檔案信息化建設(shè)與檔案管理的優(yōu)化策略

　　摘 要：現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展推動檔案管理方式的變革，信息化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作的基本趨勢。只有完善信息化環(huán)境下的檔案管理方法，豐富信息化環(huán)境下的檔案管理工作內(nèi)容，才能提高檔案管理工作質(zhì)量。
　　關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；工作方式
　　信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理工作的重要條件，在信息化的環(huán)境下開展檔案管理工作，應(yīng)當促進檔案管理標準化、數(shù)字化、智能化和共享化的運行。本文主要探討信息化檔案管理的問題，總結(jié)信息化環(huán)境下的檔案管理策略。
　　1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
　　1.1 基本理念
　　檔案信息化是新時期檔案管理工作的改革方向，檔案信息化建設(shè)是實體檔案向虛擬檔案管理發(fā)展轉(zhuǎn)變的過程，它具有長期性、標準性和數(shù)字化的特征。檔案信息化建設(shè)是在國家的統(tǒng)一領(lǐng)導下，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案資源進行的數(shù)字化管理與利用。檔案信息化建設(shè)以挖掘檔案資源的潛在價值為重點，強調(diào)構(gòu)建一個全民使用檔案數(shù)據(jù)的科學體系，從而滿足社會對信息資源服務(wù)的需�，F(xiàn)代檔案信息化工作著力實現(xiàn)檔案管理一體化，建立雙軌制管理理念，并且保持檔案資源的安全有效。
　　1.2 取得實績
　　檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為社會各界的共識，我國在檔案信息化建設(shè)過程上取得了較為突出的成績。一方面，在全社會廣泛的促進了檔案信息化建設(shè)氛圍的形成，地區(qū)各基層單位、社會大眾普遍的認識到檔案信息化建設(shè)的重要意義。另一方面，在檔案信息化建設(shè)的實際工作中取得較大的突破，大部分基層檔案館、企事業(yè)單位普遍的著手建立信息化檔案管理體系。在大數(shù)據(jù)與云平臺的支持下，檔案信息化建設(shè)日益由高效保存檔案數(shù)據(jù)向著廣泛實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源共享的方向發(fā)展。檔案信息化已經(jīng)成為基本趨勢，數(shù)字化檔案資源得到廣泛普及應(yīng)用。
　　2 檔案信息化建設(shè)問題
　　2.1 缺乏科學認識
　　當前基層單位對檔案信息化建設(shè)重要意義認識不足，基層單位還缺乏科學的檔案管理工作體系，檔案信息化建設(shè)與信息化檔案管理方式未能得到全面深入的普及，不少單位的檔案信息化建設(shè)還停留在電子化的階段，沒有圍繞著數(shù)字化檔案管理開發(fā)有效的系統(tǒng)，不能建立專業(yè)的結(jié)構(gòu)化檔案管理數(shù)據(jù)庫，無法實現(xiàn)多樣類型的檔案數(shù)據(jù)資源的有效存儲應(yīng)用�；鶎訂挝粚�檔案信息化工作的理念理解不足，缺乏科學全面的信息化檔案管理工作規(guī)劃，傳統(tǒng)的檔案管理方式影響了檔案工作的效率。
　　2.2 缺乏技術(shù)人才
　　檔案信息化管理工作需要專業(yè)技術(shù)人才支撐，目標基層單位缺乏豐富的檔案信息技術(shù)人才，檔案管理人才的水平不足以適應(yīng)大數(shù)據(jù)與云時代的檔案管理工作需要。首先，缺乏科學的檔案專業(yè)技術(shù)人才的引進機制，檔案數(shù)字化管理人才未能有效的引入基層企事業(yè)單位，影響了檔案管理信息化工程進程。其次，基層單位還未能形成綜合型的檔案管理工作團隊，不能圍繞著檔案技術(shù)的更新?lián)Q代進行數(shù)字化檔案管理工作的創(chuàng)新與開拓，因此影響信息化檔案的收集范圍、檔案數(shù)據(jù)資源的質(zhì)量，以及檔案管理的有效性。第三，基層單位還缺乏有效的檔案人才培訓機制，不能對檔案管理人才進行綜合型培訓，因此影響檔案人才發(fā)展。
　　2.3 資源利用不足
