學(xué)生檔案管理體系的構(gòu)建與應(yīng)用

　　【摘要】學(xué)生檔案管理是職業(yè)學(xué)校所有工作中的重要組成部分。學(xué)生的檔案反映了一個學(xué)生的在校表現(xiàn)狀況，是用人單位選拔人才的關(guān)鍵依據(jù)。通過檔案既能了解學(xué)生在校的學(xué)習(xí)狀況，也可以作為管理學(xué)生的重要依據(jù)。但是現(xiàn)存的檔案管理制度還存在一些問題，需要積極地探索解決。
　　【關(guān)鍵詞】學(xué)生檔案；管理體系；構(gòu)建；應(yīng)用
　　檔案管理工作是衡量一個學(xué)校的教育質(zhì)量和管理水平的重要內(nèi)容，管理和利用學(xué)生檔案是學(xué)校進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作。加強(qiáng)學(xué)生的檔案管理，既能促進(jìn)學(xué)生檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，又能規(guī)范學(xué)校的教學(xué)秩序，促進(jìn)良好學(xué)習(xí)風(fēng)氣的形成，在一定程度上促使學(xué)生向社會完美蛻變。
　　一、加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的重要性
　　學(xué)生檔案管理對于學(xué)生、學(xué)校和社會的發(fā)展都具有重要的意義。對學(xué)生個體而言，學(xué)生檔案不僅記錄了學(xué)生在校學(xué)習(xí)和在校表現(xiàn)的狀況，還記錄了學(xué)生對相關(guān)規(guī)章制度的遵守狀況。因此，學(xué)生在校期間，通過了解檔案的管理狀況，可以根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，對自己的行為進(jìn)行規(guī)范，從而有利于形成良好學(xué)習(xí)風(fēng)氣。學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間最重要的表現(xiàn)記錄證明；對于學(xué)校而言，學(xué)生檔案是建設(shè)學(xué)校的重要內(nèi)容，科學(xué)的學(xué)生檔案管理方法可以引導(dǎo)學(xué)校教學(xué)高效開展，降低學(xué)校的日常管理成本，學(xué)校管理更為科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在一定程度上會提高學(xué)校的管理質(zhì)量；對于社會來講，學(xué)生的檔案管理記錄了學(xué)生學(xué)習(xí)期間的學(xué)習(xí)和行為，相當(dāng)于學(xué)生的一個名片。通過檔案可以加深對學(xué)生的了解，把它作為單位挑選人才的重要依據(jù)。學(xué)籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響著單位對學(xué)生的評價。
　　二、當(dāng)前學(xué)生檔案管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)
　�。ㄒ唬�學(xué)生的檔案不受重視。為了提高學(xué)生的升學(xué)率和學(xué)習(xí)成績，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)很大程度上只重視教學(xué)質(zhì)量和其他檔案的管理工作，還有應(yīng)對上級領(lǐng)導(dǎo)的各種檢查等，對于學(xué)生的檔案管理工作沒有充分的認(rèn)識，沒有將學(xué)生的檔案管理作為一項重要的事情來做，有的雖然也配備了相關(guān)的管理人員，但是人員的參差不齊，也造成了學(xué)生檔案管理工作的難以開展。
　�。ǘ�）學(xué)生檔案的管理欠規(guī)范。很多學(xué)校的學(xué)生檔案一般是由學(xué)生管理或者招生部門負(fù)責(zé)，相關(guān)部門只是將各個階段形成的材料完成后按時移交，甚至獎學(xué)金、優(yōu)秀班干部、三好學(xué)生等材料直接由班主任完成上交，學(xué)校缺乏相應(yīng)的監(jiān)督檢查，導(dǎo)致學(xué)生的檔案在收集的過程中沒有標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，遺漏的不少，出現(xiàn)的錯誤較多，有時學(xué)生檔案已經(jīng)完成轉(zhuǎn)遞，又有一些部門或班主任上交應(yīng)存檔的檔案材料，導(dǎo)致學(xué)生檔案材料不全。
