高校成人教育學(xué)生檔案管理的問題及心思考

　　摘要：隨著我國高等教育實現(xiàn)“精英化”向“大眾化”的跨越，高校學(xué)生事務(wù)管理工作面臨的新情況和新問題不斷增多，管理專業(yè)化的吁求越來越高，高校成人教育學(xué)生檔案管理工作也逐漸成為國內(nèi)外教育界關(guān)注的一個重要課題。文章首先闡釋了高校成人教育的特點，并通過分析當(dāng)前成人教育學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，提出幾點建議和思考。
　　關(guān)鍵詞：高校；成人教育；學(xué)生檔案管理
　　中圖分類號：G720　文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A　文章編號：1009-4156(2012)04-044-02
　　高等教育“精英化”向“大眾化”趨勢發(fā)展體現(xiàn)了我國國民教育水平在逐步提高，高校成人教育作為高等教育中的重要部分，是與自學(xué)考試、網(wǎng)絡(luò)教育、廣播電視大學(xué)等辦學(xué)類型并駕齊驅(qū)的繼續(xù)教育途徑，我國大部分高校都設(shè)置了函授、業(yè)余或脫產(chǎn)形式的成人教育的本、專科，為在職人員的繼續(xù)教育提供了更多的選擇和可能，也積極有效地推進(jìn)了我國高等教育大眾化的進(jìn)程。
　　一、高等學(xué)校成人教育學(xué)生檔案的特點
　　成人教育學(xué)生檔案管理作為學(xué)生事務(wù)管理的重要組成部分，反映著學(xué)生在接受教育期間各個方面的表現(xiàn)，包括課程學(xué)習(xí)、成績考核、行為表現(xiàn)、獎懲和發(fā)展等內(nèi)容。近年來，隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校成人教育呈現(xiàn)出辦學(xué)形式多樣化的趨勢，這種多樣性趨勢以及成人教育學(xué)習(xí)方式的特殊性，決定了高校成人教育管理的多樣性和復(fù)雜性。
　　首先，由于成人教育的生源涉及面廣泛以及成人教育辦學(xué)形式、辦學(xué)點的多樣化，導(dǎo)致成人教育學(xué)生檔案材料復(fù)雜多樣，給學(xué)生檔案的管理帶來加大難度。其次，高校成人教育學(xué)生檔案管理較為分散，有的存放在成人教育學(xué)院、繼續(xù)教育學(xué)院或成教處，有的存放在各教學(xué)單位或辦學(xué)站點，缺乏統(tǒng)一的歸檔管理。最后，由于學(xué)生檔案的積累具有可變動性的特點，包括學(xué)習(xí)地點、學(xué)籍等方面的變動也會給學(xué)生檔案的管理帶來影響。學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間的歷史見證，是學(xué)籍管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價值，是學(xué)生學(xué)習(xí)情況所形成的學(xué)業(yè)成績、操行評語、學(xué)歷、學(xué)位證明書等全面發(fā)展情況的客觀具體的歷史真實記錄，是原始性和憑證性的重要依據(jù)。目前，學(xué)生檔案在專升本、攻讀研究生、出國深造等方面都具有較高的查閱率和利用率，而且近年來，用人單位對學(xué)歷的審驗愈來愈嚴(yán)格，所以學(xué)生檔案也成為用人單位鑒定各類證書真?zhèn)蔚囊罁?jù)之一。
　　二、高校成人教育學(xué)生檔案管理存在的問題
　　(一)對檔案管理缺乏重視，制度不健全
