建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)分析

　　[摘 要]隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，工程建設(shè)也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案管理信息化建設(shè)越來越受到人們的重視。建筑設(shè)計(jì)檔案信息管理不僅可以提高管理效率，而且可以提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)代化水平。但是在我國檔案管理信息化建設(shè)中還存在的一些問題，如優(yōu)秀人才缺乏，信息管理技術(shù)水平低，需要加強(qiáng)信息安全管理等。要通過推進(jìn)人才培養(yǎng)和引進(jìn)，進(jìn)一步提高建筑工程檔案管理的信息化水平和安全性，促進(jìn)建筑業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。
　　[關(guān)鍵詞]建筑設(shè)計(jì) 檔案管理 信息化
　　中圖分類號：P58 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2018）37-0327-01
　　前言
　　近年來建筑行業(yè)的飛速發(fā)展，建設(shè)工程檔案也隨之快速增長，對建設(shè)工程檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，而傳統(tǒng)的建設(shè)工程檔案利用方法稍顯滯后，這就要求檔案工作者面對新形勢，緊跟時(shí)代步伐，適應(yīng)信息化時(shí)代檔案工作的需要，引入先進(jìn)技術(shù)，不斷推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程。
　　1、建筑設(shè)計(jì)檔案管理信息化的重要意義
　　1.1有利于提高建筑設(shè)計(jì)檔案管理效率
　　傳統(tǒng)的建筑設(shè)計(jì)檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，不僅檔案存放需要占用大量的空間，而且在檔案進(jìn)行調(diào)閱以及運(yùn)輸?shù)冗^程中，容易發(fā)生損害或者丟失，不利于建筑設(shè)計(jì)檔案管理的安全性和完整性。將現(xiàn)代化、信息化的技術(shù)應(yīng)用于建筑設(shè)計(jì)檔案管理，將建筑設(shè)計(jì)檔案錄入信息系統(tǒng)，能夠?qū)⑵滢D(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以電子文檔形式進(jìn)行保存，不僅大大節(jié)約了建筑設(shè)計(jì)檔案存放所占用的空間，而且利用快速便捷的信息檢索功能，能夠在短時(shí)間內(nèi)快速查詢到所需要的建筑設(shè)計(jì)檔案。通過對存放方式和查閱方式進(jìn)行改進(jìn)與完善，能夠有效降低對建筑設(shè)計(jì)檔案的磨損與破壞，在提高建筑設(shè)計(jì)檔案管理效率的同時(shí)，也在一定程度上延長了建筑設(shè)計(jì)檔案的使用壽命。
　　1.2能夠促進(jìn)建筑設(shè)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展
　　網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，有利于促進(jìn)建筑設(shè)計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。建筑設(shè)計(jì)檔案管理的最終目的并不是完整保存，而是將其進(jìn)行合理的分類歸納，提高相關(guān)信息的完整程度，為建筑設(shè)計(jì)檔案查閱者提供良好的服務(wù)。相較于傳統(tǒng)的建筑設(shè)計(jì)檔案管理方法而言，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠?qū)��?shù)據(jù)進(jìn)行快速收集與處理，并且提高相關(guān)信息的傳播與分享效率，通過建立建筑設(shè)計(jì)檔案管理平臺，形成完整的管理體系，推動(dòng)建筑設(shè)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。
　　1.3知識庫的建立
　　檔案信息資源是知識庫的重要組成部分，知識管理離不開對檔案信息管理，當(dāng)下一些建筑工程設(shè)計(jì)企業(yè)都在探討知識庫的建立工作，建筑工程設(shè)計(jì)檔案管理正經(jīng)歷著從信息管理到知識管理、知識管理向知識服務(wù)的過渡。未來的檔案管理將從基于檔案介質(zhì)的收集、保管、保存到以檔案利用為核心的利用、管理、保存轉(zhuǎn)變，將檔案數(shù)據(jù)由單一向多維擴(kuò)展，提煉成知識，引導(dǎo)用戶知識創(chuàng)新，為設(shè)計(jì)人員提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和訓(xùn)練的平臺，變檔案為知識，變管理為服務(wù)的模式轉(zhuǎn)變。
　　2、信息時(shí)代設(shè)計(jì)檔案的管理特點(diǎn)
　　2.1建筑設(shè)計(jì)檔案館藏模式由傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化
　　過去紙質(zhì)圖紙和文件一直是信息傳遞的主要載體和媒介。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)和應(yīng)用產(chǎn)生了電子檔案。電子文件是依賴計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備、傳輸和處理的文件，電子檔案是電子文件歸檔保存的形式，它必須滿足檔案的一切要求，這種電子檔案真正實(shí)現(xiàn)了海量存儲。
　　2.2 建筑設(shè)計(jì)檔案正在逐步實(shí)現(xiàn)信息化
