信息項目資料整理

　信息項目資料整理 一.

　LQ 公司簡介 山東濟南 LQ 醫(yī)學(xué)科技公司系日本東亞醫(yī)用電子株式會社的中國總代理，主要代理日本東亞醫(yī)用電子株式會社生產(chǎn)的全自動血液分析裝置（系列產(chǎn)品）。該產(chǎn)品又俗稱血球分析計。

　LQ 公司的總部設(shè)在山東濟南，在北京設(shè)有最大的銷售公司。

　LQ 公司作為日方產(chǎn)品的中國總代理，在全國設(shè)有地區(qū)經(jīng)銷商，再由地區(qū)經(jīng)銷商設(shè)分銷商，在沒有地區(qū)經(jīng)銷商的地方，可由 LQ 公司直接設(shè)立分銷商。

　二.

　LQ 公司希望 YY 公司提供如下服務(wù) 1. 提供管理咨詢 其原因在于企業(yè)內(nèi)部許多崗位職責(zé)不清、權(quán)利不明，管理秩序相對混亂，公司上層領(lǐng)導(dǎo)希望我公司提供一種新的管理模式，使公司內(nèi)部的管理體系逐漸健全，并健康發(fā)展。

　2. 完善用戶檔案管理系統(tǒng) LQ 公司雖然有許多產(chǎn)品（包括儀器的系列產(chǎn)品和儀器配套使用的各種試劑等）。但在他們目前的感覺看來，產(chǎn)品和庫存不是最頭疼的問題，他們目前迫切需要解決的是如何管理全國眾多的最終用戶的檔案。

　LQ（濟南）公司技術(shù)部的姚來利主任認為，目前的用戶管理體系存在如下問題：

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　內(nèi)部原因 1. 銷售的多層次，難以得到最終用戶的具體資料； 2. 儀器出庫歸銷售部，統(tǒng)計歸技術(shù)部，兩者交接困難； 3. 技術(shù)部某些工程師缺乏應(yīng)有的責(zé)任心；

　4. 技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督力度不夠； 5. 濟南公司、北京公司的保修卡相對獨立，溝通不及時； 6. 未固定專門管理人員； （二）

　外部因素 1. 某些分公司代理店的工程師缺乏責(zé)任心； 2. 代理店有目的的隱瞞和不配合行為； 3. 代理店再次批發(fā)； 4. 境外交貨的儀器無保修卡； 鑒于上述原因，姚主任認為應(yīng)迅速建立一套“流暢、快捷、可靠的用戶檔案管理系統(tǒng)”，他提出了如下功能要求：

　1. 管理儀器保修期限； 2. 儀器所在區(qū)域及用戶信息； 3. 是否屬越權(quán)銷售（用于控制分銷商的違規(guī)行為）；

　4. 儀器發(fā)生的保內(nèi)維修和保外維修歷史記錄（用于故障統(tǒng)計）； 5. 試劑使用情況（比如應(yīng)由誰負責(zé)試劑供應(yīng)）； 6. 儀器是否達更新的年齡； 對于如上的管理系統(tǒng)，羅教授認為，目前還沒有滿足客戶直接目標(biāo)的管理軟件，理由如下：

　（1）

　國外公司提供的，如 SAP 公司的 R3，價格太昂貴，雖然 LQ 有一定經(jīng)濟實力（無一分錢貸款），恐怕也難以下購買的決心。

　（2）

　LQ 公司的某些運作機制和大部分的公司行為并不一致。就庫存管理來說，LQ 公司并不在嚴(yán)格按“庫存少，周轉(zhuǎn)快”的規(guī)律辦事，他們主要按市場規(guī)律辦事：在人民幣對日元的匯率有利時，大量“吃”進產(chǎn)品，適時“拋”出；有時甚至進行“商品囤積”，這也在一定程度上歸因于公司有相對雄厚的資金。

�。�3）

　LQ 總公司若想和各地子公司進行聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)快速信息交流，目前需要全新的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。雖然公司已有一批高檔商用機，但網(wǎng)絡(luò)沒有連成。從濟南到北京，目前由于租費太貴，使用專線連接不太可能，而且從公司的數(shù)據(jù)流量來看，也沒有租用專線的必要。

　因此，目前對該公司的可操作方法如下：

�。�1）

　管理軟件可由 YY 公司為其進行“量體裁衣”，按照 LQ 所能承受的軟件、硬件投資力度進行開發(fā)。

�。�2）

　軟件開發(fā)由 YY 聯(lián)系具體開發(fā)人員。

�。�3）

　網(wǎng)絡(luò)部分由 YY 另外聯(lián)系人員開發(fā)。

　三. 羅教授一行赴濟南商談記錄整理 99 年 3 月 27 日，初步了解； （1）

　LQ 北京的結(jié)構(gòu)、銷售、技術(shù)、物流情況。

　物流中心在濟南，每年兩次從國外進口儀器，平時的任務(wù)是管理在濟南的合資工廠的試劑生產(chǎn)，物流主要和銷售聯(lián)系較多。由于匯率變化較多，因此，一般選擇匯率有利的情況下屯貨。

