高等教育教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的探索

　　【摘要】對于檔案管理而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的劣勢較為明顯，主要可以體現(xiàn)在管理難度大，不易保存，存放環(huán)境苛刻等等，而且一些特定的檔案往往關(guān)系到關(guān)鍵性的信息，而存放時(shí)間較長就會(huì)導(dǎo)致資料的紙張發(fā)黃、字跡模糊，對于檔案資料的運(yùn)用范圍也造成一定的限制。而且多數(shù)檔案資料在調(diào)用方面都存在難度，需要花費(fèi)大量的時(shí)間與人力，因而探尋檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建也是十分重要的。
　　【關(guān)鍵詞】 高等教育教學(xué)；檔案管理信息；建設(shè)探索
　　高校教育教學(xué)檔案對于高校工作與教育都是至關(guān)重要的。而探尋高等教育教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的探索方式和手段，往往是高校教育教學(xué)檔案管理高效化、科學(xué)化發(fā)展的主要趨勢，對于高校未來教學(xué)的改革具有重要的意義和價(jià)值。就此筆者將通過本文，從高等教育教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)方面入手，進(jìn)行具體的分析與探討。
　　一、建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的意義
　　就檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建而言，主要的意義和價(jià)值可以體現(xiàn)在三個(gè)方面：其一是社會(huì)價(jià)值，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理無論制作和保存都需要花費(fèi)大量的人力和金錢，而且保存難度較大，與當(dāng)前時(shí)代背景下可持續(xù)發(fā)展理念相違背，而信息化網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)是技術(shù)革新的主要體現(xiàn)，也是目前時(shí)代發(fā)展以及市場發(fā)展的必然要求。其二，檔案價(jià)值，對于高校教育教學(xué)檔案管理而言，傳統(tǒng)管理往往只能保存有價(jià)值的文字信息，因而檔案本身的價(jià)值有限。而通過檔案信息管理系統(tǒng)，則可以根據(jù)檔案資料的應(yīng)用，選擇更多科學(xué)的保存方式，如以多媒體資源（包含文字、例圖、聲音、視頻等等），而且信息化系統(tǒng)能夠?qū)�檔案存放在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)中，從而保證檔案調(diào)用的便捷性與高效性，也能保證管理的靈活性，即管理人員可以對檔案進(jìn)行修改、刪除以及添加等各種操作，同時(shí)還能夠預(yù)覽檔案的具體內(nèi)容。其三，服務(wù)價(jià)值，對于高校教學(xué)檔案管理而言，構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)的價(jià)值還體現(xiàn)在服務(wù)方面，因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)本身具有更強(qiáng)的拓展性和功能性，能夠充分發(fā)揮檔案信息服務(wù)的范圍以及質(zhì)量，而且能夠?qū)�檔案信息進(jìn)行分類、區(qū)分及存放，從而方便用戶檢索查詢，這也間接增加了檔案管理的效果與服務(wù)價(jià)值。
　　二、加大數(shù)字及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及
　　就目前而言，無論對何種管理方式進(jìn)行改革，都僅僅是基于管理方法進(jìn)行改變，而要改變管理的渠道，讓其能夠符合高校對教育檔案的管理與運(yùn)用需求，則需要首先構(gòu)建完整的教育與教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，同時(shí)突出檔案管理的科學(xué)化、高效化以及社會(huì)化，而且需要在系統(tǒng)構(gòu)建過程中加大數(shù)字及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，即讓數(shù)字與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行融合，保證整個(gè)信息管理系統(tǒng)的科學(xué)性，從而為未來改革與發(fā)展奠定重要的基礎(chǔ)。當(dāng)前時(shí)代背景下，云存儲(chǔ)具有高效性、科學(xué)性的優(yōu)勢，而且相對于計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存而言，其能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享，保證檔案信息運(yùn)用具有更廣的覆蓋面和運(yùn)用面。
