國有企業(yè)境外檔案管理探索

　　【摘要】境外檔案是國有企業(yè)融入世界經(jīng)濟(jì)大潮最真實(shí)的歷史記錄，是企業(yè)政策研究和經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略實(shí)施的重要資源。目前國有企業(yè)的境外經(jīng)營活動(dòng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案資源管理的問題日益凸顯。本文就如何加強(qiáng)國有企業(yè)境外檔案管理進(jìn)行探索。
　　【關(guān)鍵詞】國有企業(yè)；境外檔案；管理；探索
　　隨著國家對外開放政策的深入和“一帶一路”建設(shè)的不斷推進(jìn)，經(jīng)濟(jì)全球化、區(qū)域經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程日益加劇，國有企業(yè)加快實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略，設(shè)立境外機(jī)構(gòu)拓展境外業(yè)務(wù)，開展境外經(jīng)營管理活動(dòng)并形成各種形式及載體的各類文件材料，這些文件材料是企業(yè)檔案資源體系的重要組成部分。本文通過分析當(dāng)前企業(yè)境外檔案工作特點(diǎn)與存在問題，對其管理方式方法進(jìn)行探索。
　　一、境外檔案工作特點(diǎn)
　　經(jīng)過對我國國有企業(yè)境外檔案工作進(jìn)行調(diào)研，發(fā)現(xiàn)國有企業(yè)境外檔案管理工作呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：
　　（一）檔案分散性。國有企業(yè)境外機(jī)構(gòu)經(jīng)常是分散在多個(gè)國家和地區(qū)，分布點(diǎn)多、涉及面廣，因此境外檔案的形成具有地域分散特征，給檔案的集中管理帶來難度。
　�。ǘ�）語言多樣性。國有企業(yè)境外機(jī)構(gòu)地處不同國家和地區(qū)，文化背景各異，文件材料的記錄載體和語言存在多樣化。
　�。ㄈ�）管理雙重性。國有企業(yè)在境外從事經(jīng)營活動(dòng)，其檔案管理一方面需要遵從所在國家的檔案法律和規(guī)章制度，另一方面要接受國內(nèi)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督管理，因此，其檔案管理具有雙重性。
　�。ㄋ模�標(biāo)準(zhǔn)不一致。由于駐外機(jī)構(gòu)的工作環(huán)境與規(guī)模不同，業(yè)務(wù)流程也不相同，有些企業(yè)按照國外有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)管理檔案，有些企業(yè)按國內(nèi)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)管理，還有些企業(yè)沒有任何標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要管理檔案，因此，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)未統(tǒng)一。
　　二、境外檔案工作的存在問題
　　（一）境外檔案人員匱乏。由于國有企業(yè)的保密合規(guī)工作需要，境外檔案人員必須是中方正式員工，而駐外機(jī)構(gòu)總體人員少，多分布在境外業(yè)務(wù)與開發(fā)管理方面，而檔案人員少且身兼數(shù)職；基層人員國內(nèi)外輪崗頻繁，檔案人員的流動(dòng)性非常大，缺乏檔案管理專業(yè)知識，無法滿足檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理和從業(yè)年限的要求。
　　（二）缺乏有效的管理制度。我國檔案法規(guī)中關(guān)于國有企業(yè)境外檔案管理?xiàng)l款較少，而且規(guī)定不明確，目前，企業(yè)各自為政，對境外檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，管理水平參差不齊。
　　（三）境外檔案收集難度大。境外機(jī)構(gòu)對檔案工作沒有形成系統(tǒng)、完整的認(rèn)識，收集歸檔不及時(shí)，給檔案的收集整理工作帶來很大的難度；大部分境外機(jī)構(gòu)的文件、資料由各部門分散保管，未整理成檔案，不符合檔案管理的基本要求。
　�。ㄋ模┚惩鈾n案保管條件差。隨著國家“一帶一路”戰(zhàn)略的實(shí)施，國有企業(yè)從事境外經(jīng)營活動(dòng)的規(guī)模越來越大、周期越來越長、精細(xì)化管理越來越高，形成的文件資料也越來越多。境外機(jī)構(gòu)因場地有限，在當(dāng)?shù)卣�理、歸檔、保存檔案有難度，大部分存放在集裝箱內(nèi)，檔案裝具不滿足檔案保管條件，極易損毀丟失。
