基層單位檔案管理信息化建設(shè)探討

　　摘要：隨著時代的發(fā)展，檔案管理模式正在發(fā)生變遷，以往的檔案管理模式僅僅是對于檔案資料的保管和使用，而如今檔案管理模式逐步朝著對于檔案資料的采集和提供相應(yīng)的服務(wù)方向進行轉(zhuǎn)變。
　　關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；信息化建設(shè)
　　基層單位的檔案室作為檔案資料的生成者和提供者，其自身的檔案管理信息化建設(shè)程度和信息化管理水平直接影響著檔案信息化建設(shè)的整體水平。因此基層單位的檔案管理信息化建設(shè)存在著一定的特殊性。想要真正提升基層單位檔案室的檔案信息化建設(shè)水平就必須要轉(zhuǎn)變觀念尋找突破口。
　　一、轉(zhuǎn)變檔案信息傳統(tǒng)理念
　　對于檔案管理人員而言，想要實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)就必須要革新自身的管理理念，要明確檔案資料實際上是信息資源的一種，檔案管理信息化建設(shè)的實質(zhì)就是要將檔案信息化資源進行合理配置，以滿足社會對于檔案信息資源的需求。
　　一方面，檔案管理者需要明確檔案是組織的核心信息資源。在當今的互聯(lián)網(wǎng)時代，人們已經(jīng)習(xí)慣于應(yīng)用各類搜索引擎來解決實際問題，但是網(wǎng)絡(luò)信息在爆炸式增長的同時也伴隨著信息失真等問題，大量謠言層出不窮，而檔案信息資源恰恰可以避免這類問題，人們在信任程度上更偏向于檔案信息資源，因此檔案信息資源相比網(wǎng)絡(luò)信息資源更具有可信性。
　　另一方面，基層單位檔案管理者的身份要向檔案專家方向進行轉(zhuǎn)化。在很多人眼中，基層單位傳統(tǒng)的檔案管理者就是打字員，他們只是負責一味的機械性的進行檔案信息的錄入和儲存，但實質(zhì)上想要成為一個合格的基層單位檔案管理者除了要保證檔案信息資源的完整性和安全性之外，還應(yīng)當在工作中對于自己所管轄的領(lǐng)域資料進行深刻的理解，并有能力將大量的檔案信息資源進行篩選，從而提取對于單位和主營業(yè)務(wù)有用的信息供其他部門使用。
　　二、創(chuàng)新檔案信息化建設(shè)工作方式
　　在對基層單位檔案管理者的管理理念轉(zhuǎn)變的同時，還應(yīng)當轉(zhuǎn)變檔案管理者的工作模式，因為檔案信息化建設(shè)的工作重點在于整個單位的所有部門的工作模式的革新，也就是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)進行文檔一體化的創(chuàng)新。
　　雖然目前很多基層單位的檔案室計算機硬件水平已經(jīng)逐步完善，部分基層單位已經(jīng)開始有意識的創(chuàng)建屬于自己單位的專屬數(shù)據(jù)庫，基本上能夠?qū)崿F(xiàn)對于檔案信息資源的信息化管理。這在期間很多單位的檔案管理工作方式也有了一定的變化。
　　例如從檔案管理工作來看，檔案管理者已經(jīng)從原來的人工采集、分類、整理這種效率不高，工作量極大的工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)槔�用計算機進行信息資源的錄制和提取，極大地提升了工作效率；從檔案資源的借閱來看，檔案管理者已經(jīng)從傳統(tǒng)的人工檢索模式轉(zhuǎn)變?yōu)槔�用計算機自動生成的目錄通過計算機的多種檢索方式進行篩選和查找所需目標，借閱工作也交給計算機管理程序，很大程度上減輕了檔案管理工作人員的壓力；從檔案的編研工作來看，由于計算機的廣泛使用為檔案管理者提供了一定的便利，因此檔案管理者進行檔案編研的時間就變得更加充裕。此外，隨著人們對于檔案信息資源的查閱，檔案資料的編研主體范圍也有一定的擴大，基層單位的其他部門人員也能夠在查閱的同時參與到檔案編研工作中，最大程度上發(fā)揮出檔案信息資源的潛在價值。但是大多數(shù)基層發(fā)展到這里就止步于此，檔案管理的信息化改造不僅僅局限于減少檔案工作者的工作壓力，檔案信息資源屬于網(wǎng)絡(luò)信息資源的一種，因此檔案信息資源具有實時性，正是因為傳統(tǒng)的檔案資料無法做到實時性，所以才使大多數(shù)傳統(tǒng)檔案資料變成歷史信息，從而失去了對現(xiàn)實工作和生活的指引作用。檔案信息化建設(shè)不僅是檔案資料存儲模式的改變，更是檔案信息資源真正跨越時間和空間的限制逐步實現(xiàn)存取用一體化的創(chuàng)新。
　　就目前來看，文檔一體化是基層單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。目前基層單位很多部門的計算機僅僅是取代了筆和紙的功能，而創(chuàng)新的文檔一體化則是要求檔案管理者給予各個部門統(tǒng)一的方便檔案采集和自動錄入的模板，其他部門在上報檔案資料時需要按照格式要求進行內(nèi)容的填充，從而實現(xiàn)全單位多個部門對于檔案信息資源的采集、整理和錄入工作的協(xié)同辦公，實現(xiàn)創(chuàng)新性文檔一體化，并能夠?qū)�檔案信息資料在基層單位內(nèi)外進行實時共享，方便各部門有需要的用戶隨時進行查閱。
　　三、挖掘檔案信息資源潛在價值
　　檔案管理的信息化改造就意味著檔案資料未來將會被改造為一種便于人們使用的信息，而基層單位檔案管理者的核心工作就是將原本枯燥無味的檔案資料利用科技手段對其不斷地進行深入挖掘、歸納和整理，逐步將其建設(shè)成為直觀的、方便人們使用的信息資源，發(fā)揮其潛在價值。而對于檔案信息資源的潛在價值開發(fā)實際上是一個讓傳統(tǒng)檔案資料變廢為寶的工作過程，利用信息技術(shù)將傳統(tǒng)檔案資料進行信息化改造，生成信息化檔案并對其進行電子歸檔，這樣一來就為檔案管理者的檔案管理工作提供了更多的資料和時間，通過各類信息挖掘技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案信息資源的潛在價值，這在很大程度上也提高了對于檔案管理工作人員的個人素質(zhì)的要求，因為基層單位的檔案管理工作者能夠第一時間接觸到檔案信息資源，因此檔案管理工作人員只有熟練地掌握檔案管理前言技術(shù)手段，不斷挖掘出檔案信息資源的潛在價值，才能夠真正實現(xiàn)基層單位檔案管理信息化建設(shè)的意義，在單位內(nèi)部要做到主動與其他部門進行溝通，了解不同部門的不同需求，保證編研資料的實用性；在對外服務(wù)這一方面需要體現(xiàn)出本單位的專業(yè)性，發(fā)揮單位的優(yōu)勢檔案信息資源，從社會需求出發(fā)，提供相應(yīng)的檔案信息，最終實現(xiàn)單位的社會價值。
　　參考文獻：
　　[1]王麗君.檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].黑龍江科學(xué)，2018，9（15）：94-95.
　　[2]呂曉芳.檢察機關(guān)檔案信息化的思考.浙江檔案.2003（8）.
　　作者簡介：
　　孫蕾（1983年—），女，漢族，河北唐山人，本科，助理館員南堡經(jīng)濟開發(fā)區(qū)黨政綜合辦公室，研究方向：檔案管理。

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