　　由于電子設(shè)備更新?lián)Q代比較快，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也參差不齊，從而制約了檔案文件的存儲條件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，根據(jù)勘察設(shè)計(jì)科研自身的需要、特點(diǎn)及條件進(jìn)行局域網(wǎng)和二級網(wǎng)的鏈接。
　　2.3 建筑設(shè)計(jì)科研檔案服務(wù)模式多樣化
　　這些表現(xiàn)在，從檔案實(shí)體管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變，管理范圍擴(kuò)大化，管理方法智能化，由此帶來的服務(wù)模式的多途徑拓展。但仍有部分檔案工作者觀念陳舊，“重收集輕開發(fā)”，“重保管輕利用”，滿足于“閉架式借閱”，“你查我調(diào)”等傳統(tǒng)做法。
　　3、建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化對策
　　基于智慧城市的背景，建筑設(shè)計(jì)單位在檔案管理的過程中，要與信息化發(fā)展的趨勢相適應(yīng)，需要深化改革，落實(shí)策略措施，從而貫徹管理理念，加大安全監(jiān)管的力度，優(yōu)化工作手段，創(chuàng)新服務(wù)模式，從而發(fā)揮建筑設(shè)計(jì)單位檔案工作在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的至關(guān)重要的作用。
　　3.1 建立企業(yè)知識資源管理
　　為了實(shí)現(xiàn)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理的信息化，要合理配置檔案信息資源，完善收集、整合等流程，提升資源的利用效率，健全具有自身特色的檔案信息資源體系，推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展。檔案管理者要合理歸納總結(jié)檔案信息，予以科學(xué)分類，根據(jù)關(guān)聯(lián)在數(shù)據(jù)資源中充分挖掘知識點(diǎn)，使設(shè)計(jì)院實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理至知識管理的轉(zhuǎn)型。未來發(fā)展的趨勢是檔案管理由信息資源管理循序漸進(jìn)地過渡至知識管理層面。所以，建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理機(jī)構(gòu)要打破以往檔案管理模式的禁錮，積極強(qiáng)化知識管理理念，加強(qiáng)企業(yè)知識資源的管理，合理開發(fā)利用檔案信息資源，暢通知識共享與溝通的渠道，從而有效地利用檔案信息資源，增強(qiáng)建筑設(shè)計(jì)單位的核心競爭優(yōu)勢。
　　3.2 提高檔案信息化水平，實(shí)行檔案備份制制度
　　建筑設(shè)計(jì)單位要為檔案信息管理工作配備良好的設(shè)備設(shè)施，做好系統(tǒng)軟件的研發(fā)工作，對于各個(gè)部門每年度所移交的檔案資料，要有機(jī)地結(jié)合整理與輸入，從檔案信息的源頭做起。此外，要完善檔案備份制度，構(gòu)建電子文件與數(shù)字檔案的備份機(jī)構(gòu)，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，及時(shí)備份項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料與電子圖紙文件等，以有效地預(yù)防檔案的流失。另外，要完善主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，制定具有可行性與可操作性的策略措施，積極探索多元化的存儲模工與運(yùn)用手段，從而使檔案信息的真實(shí)性與完整性得到充分的保障。
　　3.3 加強(qiáng)設(shè)計(jì)院檔案管理創(chuàng)新
　　隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，要加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)，優(yōu)化信息檔案管理模式，創(chuàng)新管理手段。第一，做好建筑設(shè)計(jì)企業(yè)圖檔資料的編研工作，立足于設(shè)計(jì)院的實(shí)際，優(yōu)化管理模式，集圖書與情報(bào)、檔案于一體，滿足設(shè)計(jì)院工作的需求。第二，豐富管理內(nèi)容，對原始檔案予以精心地保管。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，尤其要為客戶提供與本院業(yè)務(wù)息息相關(guān)的知識技能與成果。第三，加大特色檔案信息的開發(fā)力度，參照設(shè)計(jì)院已有的優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果，以技術(shù)先進(jìn)與獲得顯著效益的設(shè)計(jì)項(xiàng)目為核心，做好編輯與推廣工作，從而推動(dòng)設(shè)計(jì)院檔案工作長足的可持續(xù)發(fā)展。
　　結(jié)束語
　　綜上所述，檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)階段檔案工作的發(fā)展必然態(tài)勢，同時(shí)也是檔案工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的必經(jīng)之路。在現(xiàn)代化社會(huì)背景下，檔案管理部門必須關(guān)注檔案信息化建設(shè)的重要作用，并大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程，能夠使檔案信息資源得到充分的挖掘與利用，并且提升檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。
　　參考文獻(xiàn)
　　[1]古穎偉.基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法探析[J].山東工業(yè)技術(shù)，2016，13：156.
　　[2]陳耀芬.基于信息化的工程建筑檔案管理方法探析[J].檔案天地，2014，12：49-50.

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