　�。ㄎ澹┚惩鈾n案運(yùn)送國內(nèi)難。境外檔案運(yùn)回國內(nèi)面臨所在國的法律法規(guī)、海關(guān)監(jiān)管、空運(yùn)的成本、包裝運(yùn)輸（海運(yùn)的時(shí)間周期長，對紙張的腐蝕）等難題，缺乏運(yùn)輸路徑，海外資料整體運(yùn)回國內(nèi)不符合工程建設(shè)的實(shí)際，僅靠境外項(xiàng)目或駐外機(jī)構(gòu)員工將重要文件原件帶回國內(nèi)存檔，大量文件留存境外。
　　（六）境外檔案利用共享難。一方面，海外檔案由于地域運(yùn)輸限制，而且海外檔案信息化尚未開展，無法提供國內(nèi)利用開發(fā)；另一方面，由于海外文件資料大部分分散保管，未整理成檔案，造成檔案利用困難，無法實(shí)現(xiàn)海外信息資源共享，很難發(fā)揮海外檔案的作用。
　　總之，國際政治風(fēng)險(xiǎn)此起彼伏、經(jīng)濟(jì)形勢風(fēng)云變幻，有些國家的政治、災(zāi)害等系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)日益增加給我國境外機(jī)構(gòu)的人員、資產(chǎn)及財(cái)務(wù)安全帶來隱患，而且境外機(jī)構(gòu)職能配置、軟硬件環(huán)境參差不齊，使檔案工作的集中統(tǒng)一規(guī)范管理難度陡增，因此，檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在這種大環(huán)境下面臨嚴(yán)峻風(fēng)險(xiǎn)，既有由于海外檔案人員缺乏、收集難、整理不規(guī)范、保管差、運(yùn)輸及利用難等引起的檔案損毀丟失的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)；也有海外檔案失傳的文化風(fēng)險(xiǎn)；更有信息資源被非正常利用帶來的政治風(fēng)險(xiǎn)。
　　三、境外檔案管理策略
　　針對國有企業(yè)境外檔案工作中的管理問題，本文從我國對檔案工作提出的新要求，結(jié)合工作實(shí)際，提出了“統(tǒng)籌規(guī)劃、完善機(jī)制、風(fēng)險(xiǎn)管控、服務(wù)共享”的整體管理策略。
　�。ㄒ唬┰鰪�(qiáng)檔案意識，統(tǒng)籌規(guī)劃境外檔案工作。首先，要充分認(rèn)識境外檔案的意義和重要價(jià)值，增強(qiáng)做好境外檔案工作的責(zé)任感和使命感。隨著我國企業(yè)“走出去”步伐的不斷加快，國有企業(yè)的境外機(jī)構(gòu)與拓展領(lǐng)域及規(guī)模不斷擴(kuò)大，境外檔案作為企業(yè)在境外合法經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，不僅是企業(yè)重要的境外資產(chǎn)，維護(hù)企業(yè)在境外的經(jīng)驗(yàn)權(quán)益，更是防范政治、經(jīng)濟(jì)、法律風(fēng)險(xiǎn)的重要憑證。第二，在境外機(jī)構(gòu)成立之初，對境外的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案工作的基礎(chǔ)地位；在與境外公司或政府簽訂合作協(xié)議前，將檔案歸屬、使用和保管處置條款設(shè)立于合作章程、協(xié)議條款中，如：明確“中方有權(quán)獲得合同范圍內(nèi)的境外經(jīng)營活動(dòng)的檔案業(yè)務(wù)信息，可在任何時(shí)候查閱、調(diào)取、復(fù)印或摘錄相關(guān)文件，由從事境外活動(dòng)的法人對檔案信息系統(tǒng)的真實(shí)可靠負(fù)責(zé)”的權(quán)益條款。通過將中方對檔案利用權(quán)益寫入境外法人章程，從公司的治理結(jié)構(gòu)上保障了中方對檔案利用的合法性，實(shí)現(xiàn)中方對檔案信息資源的利用，保障所需檔案的完整性、準(zhǔn)確性奠定基礎(chǔ)。
　　（二）開展實(shí)地調(diào)研，構(gòu)建境外檔案管理中心。制定調(diào)研方案并開展實(shí)地調(diào)研，選擇有代表性的境外機(jī)構(gòu)進(jìn)行考察調(diào)研，了解境外機(jī)構(gòu)檔案管理實(shí)際現(xiàn)狀、所在國環(huán)境、駐外機(jī)構(gòu)辦公條件及人員配備等情況；構(gòu)建以區(qū)域?yàn)楣芾韱挝坏木惩鈾n案管理中心，將境外檔案管理中心作為企業(yè)總部檔案管理在境外的延伸，承擔(dān)境外實(shí)體檔案資源集中管理、境外檔案信息化建設(shè)及利用、管理監(jiān)督指導(dǎo)等職能。首選企業(yè)在境外機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)分布較多、條件較成熟、較穩(wěn)定安全的國家，開展境外檔案中心試點(diǎn)建設(shè)，條件成熟一個(gè)，建設(shè)一個(gè)。建設(shè)方式可依托企業(yè)自建境外檔案中心，亦可依托管理成熟的子公司境外機(jī)構(gòu)進(jìn)行建設(shè)。逐步建立覆蓋企業(yè)在境外經(jīng)營活動(dòng)的檔案管理中心，實(shí)現(xiàn)境外檔案的集中統(tǒng)一規(guī)范管理。

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