檔案功能及其信息化建設(shè)趨勢分析

　　摘要：十九大以來，我國的信息技術(shù)取得了前所未有的跨越式發(fā)展。信息化在社會發(fā)展領(lǐng)域普及應(yīng)用，促進(jìn)了信息惠民便民和利民。信息化建設(shè)隨之影響到了檔案管理領(lǐng)域，傳統(tǒng)的檔案功能向文化、教育、情感等多個方面擴(kuò)展，形成了完整的功能體系。在信息技術(shù)的輔助下，檔案將逐步實現(xiàn)信息化，并加快了檔案管理的創(chuàng)新與變革。
　　關(guān)鍵詞：檔案;功能;信息化
　　回顧過去六年，各行各業(yè)檔案信息的收集、存儲、傳播等方式已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案功能已經(jīng)從傳統(tǒng)的基本功能向多個方面擴(kuò)展，形成了完整的多功能體系。信息技術(shù)的出現(xiàn)已經(jīng)滲透到了檔案管理領(lǐng)域，要求傳統(tǒng)的檔案功能不斷擴(kuò)展，并以新興技術(shù)輔助其逐步實現(xiàn)信息化。因此，本文通過研究檔案的功能及其信息化建設(shè)趨勢，嘗試分析檔案管理的創(chuàng)新路徑。
　　一、檔案的基本功能
　　檔案的功能是指檔案文件具有一系列記錄、存儲的能力，能夠幫助企事業(yè)單位或科研院所記錄信息。就其基本功能而言，檔案最重要的功能包括記錄和存儲。
　�。ㄒ唬�檔案的記錄功能
　　在人類社會活動中，檔案往往發(fā)揮著重要的記錄功能，即通過輸入最真實和原始的數(shù)據(jù)，反映當(dāng)下社會活動中的社會背景、活動形式、活動意義等。檔案所提供的一系列信息，都是最本初的、未經(jīng)過加工的信息，因而具有一定的研究價值。
　�。ǘ�）檔案的存儲功能
　　檔案通過記錄進(jìn)行，能夠運用先進(jìn)的存儲方式，將不同的信息分門別類進(jìn)行整理，進(jìn)而把紛繁復(fù)雜的社會世界進(jìn)行歸納。通過檔案的整理，不同類型、不同層次的信息將有效進(jìn)行歸類，進(jìn)而方便信息的查詢與管理。
　　二、檔案的擴(kuò)展功能
　　除最基本的功能外，檔案還具有一系列擴(kuò)展功能。這些功能包括文化功能、教育功能、情感功能等。
　�。ㄒ唬�檔案的文化功能
　　本文認(rèn)為，檔案具有恒定的文化價值。這是由于檔案是民族文化發(fā)展與傳承的載體，不僅記錄了歷史發(fā)展的過程，還通過相互印證來組成了全面的文化畫卷。例如，我國歷史上最著名的檔案就是《史記》，承載了遙遠(yuǎn)歷史時期的寶貴財富。
　�。ǘ�）檔案的教育功能
　　如今，我國積累的各類檔案可謂汗牛充棟。這些數(shù)量龐大的檔案不斷豐富著今人對過去事件的認(rèn)識與理解，因此成了不可多得的新的“課堂”。通過研究檔案，人們對以往的生活事件、歷史事件等有了更完備的了解，因此有助于滿足公眾的信息文化需求。
　�。ㄈ�）檔案的情感功能
　　與檔案的教育功能和文化功能不同，檔案還具有更加感性的一面，即情感功能。人類在發(fā)展過程中伴隨著一種使命感和責(zé)任感，而這些情感是由歷史所賦予的。人們通過查閱檔案來追根溯源，能夠深刻地理解這種使命感和責(zé)任感的來源。由于檔案記錄五花八門，形式多樣，因此當(dāng)人們閱讀檔案時，能夠具有非常強(qiáng)烈的代入感，能夠體會到歷史的滄桑感與沉重感。
　　三、檔案的信息化建設(shè)趨勢
　　（一）檔案信息化建設(shè)的意義
　　當(dāng)前，信息技術(shù)的在不斷發(fā)展和完善，我國各行各業(yè)對信息技術(shù)的利用程度也在不斷加強(qiáng)。在檔案管理領(lǐng)域，信息化建設(shè)也開展得如火如荼。本文認(rèn)為，加快檔案的信息化建設(shè)，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，也是未來檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新的必然途徑。
　　一方面，信息化的檔案管理有助于提高檔案資源的利用率。例如，以往的檔案館不提供網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，導(dǎo)致異地查詢耗時耗力。實現(xiàn)信息化管理，異地查詢可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行辦理，極大地提升了檔案資源的利用率。
　　另一方面，信息化的檔案管理有助于實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。這一點是由網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的特性所決定的，即資源的共享性和實時溝通性。通過采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，有助于檔案的共享。
　　（二）檔案信息化建設(shè)的對策建議
　　1.完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。本文認(rèn)為，若要順利實現(xiàn)檔案管理的信息化，需要盡快完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供優(yōu)質(zhì)的掃描設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)共享設(shè)備等。此外，搭建局域網(wǎng)，設(shè)置一系列硬件設(shè)備，有助于完成信息化建設(shè)的基本配置。
　　2.制定檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，因此在實現(xiàn)電子檔案統(tǒng)計、調(diào)入調(diào)出等方面應(yīng)當(dāng)提前設(shè)置合理的準(zhǔn)則。例如，對于檔案的電子化編號，需要在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行再分類，與國際檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)相銜接，以嚴(yán)格實行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。
　　3.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與信息化管理水平。本文認(rèn)為，檔案管理采用全面的信息技術(shù)，對工作人員提出了更高的要求。一般而言，傳統(tǒng)的檔案管理工作要求已經(jīng)較為嚴(yán)格，但是隨著檔案管理的信息化，相關(guān)操作人員還需要進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)的再培訓(xùn)，以提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與信息化管理水平。
　　四、結(jié)語
　　檔案具有記錄、存儲的基本功能，同時還肩負(fù)著文化、教育、情感等方面的使命。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的難度不斷增大，但同時新的技術(shù)的采用也為檔案管理提供了新的發(fā)展契機(jī)。借助于信息技術(shù)，檔案管理不斷實現(xiàn)自我突破，在各項功能上有了新的拓展。
　　【參考文獻(xiàn)】
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　　[2]黃紅.關(guān)于拓展檔案功能的幾點思考[J].檔案與建設(shè)，2005（8）.

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