高速公路檔案收集整理與信息化建設(shè)

　　摘 要：目前，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高速公路工程規(guī)模也在原來(lái)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的擴(kuò)展，并且在整個(gè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起到了非常重要的促進(jìn)作用。通常情況下，在高速公路工程建設(shè)中會(huì)產(chǎn)生非常多的內(nèi)業(yè)資料，因?yàn)闀r(shí)間跨越比較長(zhǎng)，同時(shí)具有非常明顯的專業(yè)性，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的分類和整理。在企業(yè)管理工作中，檔案管理屬于其中非常重要的組成部分，需要構(gòu)建出完善的檔案收集整理體系以及電子化檔案管理系統(tǒng)，從而才能在最大程度上發(fā)揮出高速公路檔案的使用價(jià)值。本文主要針對(duì)高速公路檔案的有效收集和整理進(jìn)行了分析，并結(jié)合實(shí)際情況提出了實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的相關(guān)策略，希望能為相關(guān)人員提供合理的參考依據(jù)。
　　關(guān)鍵詞：高速公路；檔案收集；整理；信息化建設(shè)
　　將高速公路內(nèi)業(yè)資料管理工作進(jìn)行全面落實(shí)，保證在管理工作上具備一定的完整性與規(guī)范性，不但可以為高速公路日常運(yùn)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展提供非常重要參考作用，并且還能促進(jìn)養(yǎng)護(hù)管理工作可以實(shí)現(xiàn)順利的開(kāi)展。如今，信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)中實(shí)現(xiàn)了非常廣泛的應(yīng)用，對(duì)于提升工作效率和質(zhì)量有著非常重要的意義。因此，在高速公路檔案管理工作中，一定要加強(qiáng)信息化建設(shè)，構(gòu)建出相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，從而保證高速公路檔案工作可以滿足實(shí)際的發(fā)展要求。
　　1 高速公路內(nèi)業(yè)材料的整理要求與質(zhì)量要求
　　在對(duì)高速公路內(nèi)業(yè)材料進(jìn)行整理時(shí)，其整理要求主要包括了以下幾個(gè)方面：第一，保證高速公路內(nèi)容材料管理體系的完善性，在此基礎(chǔ)上保證歸檔文件要做到完整、準(zhǔn)確和規(guī)范，并辦理相應(yīng)的簽字手續(xù)；第二，檔案的收集與歸檔工作是在各部門(mén)以及各單位的各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的，在辦理工作全部完成之后，需要作為檔案保存的各種紙質(zhì)材料；第三，加強(qiáng)內(nèi)業(yè)材料整理的創(chuàng)新工作。對(duì)現(xiàn)有的整理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)高速公路內(nèi)業(yè)材料的創(chuàng)新發(fā)展；第四，實(shí)現(xiàn)高速公路內(nèi)容材料整理的信息化建設(shè)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高速公路內(nèi)業(yè)材料整理也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對(duì)信息技術(shù)的合理使用，在此基礎(chǔ)上才能不斷提升內(nèi)業(yè)材料的整理效率與質(zhì)量。
　　在對(duì)高速公路內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行整理時(shí)，其質(zhì)量要求主要體現(xiàn)在了以下幾個(gè)方面：第一，所歸檔的文件需要保證能將單位的活動(dòng)狀況反映出來(lái)；第二，針對(duì)于出現(xiàn)破損的文件需要就是進(jìn)行修復(fù)，在修復(fù)的基礎(chǔ)上不能影響原本材料的真實(shí)性，從而延長(zhǎng)材料的使用年限。
　　2 高速公路內(nèi)業(yè)檔案的分類與整理方法
　　2.1 分類方法
　　在對(duì)高速公路內(nèi)業(yè)檔案資料進(jìn)行分類與整理時(shí)，結(jié)合實(shí)際的工作需求，文書(shū)檔案主要是嚴(yán)格按照年度、機(jī)構(gòu)以及保管年限等方法進(jìn)行合理分類。在年度、機(jī)構(gòu)、保管年限一級(jí)分類基礎(chǔ)上，然后再按照年度、問(wèn)題、保管期限以及年度、形成時(shí)間、保管期限等進(jìn)行第二次劃分。在一個(gè)全宗之內(nèi)，需要保證在分類方法上的統(tǒng)一性。對(duì)于工程、養(yǎng)護(hù)以及基本建設(shè)項(xiàng)目而言，在分類時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格按照分類、編制以及立卷等進(jìn)行歸檔，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之后，應(yīng)該在三個(gè)月捏將檔案移交到辦公室當(dāng)中進(jìn)行歸檔，從而實(shí)行統(tǒng)一管理。通常情況下，會(huì)計(jì)檔案主要是按照類別、年底以及保管期限等進(jìn)行劃分，在類別上主要涉及到了會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、賬務(wù)報(bào)告類以及其他類等幾個(gè)部分。聲像、照片、光盤(pán)或者是其他費(fèi)紙質(zhì)載體的檔案屬于特殊載類，可以設(shè)置單獨(dú)的一類進(jìn)行歸檔，在這一過(guò)程中可以在方法上保證與資質(zhì)檔案編號(hào)的統(tǒng)一性。
