新時期高校檔案管理信息化建設(shè)的新思考

　　摘 要：高校檔案管理包含了整個高校校史、校情以及校園管理各項發(fā)展的資料與數(shù)據(jù)信息，集合了各類學(xué)科的重要活動、重要組織等文獻(xiàn)，對校園自身發(fā)展和建設(shè)有著一定意義。但隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息時代的到來給檔案管理提出了更多挑戰(zhàn)，如今加強(qiáng)新時期高校檔案管理信息化的建設(shè)也成為了主要研究方向。本文就針對該方面展開相應(yīng)的決策討論和說明。
　　關(guān)鍵詞：高校檔案管理信息化建設(shè) 信息資源共享服務(wù)意識 夯實資源共享物質(zhì)基礎(chǔ)
　　中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）07-00-01
　　一、高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
　　從最近統(tǒng)計的高校檔案管理信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)情況表明來看，當(dāng)下很多高校都已經(jīng)在檔案建設(shè)里投入了很多精力，且都取得了一定成效，但是仍然還存在或多或少的問題，這些問題也是檔案管理信息化建設(shè)道路上的挑戰(zhàn)，解決這些問題也能從根本上增強(qiáng)并提高信息化建設(shè)的技術(shù)和水平，總結(jié)起來，存在的問題主要表現(xiàn)在以下這幾個方面：
　　1.傳統(tǒng)檔案管理意識的束縛
　　在高校檔案管理的長期發(fā)展以來，很多人都已經(jīng)適應(yīng)了傳統(tǒng)的管理方式，其管理思維也都局限在了傳統(tǒng)管理模式里。這一守舊思想主要表現(xiàn)有第一重保管、輕利用，會把很久之前的檔案都保管的如新的一樣，但是檔案里的內(nèi)容卻基本沒有用過。其次，檔案管理人員的視野比較狹小，大多都側(cè)重在管理這一小范圍內(nèi)，沒去想能夠用管理的檔案去做其他什么更有價值的事。同時也缺少主動性，只是等用戶上門查閱檔案，但未試想能夠給用戶提供哪些檔案。
　　2.高校檔案信息資源不完善
　　此外，很多高校在檔案管理這方面制度不太完善，信息資源比較錯亂，比如說學(xué)生的在校成績和學(xué)歷有的檔案是存在學(xué)生部，而有的是在校檔案室，這導(dǎo)致了檔案的存儲方位錯亂，學(xué)生在查閱自己的檔案時要多走一個流程。這種碎片化、零散性的管理體制很難適應(yīng)于對大數(shù)據(jù)和信息量較多的內(nèi)容處理，因此，將各個管理部門的分工責(zé)任明確也是完善建設(shè)的一大重要舉措。
　　3.檔案管理人員信息化知識欠缺
　　很多高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)并不高，都存在很多低層次管理水平的人員，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式下的管理必然也要求了人才隊伍建設(shè)。比如說當(dāng)下人才就要能夠使用現(xiàn)代化技術(shù)，熟練計算機(jī)程序，能夠?qū)W會用云計算操作去處理復(fù)雜的數(shù)據(jù)內(nèi)容。還有很多人員知識結(jié)構(gòu)不全面，沒有進(jìn)取向上的心，對工作內(nèi)容處理的態(tài)度不端正，這也導(dǎo)致了整體的檔案管理建設(shè)水平難以得到提高和進(jìn)步。加強(qiáng)檔案管理的復(fù)合型人才培養(yǎng)也將是改善這一管理體制的主要舉措之一。針對這些現(xiàn)存問題，下面就幾點建設(shè)的方式方法和相關(guān)思考進(jìn)行討論和說明。
　　二、新時期如何加快高校檔案管理信息化建設(shè)
　　1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識，樹立信息資源共享服務(wù)理念
　　我們的行為都是由思想觀念所引導(dǎo)，因此，改善當(dāng)前這一局面，提高人員專業(yè)素質(zhì)就需要擯棄傳統(tǒng)的檔案管理思想，樹立其信息資源共享的概念。檔案資料不是存在那里就一動不動，要將固定的數(shù)據(jù)動態(tài)化，將存儲的內(nèi)容充分利用起來，管理工作人員還要認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論，要時刻關(guān)注歷史上資料管理的作用和意義。要清楚明白高校檔案管理的目的是什么，打破檔案室傳統(tǒng)的封閉式形象，將更多有用資源充分利用起來，從而實現(xiàn)檔案管理的價值。