　�。ㄈ�）畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理工作的不完善。就目前來講，中�；蛘叽髮�學(xué)生畢業(yè)后，大多數(shù)學(xué)生的檔案會移交到學(xué)生的生源所在地人力資源部門進(jìn)行保管，這樣的保存方式有它的弊端：有的學(xué)生暫時找不到工作，或者工作的部門不接收學(xué)生的檔案，而當(dāng)?shù)氐牟块T對學(xué)生的檔案保管數(shù)量巨大，保管的時間不詳，對于很多長期不使用檔案的學(xué)生來講，需要提檔時卻找不到自己的檔案。為了不影響就業(yè)或者晉升，學(xué)生就要回學(xué)校重補(bǔ)檔案，但一些材料如報到證等是無法重補(bǔ)的。這樣的行為既浪費(fèi)時間、資金，又給學(xué)生檔案造假提供了機(jī)會。
　　三、學(xué)生檔案管理體系的構(gòu)建與應(yīng)用策略
　�。ㄒ唬┞鋵嵔M織和人員的工作。要想實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，首先必須要認(rèn)真地了解管理的體制，對組織機(jī)構(gòu)、管理人員和檔案室進(jìn)行落實。要根據(jù)學(xué)校的現(xiàn)實狀況，為學(xué)生的檔案管理建立機(jī)構(gòu)。其次，無論學(xué)生的檔案在哪里，也必須讓專人負(fù)責(zé)學(xué)生的檔案管理，對學(xué)生的檔案進(jìn)行集中式管理，對檔案管理室設(shè)置專人進(jìn)行負(fù)責(zé)。最后，如果有的學(xué)校進(jìn)行分散式管理的話，一定要對相關(guān)工作人員加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識和能力的培訓(xùn)，提高其專業(yè)水平和檔案管理的業(yè)務(wù)能力。同時要不定時地進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證學(xué)生檔案及時收集、歸檔和整理，進(jìn)而有效提高學(xué)生的檔案管理質(zhì)量。
　�。ǘ�）加大宣傳力度，強(qiáng)化管理人員的意識。加大檔案管理的宣傳學(xué)習(xí)，提高教師和學(xué)生對檔案管理的認(rèn)識，積極關(guān)心和支持學(xué)生的檔案管理工作，讓所有的人認(rèn)識到，學(xué)生的檔案管理是很多學(xué)校推進(jìn)素質(zhì)教育，向社會輸送合格人才的重要一環(huán)，每一個學(xué)生和老師應(yīng)該重視檔案的填寫、記錄和歸檔，要將學(xué)生的相關(guān)內(nèi)容書寫清楚，確保檔案信息的真實性和有效性。將格式進(jìn)行規(guī)范和紙張進(jìn)行統(tǒng)一，使檔案標(biāo)準(zhǔn)化，符合學(xué)校的相關(guān)要求。
　�。ㄈ�）建立檔案的收集制度。很多學(xué)生的檔案內(nèi)容來源較廣，但是材料的形成時間較為集中，收集相對有自己的規(guī)律，主要可以分為三個階段：第一個階段是在學(xué)生入學(xué)后，收集學(xué)校期間的檔案資料。第二個階段便是平時收集學(xué)生的各種證書材料、入黨材料和評獎評優(yōu)的材料，可以在每一個學(xué)期末統(tǒng)一進(jìn)行。第三個階段便是在學(xué)生畢業(yè)之際對學(xué)生在學(xué)校期間德智體各方面的總結(jié)和評價材料。
　�。ㄋ模﹪�(yán)格規(guī)范學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞制度。很多學(xué)生的檔案可能會在郵寄的過程中出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，讓學(xué)生焦慮，因此在郵寄的過程中，學(xué)校要認(rèn)真了解規(guī)范的郵寄流程：填寫轉(zhuǎn)遞單—填寫轉(zhuǎn)檔登記—嚴(yán)密包封—通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞—檢查收存回執(zhí)—回執(zhí)未退的及時催查，應(yīng)該督促將回執(zhí)單及時郵寄回去，對于郵寄過程中出現(xiàn)的錯誤要及時進(jìn)行解決。專人送達(dá)的必須填寫檔案轉(zhuǎn)遞表，一式二份，明確轉(zhuǎn)遞人數(shù)、轉(zhuǎn)遞學(xué)生的身份證號、轉(zhuǎn)遞時間、轉(zhuǎn)遞人、接收人、聯(lián)系電話等，便于查詢。
　　四、結(jié)語
　　學(xué)生的檔案是學(xué)生在校期間的表現(xiàn)記錄，記載了一個人的政治思想、學(xué)習(xí)狀況、行為表現(xiàn)和獎罰情況等，這對于學(xué)生的就業(yè)擇業(yè)都有重要的影響，學(xué)校應(yīng)該規(guī)范自身的檔案管理制度，完善檔案管理機(jī)制，并認(rèn)真規(guī)范地執(zhí)行，科學(xué)地構(gòu)建學(xué)生檔案管理體系，推動學(xué)校檔案管理工作的高效、有序開展。
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