　　2.2 收集整理方法
　　2.2.1 文書(shū)檔案整理
　　在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理時(shí)，在整理流程上主要涉及到了收集、篩選、修理、裝訂、編頁(yè)號(hào)、保管期的確定、分類、排列、填寫(xiě)歸檔章、編制目錄、填寫(xiě)備考表、裝盒、填寫(xiě)檔案盒封面、打印目錄以及排列上架等內(nèi)容。在一份文件當(dāng)中，需要保證有文件正本和定稿；正文與附件為一件；在文件當(dāng)中有文件處理單、擬辦單以及領(lǐng)導(dǎo)批示等，與文件屬于一件；原件與復(fù)制件或者是少抄件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；來(lái)文與復(fù)文為一件；會(huì)議文件每一份為一件，會(huì)議記錄原則上一次會(huì)議記錄為一件。在對(duì)會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物、簡(jiǎn)報(bào)以及處理信訪等材料進(jìn)行整理時(shí)，需要嚴(yán)格按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，同時(shí)進(jìn)行歸檔的文件需要按件裝訂。
　　2.2.2 科技檔案整理
　　在科技檔案整理中，其流程主要為收集、組卷、卷內(nèi)文件排列、卷內(nèi)文件整修、編頁(yè)號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、填寫(xiě)備考表、案卷封面的編制、案卷脊背的編制、裝訂、案卷排列以及編制案卷目錄等。在對(duì)科技檔案進(jìn)行整理時(shí)，需要對(duì)科技文件的系統(tǒng)以及成套特點(diǎn)等進(jìn)行全面的了解，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)的整理與排列工作。在對(duì)文件材料進(jìn)行整理時(shí)，需要嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)范范圍，對(duì)文件進(jìn)行整理編制成卷。另外，在科技檔案整理中，應(yīng)該嚴(yán)格遵守集中統(tǒng)一管理與分級(jí)負(fù)責(zé)的基本原則，針對(duì)于養(yǎng)護(hù)工程文件需要在一定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行收集，同時(shí)進(jìn)行集中編制和歸檔。在對(duì)高速公路工程檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)該按照項(xiàng)目和階段進(jìn)行組卷整理，并使用三孔一線的方法進(jìn)行樁頂。
　　2.2.3 會(huì)計(jì)檔案整理
　　在對(duì)高速公路工程會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，其流程主要為分類、裝訂、卷內(nèi)目錄編制、卷內(nèi)封面填寫(xiě)、案卷號(hào)的編制、會(huì)計(jì)檔案目錄編制以及會(huì)計(jì)檔案移交清單編制等。在會(huì)計(jì)檔案類別上主要涉及到了會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、賬務(wù)報(bào)告類以及其他類等幾個(gè)部分，通常情況下，會(huì)計(jì)憑證的保存年限為15年，現(xiàn)金、銀行賬簿的保存年限為25年，總賬以及明細(xì)賬簿的保存年限為15年，年度報(bào)告的保存期限為永久，季、月報(bào)告的保存年限為5年。會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄主要可以劃分為兩種，一種為會(huì)計(jì)賬簿的卷內(nèi)目錄，另外一種為會(huì)計(jì)報(bào)告類的卷內(nèi)目錄，其中會(huì)計(jì)憑證是不涉及卷內(nèi)目錄的。將報(bào)告裝入到檔案盒當(dāng)中，對(duì)字母盒封面的檔號(hào)章以及背脊進(jìn)行填寫(xiě)。
　　3 高速公路內(nèi)業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析
　　在目前高速公路內(nèi)業(yè)檔案管理中還存在著一定的問(wèn)題，具體主要體現(xiàn)在了以下幾個(gè)方面：第一，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到內(nèi)業(yè)管理的重要性。因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間收到傳統(tǒng)思想觀念的影響，導(dǎo)致高速公路內(nèi)業(yè)檔案管理人員沒(méi)有對(duì)內(nèi)業(yè)管理引起高度的重視，并且自身的專業(yè)水平較低，直接影響到了檔案管理效率；第二，數(shù)據(jù)資料整理比較落后。存在很多內(nèi)業(yè)檔案管理人員在對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整理時(shí)，沒(méi)有在規(guī)定的時(shí)間之內(nèi)按時(shí)完成，在信息填報(bào)工作中通常都是根據(jù)自己的記憶來(lái)進(jìn)行，從而對(duì)信息資料的真實(shí)性產(chǎn)生了一定的影響；第三，資料管理方式比較落后。目前，在高速公路內(nèi)業(yè)檔案整理工作中，仍然還是采用人工操作的方式來(lái)進(jìn)行，這種管理方法已經(jīng)不能在滿足時(shí)代的發(fā)展要求，并且資質(zhì)檔案資料在查詢過(guò)程中也存在非常大的難度。

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