　　檔案信息化管理的目標在于實現(xiàn)檔案資源的潛在挖掘，強調(diào)充分實現(xiàn)檔案資源的有效共享，從而滿足全社會的數(shù)據(jù)信息需要。當前檔案信息化建設(shè)的主要方向還集中在檔案管理方面，檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享開發(fā)機制建設(shè)不足。一般企事業(yè)單位只實現(xiàn)了檔案資源的內(nèi)部有效運轉(zhuǎn)，還未能建立廣泛的檔案資源開放式供給體系，因此影響檔案管理工作的有效性。目前基層檔案管理的規(guī)范化水平較低，檔案資源的分類管理工作不足，缺乏對各種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的保存與應(yīng)用檢索能力，不能對檔案數(shù)據(jù)資源進行深入的挖掘與應(yīng)用，檔案信息化工作的質(zhì)量不足。
　　3 檔案信息化建設(shè)策略
　　3.1 創(chuàng)新管理理念
　　提高檔案信息化建設(shè)的有效性，還要構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，注重在數(shù)字化、標準化、智能化的理念下提高數(shù)字檔案資源的管理水平，解決傳統(tǒng)檔案管理工作的問題，構(gòu)建優(yōu)化的檔案管理工作機制。首先，注重構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，形成專門的檔案管理工作機構(gòu)，保證行政部門、專業(yè)檔案館與基層單位檔案中心的有效互動配合，在統(tǒng)一的檔案管理法規(guī)與標準下，促進檔案信息化工作的加快推廣普及。其次，構(gòu)建專門的檔案管理工作制度，形成規(guī)范化的檔案管理制度體系，運用制度化的方式優(yōu)化檔案管理工作內(nèi)容，確定檔案管理人員職責，提高檔案管理的科學性。第三，還要調(diào)動基層部門參與檔案管理的積極性，構(gòu)建大檔案管理體系，在良好的檔案工作氛圍下開展檔案管理。
　　3.2 提高人員素質(zhì)
　　目前應(yīng)當在有限的檔案管理條件下提高人員素質(zhì)，在現(xiàn)有的信息化建設(shè)環(huán)境下依靠專業(yè)的檔案技術(shù)人員提高基層檔案信息化工作建設(shè)的水平。首先，加強專業(yè)技術(shù)人才的引進工作，圍繞基層檔案管理信息化建設(shè)的需要，不斷的引進專業(yè)檔案技術(shù)人才，促進技術(shù)人才投入到基層檔案事業(yè)中心。其次，加強專業(yè)技術(shù)團隊的構(gòu)建，強調(diào)圍繞信息化檔案管理需要，圍繞著開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，加強電子資源的管理工作，以及對檔案的分類存儲與電子共享，組建專業(yè)性的檔案管理工作技術(shù)團隊。第三，加強檔案專業(yè)技術(shù)人員的培訓，全面普及檔案管理工作知識，促進檔案管理人員技術(shù)水平提高，并且形成安全共享檔案的意識。
　　3.3 做好支持工作
　　目前提高檔案信息化工作水平，還要加強檔案管理軟硬件的支持工作，注重提高檔案信息化管理的技術(shù)水平。首先，應(yīng)當全面加強檔案管理軟硬件配置工作，注重提高檔案管理的信息技術(shù)手段，配制信息化檔案管理必要的硬件設(shè)施。其次，加強專業(yè)檔案管理系統(tǒng)與電子檔案存儲的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加強對非結(jié)構(gòu)化檔案資源的存儲，開發(fā)符合廣泛進行檔案資源共享的系統(tǒng)。第三，還要加強檔案的規(guī)范化管理工作，形成大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案資源的實時監(jiān)控機制，開發(fā)優(yōu)質(zhì)的互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下的檔案安全保障系統(tǒng)，有效保證檔案信息資源在安全環(huán)境下進行運用。
　　4 結(jié)論
　　檔案信息化建設(shè)應(yīng)當形成完善的體系，全面加強檔案信息資源的優(yōu)化共享，切實加強設(shè)備與人才配置的有效性，從而全面提高檔案數(shù)據(jù)信息資源管理的有效性，解決傳統(tǒng)檔案管理工作問題，發(fā)揮新時檔案信息資源的應(yīng)用價值，更好的滿足全社會對數(shù)字化檔案的使用需要。
　　參考文獻
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