　學(xué)術(shù)部有 2 人：

　技術(shù)部既做安裝，又做售后服務(wù)，又做培訓(xùn)。

　分銷商存在越權(quán)銷售情況。

　（2）

　雷度公司進來以后怎么辦？ 雷度的班子、人員的分工，側(cè)重點處理。

　99 年 3 月 28 日，和技術(shù)部姚來利主任面談。

　姚先生：技術(shù)部主任，專業(yè)為電子，對計算機有點基礎(chǔ)知識，而且極感興趣，認為計算機對工作有很大的幫助。

　姚先生：現(xiàn)在手上有一個小的數(shù)據(jù)庫，主要管理保修卡（見附件）。保修卡共三聯(lián)：客戶、代理商日本各一聯(lián)。存在的問題是：用戶信息采集有些失控，原因是一次進多臺時，分銷商有越權(quán)銷售行為，不愿讓 LQ 知道，并且有時責(zé)任感不強。準(zhǔn)備在維修時借機會記錄客戶的信息。

　羅教授：建議先落實組織和管理方面的問題，但專用數(shù)據(jù)庫有兩個問題，具

　體是：

　1. 技術(shù)部門的工作設(shè)計，如果有些數(shù)據(jù)進，有些不進，那么就稱不上一個完善的系統(tǒng)。

　2. 分公司的發(fā)展問題。

　姚先生：希望實現(xiàn)信息的定時更新、共享，以及所有有關(guān)部門的信息共享。

　 羅教授：這是一個系統(tǒng)的問題，需要公司高層同意，支持到什么程度，就能做到什么程度，而且該問題應(yīng)由一把，手親自抓。解決該問題的途徑是引入信息管理系統(tǒng)（軟件），如果信息系統(tǒng)跟不上，計算機（硬件）再好也沒有什么用。

　姚先生：希望你們幫助我們把系統(tǒng)抓住控制點。

　藤井權(quán)二：（日方總代表）零配件的管理也抓上。

　如圖：

　 維修 請求

　I

　II

　III

　IV

　 詢

　答 購

　開

　 價

　復(fù) 買

　發(fā)

　 借

　 領(lǐng)

　票 客 客

　戶 代 代 理 商 技 技 術(shù) 部 零配件倉庫

　圖 1. 零配件流程圖 關(guān)于零配件的備注：

　1）配件總類數(shù)<100 種，常用有 10 種左右。

　2）價格：低 3000~5000，高 5000 以上。

　3）廠家缺貨時：需 2~3 個月（？）特別是淘汰的零件。

　姚先生：希望分公司與總部能及時聯(lián)系，用 EDI 數(shù)據(jù)倉庫，以后的技術(shù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)培訓(xùn)也希望可共享。

　介紹：公司現(xiàn)有計算機狀況，北京、濟南各四臺；便攜機共六臺。

　見圖 2

　 圖 2. 銷售流程（普通用戶不參與）

　出差 報告 LQ 公司

　新用戶 用戶卡 經(jīng)銷商 代銷商 機器故障

　Yes

　 No

　 循環(huán)

　圖 3. 售后服務(wù)流程圖

　訂購

　最低預(yù)警

　 圖 4. 公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程 姚先生的主要意見：

　1． 儀器檔案為中心，而不是用戶檔案； 2． 系統(tǒng)要有先進性（業(yè)務(wù)處理方面信海信）； 蘭 蘭 橋 簡單問題 去人？去電 用戶 協(xié)調(diào)兩者關(guān)系 外貿(mào)部 配件倉庫 技術(shù)部 經(jīng)銷商 A 經(jīng)銷商 B 銷售部

　3． 最好整個系統(tǒng)更換，如果不行，先做技術(shù)也行； 4． 對北京

　 濟南兩地數(shù)據(jù)交換感興趣； 5． 認為可以用制度保證信息系統(tǒng)的運行； 6． 要按 LQ 要求開發(fā)，而不要商品化軟件 3 月 29 日下午，李云霞：LQ 公司銷售部主任； 羅教授：請介紹銷售方面情況 李云霞：1.銷售部主要和經(jīng)銷商打交道，不和技術(shù)打交道，軟件主要用于統(tǒng)計銷售情況，價格體系等。

　3. 每個月都有一定訂貨量，簽過協(xié)議的稱為代理商，未簽協(xié)議的稱為分銷商。

　4. 每年 5 月份，日本方面寄過來一個價格（基本上變化不大）。在沒有代理商的區(qū)域，分銷商可以直接找 LQ 要貨。

　羅教授：銷售部具體指標(biāo)？ 李云霞：銷售部管理各個省的銷售額。

　主要責(zé)任：1）督促代理商訂貨。

　2）協(xié)助代理商代理區(qū)域的關(guān)系。

　3）協(xié)調(diào)代理商與本地公司的關(guān)系。

　4）不設(shè)代理商的地區(qū)與分銷商談價格。

　5）協(xié)調(diào)濟南工廠。

　羅教授：銷售部需要什么服務(wù)？ 李云霞：想購買倉庫管理軟件，保密制度，輸入倉庫庫存，報警，缺貨，使資金不要壓得太多。

　送財務(wù)部

　 發(fā)貨單

　 圖 5. 試劑廠業(yè)務(wù)圖 附：LQ 公司清單 A．LQ 公司產(chǎn)品彩圖宣傳頁（×5）

　B．LQ 公司技術(shù)部傳真一份（共 7 頁）

　C．濟南 LQ 倉庫日報表（一頁）樣表 D．LQ 醫(yī)學(xué)科技有限公司儀器維護保養(yǎng)單（一頁）樣表 E．LQ 鐵路送貨樣單一頁 F . Sysmex 的保修單一份 G. 保修單（復(fù)印件）一份（樣品）

　代 代 理 商 銷 銷 售 部 倉 倉

　庫 物流

　心

　中 辦 辦 公 室

　H. LQ 工廠產(chǎn)品表，樣品 I . 未整理會談記錄（一套）

　J.

　李總給羅教授的傳真一份

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