　　由于歷史原因，一些高校對于成人教育定位的繼續(xù)教育和高層次崗位培訓(xùn)認(rèn)識不夠，對成教學(xué)生檔案工作缺乏足夠的重視，這在很大程度上制約了檔案工作者收集、整理和利用成人教育學(xué)生檔案的積極性和主動性。同時，缺乏規(guī)范化的管理制度，也導(dǎo)致了不少疏漏。雖然2008年由教育部和國家檔案局聯(lián)合制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對高校檔案進(jìn)行了詳細(xì)的分類，也對檔案的歸檔、整理和利用指明了方向，但其中并沒有對檔案管理過程中的具體處理流程、格式規(guī)范進(jìn)行詳細(xì)的描述，因此，一些高校的成教學(xué)生檔案管理工作有較大的隨意性。比如，個別主管領(lǐng)導(dǎo)沒有把學(xué)生檔案管理工作列入辦學(xué)議事日程，沒有統(tǒng)一的檔案格式，管理人員也認(rèn)為檔案不會長期存放在學(xué)校而是隨著學(xué)生畢業(yè)就轉(zhuǎn)走，因而不需要認(rèn)真整理，還有的學(xué)生自己在填寫檔案時不認(rèn)真，不仔細(xì)，不關(guān)心檔案去向等個人檔案意識淡薄現(xiàn)象時有發(fā)生。
　　(二)機構(gòu)設(shè)置不全，管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)
　　高校成教學(xué)生檔案管理隊伍普遍比較薄弱。大多高校的教學(xué)院系并沒有設(shè)置專門的檔案管理崗位，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，往往要兼顧行政、教務(wù)、考務(wù)等繁雜的工作，而且大多未受過專門的檔案管理培訓(xùn)，缺乏檔案業(yè)務(wù)知識和利用信息化技術(shù)建設(shè)檔案的技能，無法很好地掌握對檔案工作的分類、歸檔、整理等工作，給檔案管理帶來困難。而兼職人員的日常事務(wù)性工作量大，也無法投入較多時間和精力來完成檔案管理工作，降低了檔案的質(zhì)量，如文件材料缺失、不全等。此外，一些主管部門的監(jiān)督力度也有待加強，不少成教學(xué)生的檔案放置在不同的檔案管理處或教學(xué)站點，有的學(xué)生對于檔案的態(tài)度比較隨意，不認(rèn)真填寫個人基本情況或者弄虛作假，檔案材料“想交就交，不想交就不交”，少數(shù)主管部門尚未對學(xué)生檔案材料進(jìn)行督促檢查及審核就直接歸檔。
　　(三)管理模式陳舊，效率低下
　　高校成教學(xué)生的檔案普遍和其他資料隨意放在幾個柜子里，容易丟失、磨損。還有某些檔案材料缺乏說服力，比如內(nèi)容不齊全，需加蓋公章的材料沒有蓋章，不按檔案管理中規(guī)定要求去做等。隨著信息化的步伐加快，提高辦事效率，各行各業(yè)都開始運用網(wǎng)絡(luò)，但是部分高校成人教育的學(xué)生檔案管理方式仍停留在單純的紙質(zhì)層面，缺乏電子化、信息化，不僅查閱和利用的效率有待提高，而且對信息資源也缺乏有效的發(fā)掘利用，難以形成服務(wù)功能的多元化以及檔案管理者和信息需求者之間的良好互動。
　　三、改進(jìn)高校成人教育學(xué)生檔案管理工作的幾點思考
　　(一)積極宣傳，提高師生的檔案管理意識
　　由于成人教育的學(xué)生主要來源于在職工作人員，具有分布廣、信息傳達(dá)周期長的特殊性，而且學(xué)生檔案材料的管理也需要校內(nèi)外各個管理部門和人員的協(xié)作配合，所以，我們一方面可以利用手機、網(wǎng)絡(luò)等信息工具，多渠道多角度地加強宣傳力度，使大家對學(xué)生檔案工作有足夠的重視程度，另一方面也可以定期對涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從上而下增強檔案管理意識。
　　有了充分的重視，才能更好地促進(jìn)學(xué)生檔案管理的業(yè)務(wù)建設(shè)和隊伍建設(shè)，才能保證各個工作環(huán)節(jié)對檔案材料的形成過程嚴(yán)格把關(guān)，才能維護(hù)檔案材料的真實性、可靠性、完整性和全面性，使檔案材料的收集、歸檔工作能順利進(jìn)行。
　　(二)使用現(xiàn)代化管理手段，完善檔案管理模式
