陜西省精準(zhǔn)扶貧歸檔文件整理方法

　 陜西省精準(zhǔn)扶貧歸檔文件整理方法

　一、分類

　 根據(jù)國家檔案局、國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室《精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》，結(jié)合我省實(shí)際，縣級及以上扶貧部門和脫貧攻堅(jiān)工作機(jī)構(gòu)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，精準(zhǔn)扶貧檔案可分為綜合管理類、精準(zhǔn)識(shí)別類、精準(zhǔn)施策類、精準(zhǔn)脫貧類、特殊載體類；村級精準(zhǔn)扶貧檔案可分為綜合類、貧困戶類、特殊載體類。

　二、編制檔號(hào)

　 縣級及以上扶貧部門、精準(zhǔn)脫貧工作機(jī)構(gòu)形成的精準(zhǔn)扶貧檔案作為扶貧辦和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的組成部分，可沿用扶貧辦、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的全宗號(hào)。分類編號(hào)如下：

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　各級扶貧辦、鄉(xiāng)鎮(zhèn)精準(zhǔn)扶貧分類編號(hào)

　全宗號(hào) 精準(zhǔn)扶貧 類目及代碼 備注 XXXX JF 綜合管理類（01）

　精準(zhǔn)識(shí)別類（02）

　精準(zhǔn)施策類（03）

　精準(zhǔn)脫貧類（04）

　特殊載體類（05）

　全宗號(hào)—JF·年度—保管期限·問題（四類）—件號(hào) 示例：

　XXXX—JF·2015- Y ·01 -1

　件號(hào)

　綜合管理類代碼

　保管期限

　精準(zhǔn)扶貧檔案.年度

　全宗號(hào)

�。ǘ�）村級精準(zhǔn)扶貧檔案可分為綜合類、貧困戶類、特殊載體類。

　1.村級綜合類扶貧檔案編號(hào)

　全宗號(hào)—年度—保管期限·問題（四類）—件號(hào)

　2.村級貧困戶類檔案編號(hào)

　全宗-JF·年度-鎮(zhèn)·村·組·戶（識(shí)別代碼）-件序號(hào)

　 示例：

　XXXX—JF·年度- XX·XX - 1

　件號(hào)（第一個(gè)貧困戶）

　XX 村代碼. Xx 組代碼

　 年度

　 精準(zhǔn)扶貧檔案代碼

　 全宗號(hào)（XX 鄉(xiāng)代碼）

　 （三）精準(zhǔn)施策類涉及扶貧項(xiàng)目產(chǎn)生的項(xiàng)目文件按科技檔案分類編號(hào)。檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：

　全宗號(hào)-分類號(hào)（類別代號(hào)·項(xiàng)目代號(hào)）-案卷號(hào) 分類號(hào)的類別號(hào)為“精準(zhǔn)施策類 JF03”，項(xiàng)目代號(hào)為“精準(zhǔn)扶貧項(xiàng)目號(hào)”，可用“XM+序號(hào)”。

　 示例：

　XXXX—JF03·XM01- 1

　案卷順序號(hào)

　 精準(zhǔn)扶貧項(xiàng)目類代碼

　 全宗號(hào)（市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)）

　如立檔單位已設(shè)有項(xiàng)目檔案類的，且二級類目能涵蓋本單位全部類型扶貧開發(fā)項(xiàng)目檔案的，則按原分類編號(hào)規(guī)則編制檔號(hào)。也可在項(xiàng)目檔案類下，將精準(zhǔn)扶貧項(xiàng)目作為二級類目，精準(zhǔn)扶貧項(xiàng)目下以項(xiàng)目為單位分類編號(hào)。

　 示例：

　XXXX—XX·JFXX- 1

　 案卷號(hào)

　精準(zhǔn)扶貧項(xiàng)目代碼 （JF+序號(hào)）

　項(xiàng)目檔案類代碼

　全宗號(hào)（市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)）

�。ㄋ模┢渌�載體、類型檔案檔號(hào)編制

　 1.照片檔案檔號(hào)編制按《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2016）要求編制。

　2.電子檔案檔號(hào)編制按《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）和《數(shù)碼照片檔案歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）要求編制。

　3.精準(zhǔn)扶貧資金會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求編制。

　三、整理 精準(zhǔn)扶貧檔案應(yīng)分門別類整理。文書類材料按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）進(jìn)行整理，項(xiàng)目文件按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822 -2008)進(jìn)行整理，照片和電子檔案等特殊載體檔案，分別按《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2016）《數(shù)碼照片檔案歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）等進(jìn)行整理，精準(zhǔn)扶貧資金會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》整理。具體如下。

　 （一）文書類材料整理 精準(zhǔn)扶貧綜合管理類，精準(zhǔn)識(shí)別類、精準(zhǔn)施策類、精準(zhǔn)脫貧類及村級的綜合類文書類材料以“件”為單位進(jìn)行整理。

　1.件的確立 正本與定稿為一件（定稿過厚的，也可單獨(dú)為一件）；正文與附件為一件（附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂為一件的，也可各為一件）；原件與復(fù)印件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；各種精準(zhǔn)扶貧統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊、圖冊等以鎮(zhèn)、村為單位一個(gè)事由為一件；來文與復(fù)文（指聯(lián)系密切的來往

