采購管理規(guī)定

　采購管理規(guī)定 目的：為規(guī)范公司采購管理，使采購作業(yè)有所依循，特制定本規(guī)定。

　范圍：適用公司所有的采購行為和采購對象。

　采購對象分類 （1）戰(zhàn)略采購對象：指對公司戰(zhàn)略選擇、項目判斷、長期運營、項目建設(shè)有重要意義的采購對象，如重大的“調(diào)查報告”、 “價值評估”、“方案設(shè)計”、“技術(shù)鑒定”等技術(shù)服務(wù)，以及大宗的煤礦機電設(shè)備系統(tǒng)、建設(shè)安裝工程、安全和管理的信息化工程等。

　（2）常規(guī)采購對象：指在公司日常運營和項目建設(shè)及生產(chǎn)中，大量、長期所需的采購對象。如批量生產(chǎn)物資器材、批量設(shè)備及工具配件、批量建設(shè)材料、批量建筑材料等。

�。�3）零星采購對象：指在公司日常運營或應(yīng)急狀態(tài)下，隨機或應(yīng)急發(fā)生的小額采購對象，如零星木材、零星工具、零星耗材、零星建材及應(yīng)急物資等。

�。�4）小額辦公用品、用具及后勤生活物資，如文具、菜肴等。

　采購形式分類及管理規(guī)定 （1）專項采購：適用于前述戰(zhàn)略采購對象。采購實施責(zé)任人：專項小組或商務(wù)部門（供銷配送部）；采購時間：服從專項需求；采購方式：招投標(biāo)；

　（2）計劃采購：適用于前述常規(guī)采購對象。采購實施責(zé)任人：商務(wù)部門（供銷配送部）；采購時間：每月采購，每旬補充；采購方

　式：集中定期采購，即每月根據(jù)計劃預(yù)算集中采購，每旬追加補充采購。

　（3）臨時采購：適用于前述零星或應(yīng)急狀態(tài)下的小額采購，以及小額辦公用品、用具和后勤生活物資采購。采購實施責(zé)任人：行政人事部或財務(wù)部；采購時間：根據(jù)需要臨時安排；采購方式：由采購實施單位自主采購；

　計劃采購流程圖

　品糧

　 （1）由需求單位定期（每月 25 日前）編制采購計劃單，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交商務(wù)部門（供銷配送部）。

�。�2）商務(wù)部門（供銷配送部）根據(jù)已通過審批的采購計劃單，組織詢價、比價，根據(jù)詢價、比價結(jié)果（采購詢價單），遵循質(zhì)優(yōu)價低的原則，確定供應(yīng)商，發(fā)出采購指令（簽核采購詢價單）。

�。�3）采購實施單位經(jīng)辦人員根據(jù)采購指令（如有必要，還需進行商務(wù)簽約）、組織采購、配送、完成交驗手續(xù)（提交入庫單）。

�。�4）采購實施單位或人員憑（必要的商務(wù)合約）、采購計劃單，詢價單、發(fā)票、物資入庫單按規(guī)定期限到財務(wù)部辦理財務(wù)結(jié)算手續(xù)。

　財務(wù)結(jié)算規(guī)定 （1）物資采購財務(wù)結(jié)算，按照先驗收入庫后付款的原則進行，商務(wù)部門（供銷配送部）辦理采購付款結(jié)算時，必須提供“采購計劃單”和“采購詢價單”（備查），物資入庫單、供應(yīng)商開具的發(fā)票，入庫單和發(fā)票二者必須相互吻合。

　計劃預(yù)算

　 供應(yīng)商選定

　 采購實施

　 財務(wù)結(jié)算

�。�2）現(xiàn)款交易、先款后貨的采購業(yè)務(wù)，先由商務(wù)部門（供銷配送部）采購經(jīng)辦人在財務(wù)部辦理借款，待采購行為完成，材料驗收入庫后、按《財務(wù)報銷規(guī)定》的要求，填寫費用報銷單（將物資入庫單采購聯(lián)、會計聯(lián)、供應(yīng)商開具的商品銷貨清單和發(fā)票粘貼在費用報銷單后）

　商務(wù)部門（供銷配送部）負責(zé)人簽字

　會計初步審核

　財務(wù)經(jīng)理審核簽字

　 礦長審批簽字

　 會計進行賬務(wù)處理，編制記賬憑證

　 出納補付現(xiàn)金或收回借款。采購人員所借現(xiàn)金，應(yīng)在十日內(nèi)到財務(wù)部進行報銷，對前款沒有結(jié)清的，一律不再借款。

　（3）購買物資原則上不實行預(yù)付貨款的方式，如遇特殊情況需預(yù)付貨款的，由商務(wù)部門（供銷配送部）采購經(jīng)辦人員提出申請

　 填寫請款單

　 商務(wù)部負責(zé)人簽字

　 財務(wù)經(jīng)理審核簽字

　礦長審批簽字

　 出納辦理預(yù)付款手續(xù)

　 會計進行賬務(wù)處理，編制記賬憑證 。對預(yù)付貨款，采購人員要及時提貨或督促供應(yīng)商發(fā)貨、開具發(fā)票（發(fā)票盡量要求開具增值稅專用發(fā)票）、返回支票存根等，此手續(xù)原則上不得跨月。

�。�4）賒購的物資，商務(wù)部門（供銷配送部）經(jīng)辦人在辦理入庫手續(xù)后，將入庫單財務(wù)聯(lián)、供應(yīng)商開具發(fā)票留存財務(wù)作為掛賬依據(jù)（特別是增值稅發(fā)票，要及時交給財務(wù)部，由于延期移交，稅款無法抵扣，給公司造成損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的稅款）。入庫單采購聯(lián)返還采購人員作為以后申請付款的依據(jù)。

　七、本規(guī)定從文件下發(fā)之日起開始執(zhí)行。

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