　　2.加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)，夯實資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)
　　我們要將檔案信息資源建設(shè)進(jìn)行總體規(guī)劃，使其在一個統(tǒng)一的體制下進(jìn)行，還要擴(kuò)大檔案資料的采集范圍，并適時的調(diào)查社會中反映的情況，通過不同渠道去收集、開發(fā)專題特色檔案，將管理資料都利用起來。比如說有某些高校開設(shè)了一項科研項目，那么以該科研項目的研究者作為用戶對象，在檔案管理中收集與科研主題相近的內(nèi)容，創(chuàng)建信息卷宗，以便更好的服務(wù)于應(yīng)用者，從而也假設(shè)了高�？蒲谐晒�轉(zhuǎn)化和科研項目合作兩者融合的紐帶，讓科研成果投入進(jìn)實際的運(yùn)營中，體現(xiàn)檔案管理的意義和價值。
　　3.加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)，提高檔案管理隊伍整體素質(zhì)
　　最后，人才隊伍建設(shè)作為直接影響到檔案管理整體水平的重要因素，在校區(qū)可通過培訓(xùn)和教育，培養(yǎng)一批既掌握基本的管理知識，又能夠熟練使用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的復(fù)合型人才，打破傳統(tǒng)的技術(shù)障礙，將更多樣化的管理手段應(yīng)用到實踐中。通過建立獎勵機(jī)制來鼓勵更多學(xué)員去主動學(xué)習(xí)和提高自身的專業(yè)素質(zhì)，從而更好的為檔案管理信息化建設(shè)的增值而服務(wù)。
　　三、高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考
　　結(jié)合在上海交大、上海交大醫(yī)學(xué)院、華東理工大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)等10多個高校檔案建設(shè)情況分析，根據(jù)具體的檔案調(diào)研數(shù)據(jù)，我們發(fā)現(xiàn)，這上十所高校都非常重視檔案的信息化建設(shè)。并能夠在提高檔案管理技術(shù)水平這方面投入較多的時間和財力，比如說上海交大就是國內(nèi)首個擁有較成熟技術(shù)的檔案數(shù)字化管理園區(qū)。在該現(xiàn)代技術(shù)的數(shù)字檔案管理平臺里，不僅獨具個性化，其信息化技術(shù)也在全國各個高校上數(shù)一數(shù)二。除此之外，其他高校也都紛紛展開了對檔案管理的數(shù)字化加工，并從提高其信息化技術(shù)的手段和方式里著手起來，也都加入進(jìn)了技術(shù)人員培訓(xùn)的隊伍中。雖然這些高校在檔案管理信息化建設(shè)中表現(xiàn)突出，取得效果顯著，但是也還有很多校區(qū)的數(shù)字化管理存在有很大的上升空間，有很多方面還尚未到位，并不能完全發(fā)揮數(shù)字化的優(yōu)勢，導(dǎo)致檔案管理還十分落后，比如說在貴州省里，大部分的高校庫房面積都不到一百平方米，這在很大程度上拖慢了國內(nèi)整體的檔案管理信息化技術(shù)水平提高的進(jìn)度。
　　四、結(jié)論
　　為了跟上新時期信息化技術(shù)發(fā)展的腳步，增強(qiáng)高校檔案管理的信息建設(shè)能夠有助于校內(nèi)對整個資源檔案的統(tǒng)一整合，隨著大數(shù)據(jù)的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理方式也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足這一快節(jié)奏的信息化需求。針對這些現(xiàn)象，我們要在國內(nèi)各個高校中大力宣傳檔案管理的重要性，要積極倡導(dǎo)信息技術(shù)的使用，以便優(yōu)化整個管理的體制，提高檔案管理效率，并確保其精準(zhǔn)性。
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