　　三、發(fā)揮管理系統(tǒng)的擴(kuò)展運(yùn)用
　　就檔案管理信息系統(tǒng)而言，要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)完整的系統(tǒng)功能以及廣泛運(yùn)用，則需要在系統(tǒng)開發(fā)過程中強(qiáng)化兩種基礎(chǔ)功能的實(shí)現(xiàn)：其一，具有優(yōu)秀的泛用性，因?yàn)樵谝话銠n案管理方面，往往需要涉及多類不同種類的檔案，雖然教育教學(xué)檔案只是在某一范疇內(nèi)，但是依然可以劃分為多種檔案類型，因而檔案管理信息系統(tǒng)要體現(xiàn)出更多功能與拓展，則需要保證系統(tǒng)本身應(yīng)當(dāng)具有優(yōu)秀的泛用性，即能夠滿足各類檔案的特征以及管理要求，進(jìn)而進(jìn)行高效性、秩序性以及科學(xué)性的管理。其二，具備明顯的拓展性，因?yàn)闄n案管理的方式都是多數(shù)用戶的最終需求體現(xiàn)，高等教育教學(xué)檔案管理也不例外。而且多數(shù)用戶的需求并不是固定不變的，往往跟隨時(shí)代與市場需求的變化而呈現(xiàn)出多樣化的變化，因而具有不定性，而對于檔案管理信息系統(tǒng)而言，要適應(yīng)各類用戶的不同功能需求，則需要其在設(shè)計(jì)時(shí)加入相應(yīng)的拓展性功能，而且需要保證系統(tǒng)本身的易控性，進(jìn)而能夠進(jìn)行不同功能的拓展，甚至可以實(shí)現(xiàn)一些人性化的、科學(xué)性的功能，讓檔案管理體現(xiàn)出更多高效性與針對性。
　　四、提升管理系統(tǒng)的安全性
　　由于檔案本身屬于一種數(shù)據(jù)，很多檔案內(nèi)容都是較為隱蔽的，而且具有更高的價(jià)值。而且雖然信息化管理檔案不會(huì)出現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中出現(xiàn)的損壞、受潮、缺失等問題，但是信息網(wǎng)絡(luò)的隨機(jī)性也決定其不具備很高的安全性。因而對于系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)人員而言，則需要考慮運(yùn)用信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的安全性。而要提升信息管理系統(tǒng)的安全性，主要可以從三個(gè)方面入手：其一，強(qiáng)化對網(wǎng)絡(luò)信息安全的重視，同時(shí)構(gòu)建科學(xué)制度規(guī)則，保證檔案信息系統(tǒng)運(yùn)作過程中的安全性。其二，強(qiáng)化檔案信息管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化，特別是修改、刪除、添加等操作流程，必須嚴(yán)格按照要求進(jìn)行，避免出現(xiàn)信息泄露、信息失實(shí)等問題。其三，重視備份，對于一些重要的檔案，需要進(jìn)行備份，同時(shí)進(jìn)行定期備份更新，以避免信息管理系統(tǒng)問題導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤、缺失。
　　五、結(jié)語
　　總而言之，構(gòu)建信息管理系統(tǒng)的主要目的就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與高效化，特別是對于高等教育教學(xué)檔案管理而言，往往會(huì)涉及多個(gè)方面的檔案信息，更需要利用信息管理系統(tǒng)的智能分類存放功能，以達(dá)到預(yù)期的管理效果。
　　【參考文獻(xiàn)】
　　[1]沈晶，潘巖.學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)的改善及安全強(qiáng)化[J].辦公自動(dòng)化（綜合版），2013，12（12）：54-56..
　　[2]王萍.ASP技術(shù)在學(xué)院畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)中的應(yīng)用[J]. 科技傳播，2015，04（04）：136-138.
　　[3]馮有輝.論當(dāng)代信息技術(shù)在高校成人教育檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案天地，2016，03（03）：60-62.
　　[4]王東旭，王洋. 高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的探索與思考[J]. 中國電力教育，2012（32）：145-146+148.

相關(guān)熱詞搜索：教育教學(xué) 管理信息系統(tǒng) 探索 檔案 建設(shè)