(yè)知識管理與知識管理能力審計.西北工業(yè)大學學報（社會科學版），2001，（1）：42~43
　　[8] [2006-9-28].Ann Hylton. A KM Initiative Is Unlikely to Succeed Without a Knowledge Audit. www.省略／docs／km_articles／KM_Initiative_Unlikely_to_Succeed_Without_a_K_Audit.pdf
　　[9] Thirumoorthy Paramasivan, Knowledge Audit. THE CHARTERED ACCOUNTANT, NOVEMBER 2003:498-506
　　[10] 祁延莉，馮靜.“知識管理”專題之二 知識管理以知識審計為基礎.中國計算機用戶，2003，（29）:49
　　
　　作者簡介： 程娟(1966-)，女，武漢大學信息管理學院情報學2005級在讀博士研究生。

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