　　現(xiàn)代化的管理手段指的是在設(shè)備基礎(chǔ)、應(yīng)用軟件、管理資源等方面合理地搭建檔案管理平臺，以實現(xiàn)檔案信息資源與信息技術(shù)的整合與利用為目的，從傳統(tǒng)單一的檔案管理模式向現(xiàn)代科技的管理模式轉(zhuǎn)變，主要是通過先進(jìn)的信息技術(shù)，利用豐富多彩的圖像、多媒體及網(wǎng)絡(luò)等方式對檔案管理工作進(jìn)行完善。隨著科學(xué)發(fā)展觀的提出，“以人為本，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展”成為信息化、現(xiàn)代化的基本要求，要實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，就應(yīng)該強調(diào)“服務(wù)于人”，以服務(wù)為宗旨、以利用為目的。目前的管理視角開始逐步從知識管理向信息管理化模式轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也有了新的方向，承載信息開始由靜態(tài)向動態(tài)轉(zhuǎn)變。為了避免單一性的檔案管理模式，高校應(yīng)該加強創(chuàng)新，通過檔案管理信息化的過程，調(diào)動管理人員參與工作的熱情，激發(fā)他們的積極性和主動性，并利用信息化的管理工具，為學(xué)生、為社會提供靈活多樣且兼具針對性的檔案服務(wù)�，F(xiàn)代化的管理手段能夠快速有效地完成成人教育檔案的統(tǒng)計、查閱、檢索以及遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息等工作，有助于提高全體成人教育教職工在檔案管理的質(zhì)量和效率，使其邁入一個新的階段。這樣，一方面可以促進(jìn)管理工作更好地適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展多元化以及新技術(shù)改革創(chuàng)新的潮流；另一方面也有效地提升了管理服務(wù)的素質(zhì)乃至管理人員的素質(zhì)，達(dá)到既服務(wù)于人又服務(wù)于己的良好效果。
　　(三)加強管理隊伍建設(shè)，改進(jìn)服務(wù)方式和管理工作
　　加強成教檔案管理隊伍的建設(shè)，一方面是加大宣傳和培訓(xùn)的力度，幫助管理人員加深對檔案信息服務(wù)功能的認(rèn)識，提升檔案管理中為學(xué)生、為社會服務(wù)的意識；另一方面是完善規(guī)章制度，合理設(shè)置業(yè)務(wù)流程、工作崗位和激勵機制。要制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)章制度、工作守則和業(yè)務(wù)規(guī)范，讓各個環(huán)節(jié)的工作都有章可依，減少漏洞，而且，應(yīng)合理地配備人員，引入競爭和激勵機制，克服“工作沒人做”、“能做不好好做”、“忙閑不均”等不良現(xiàn)象。把服務(wù)工作由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，由內(nèi)部服務(wù)向社會全方位服務(wù)轉(zhuǎn)化，積極了解和掌握需求者對檔案信息的利用和需求方向，有針對性地開展服務(wù)工作。
　　社會在不斷進(jìn)步，對高校成人教育的檔案工作也提出了更高的要求，不僅要具有服務(wù)精神，同時也要注重服務(wù)品質(zhì)和服務(wù)態(tài)度，做到完全徹底、優(yōu)質(zhì)高效和熱情主動。為了更好地應(yīng)對廣大教職員工的服務(wù)要求，我們應(yīng)該強化服務(wù)意識、拓展服務(wù)功能、規(guī)范服務(wù)行為、提高服務(wù)質(zhì)量，以積極的態(tài)度投入工作，促進(jìn)現(xiàn)代化高校成人教育檔案管理工作穩(wěn)步向前發(fā)展。

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