　性質(zhì)的文件材料，如請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等）可作為一件。

　 2.件的排列

　 按照“年度-期限-問題（四大類）-件序號(hào)”順序排列。

　 3.件內(nèi)材料排列與裝訂 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。按件裝訂。應(yīng)移交市縣檔案館保存的，用不銹鋼釘、棉線在文件材料左上角直角或文件左側(cè)三孔一線裝訂。已裝訂成冊的保持原狀。

　 4.件內(nèi)頁碼編寫 件內(nèi)頁碼編寫在有效文字頁面正面的右上角、背面的左上角，每件從 1 開始順序編頁號(hào)。文件原編頁碼與實(shí)有頁數(shù)相符的，不另編頁碼。

　 5.件號(hào)編寫 每件文件首頁上端空白處加蓋歸檔章（見《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2015），用碳素墨水填寫歸檔章內(nèi)容，件號(hào)填寫自然流水號(hào)。如“1、...9、10”

　各級扶貧辦、鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔章填寫示例

　XXXX—JF·2015-Y-01-1

　 XXXX

　 2015

　 1 JF.精準(zhǔn)識(shí)別

　 永久

　 15

　村級貧困戶類歸檔章填寫示例

　 全宗號(hào)-JF·年度-鎮(zhèn)·村·組·戶（識(shí)別代碼）-件序號(hào)

　示例：

　XXXX—JF·年度-XX·XX-1

　6.歸檔文件目錄編制

　 歸檔文件目錄表格為 A4 幅面橫向表格，統(tǒng)一用 A4 紙打印裝訂成冊，并加裝 A4 幅面《歸檔文件目錄》封面。

　XXXX·JF 2015 1 XX·XX

�。ㄗR(shí)別代碼）

　30 年 15

　 序號(hào)：文件的件順序號(hào)（件號(hào)）。

　檔號(hào)：該件文件的檔號(hào)，即“全宗號(hào)-年度-保管期限-問題-件號(hào)”XXXX—2015- Y -01 -1 或 XXXX—JF·2015-Y-01-1 文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，無文號(hào)的可不填寫。

　責(zé)任者：使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡稱，如“囗囗縣人民政府”“囗囗鄉(xiāng)人民政府”。黨的機(jī)關(guān)加“中共”，如“中共囗囗縣委員會(huì)”“中共囗囗鄉(xiāng)委員會(huì)”。

　題名：即文件的標(biāo)題。沒有標(biāo)題或原標(biāo)題不能正確說明文件內(nèi)容的，應(yīng)自擬標(biāo)題，自擬標(biāo)題加“[ ]”符號(hào)。

　日期：文件的形成時(shí)間。以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。如。

　密級：填寫文件的秘密級別，如秘密、機(jī)密、絕密。

　頁數(shù)：填寫該件文件的總頁數(shù)。

　備注：注釋盒內(nèi)文件需要說明的情況。

　歸檔文件目錄封面:

　 （二）精準(zhǔn)施策類項(xiàng)目文件按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822 -2008)相關(guān)要求，按項(xiàng)目以“卷”為單位整理，按照項(xiàng)目申請立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等階段，根據(jù)文件材料數(shù)量分別組卷，一個(gè)項(xiàng)目的案卷編一個(gè)流水號(hào)。

　（三）貧困戶文件每年以一戶的全部文件材料為一件（即“一戶一檔”）分別整理，以村組為單位順序排列。

　貧困戶（一戶一檔）“件”包括：

　封面（詳見封面示例）

　目錄（借用卷內(nèi)目錄格式）

　貧困戶文件材料（詳見歸檔范圍貧困戶類文件）

　貧困戶“件”順序排列之后編制貧困戶歸檔文件目錄。

　封面示例：尺寸 210×297 （單位：毫米）

　貧困戶檔案

　××縣××鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）××村××組

　囗囗囗（貧困戶姓名）

　整理人：

　年

　月

　 日

　檢查人：

　年

　月

　 日

　貧困戶歸檔文件目錄

　序號(hào)

　 檔號(hào)

　 貧困戶檔案題名 備注

　（四）村級精準(zhǔn)扶貧綜合類文件按件或卷整理，宜分年度按事由組件（卷），一個(gè)事由為一件，亦可組卷。

　 （五）照片檔案選擇主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁，具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片進(jìn)行洗印、整理。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片說明應(yīng)完整填寫題名、照片號(hào)、參見號(hào)、時(shí)間、攝影者、文字說明。照片題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，包括人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素。介紹人物時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確記錄主要人物、一至兩名次要人物的的職務(wù)、姓名。

　電子文件指在精準(zhǔn)扶貧工作中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)形成的電子文件和有關(guān)數(shù)據(jù)，利用電子設(shè)備形成的有關(guān)資料、數(shù)碼照片、錄像和錄音文件、檔案軟件備份數(shù)據(jù)。整理方法按《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）執(zhí)行。

　精準(zhǔn)扶貧資金會(huì)計(jì)核算材料按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》整理。

　四、檔案裝具及填寫格式 （一）精準(zhǔn)扶貧文書檔案檔案盒以《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）附錄格式和要求為準(zhǔn)，結(jié)合精準(zhǔn)扶貧檔案實(shí)際填寫。

　填寫格式：

　 檔案盒脊背格式及填寫：

　 （二）精準(zhǔn)扶貧項(xiàng)目檔案檔案盒用《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822 -2008)附錄所示檔案盒及格式要求填寫。

　 （全宗號(hào)）

�。�年度）

　（保管期限）

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　起止件號(hào)

�。ㄈ�宗號(hào)）

�。�年度）

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　（問題）

　起止件號(hào)

　 （村）

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