高等體育院校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

　　摘 要 隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)信息化被廣泛地應(yīng)用于高等體育院校各項(xiàng)日常性辦公事務(wù)中，檔案作為高等體育院校珍貴的歷史資源，應(yīng)該加快檔案信息化建設(shè)以保證重要的歷史資源得到長(zhǎng)久保存和提高利用價(jià)值。因此，本文闡述高等體育院校檔案信息化建設(shè)的必要性入手，分析指出當(dāng)前高等體育院校檔案信息化面臨的各種問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出解決對(duì)策，以供參考。
　　關(guān)鍵詞 高等體育院校;檔案管理;信息化
　　目前，國(guó)家檔案局最新發(fā)布的第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中對(duì)檔案信息化建設(shè)明確提出了戰(zhàn)略方向，高等體育院校作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要組成部分，應(yīng)該積極響應(yīng)機(jī)關(guān)檔案工作的指導(dǎo)要求，將高等體育院校檔案信息化工作納入本校的整體規(guī)劃之中，充分認(rèn)識(shí)到高等體育院校檔案信息化建設(shè)的必要性，以此促進(jìn)高等體育院校整體教育事業(yè)健康發(fā)展。但目前高等體育院校檔案信息化建設(shè)工作存在一些不可忽視的問(wèn)題，需要采取有效的對(duì)策加以完善和改進(jìn)。
　　1 高等體育院校檔案信息化建設(shè)的必要性
　　1.1 提高高等體育院校檔案工作效率
　　傳統(tǒng)體育院校檔案工作都是靠檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、利用，隨著高校的發(fā)展，各類(lèi)文件信息量劇增，單純依靠檔案管理員管理數(shù)量巨大的紙質(zhì)檔案給檔案工作帶來(lái)巨大挑戰(zhàn)和難度，也無(wú)法滿足工作需求，降低工作效率。但檔案信息化的建立，優(yōu)化了檔案管理流程，只要一次信息錄入就可以實(shí)現(xiàn)多次管理、查借閱和利用環(huán)節(jié)，大大減少了重復(fù)性的工作程序，檔案管理的信息化有效地實(shí)現(xiàn)了檔案資源的科學(xué)化管理，為高等體育院校檔案工作提供了便利、高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
　　1.2 提高高等體育院校檔案的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值
　　傳統(tǒng)的檔案利用工作幾乎是在檔案室或檔案館實(shí)現(xiàn)，提供檔案資源的載體多數(shù)都是紙質(zhì)檔案和照片檔案，這種空間固定、時(shí)間固定以及載體相對(duì)固定的方式已不能滿足當(dāng)今現(xiàn)代化時(shí)代檔案利用者對(duì)檔案資源利用的需求，他們更多需要的是多樣化、多元化、開(kāi)放性和共享性兼具的利用形式，而且這種形式不受時(shí)間、空間和載體類(lèi)型的限制，在這種需求背景下，高等體育院校的檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急。高等體育院校檔案信息化建設(shè)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等多種技術(shù)，幫助檔案利用者借助辦公網(wǎng)絡(luò)、局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在不受時(shí)間、空間等限制下實(shí)現(xiàn)線上開(kāi)發(fā)利用檔案的操作，這種檔案信息化的方式對(duì)于提高高等體育院校檔案利用率、開(kāi)發(fā)挖掘體育院校檔案的價(jià)值發(fā)揮著重大作用[1]。
　　2 高等體育院校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
　　2.1 信息化管理制度不完善，執(zhí)行力不足
　　當(dāng)前，高等體育院校有關(guān)檔案信息化的管理制度尚不完善，缺乏檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)章制度，不完善的規(guī)章制度導(dǎo)致檔案信息化工作缺乏制度依據(jù)， 造成高等體育院校檔案信息化建設(shè)無(wú)法做到有法可依、有章可循。即使有的高等體育院校制定了一些規(guī)章制度，但是能夠真正按照制度執(zhí)行的卻是少之又少，只是表面形式功夫，執(zhí)行力度卻是大打折扣，嚴(yán)重制約著檔案信息化的規(guī)范化建設(shè)，影響體育院校檔案信息化工作的正常開(kāi)展。
　　2.2 軟硬件設(shè)備缺乏，現(xiàn)代化技術(shù)滯后
　　很多高校將經(jīng)費(fèi)用于教學(xué)設(shè)備、校園建設(shè)等方面，很少將經(jīng)費(fèi)投入到學(xué)校檔案軟硬件配備和信息化建設(shè)上來(lái)，導(dǎo)致檔案信息化的軟硬件設(shè)施缺乏，即使有些體育院校檔案室或檔案館具有軟硬件設(shè)備，但都是年代已久、技術(shù)相對(duì)落后的設(shè)備，已不適用于當(dāng)前發(fā)展需求，現(xiàn)代化技術(shù)嚴(yán)重滯后。
　　2.3 信息化理念意識(shí)淡薄，思想認(rèn)識(shí)不到位
　　一方面由于體育院校領(lǐng)導(dǎo)更多地將注意力放在教學(xué)、科研、學(xué)校發(fā)展等層面，忽視對(duì)檔案部門(mén)的關(guān)注，致使學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)的發(fā)展緩慢甚至停滯不前，嚴(yán)重影響著檔案信息化建設(shè)。另一方面由于專(zhuān)職檔案員以及檔案兼職人員缺乏與時(shí)俱進(jìn)精神，安于現(xiàn)狀，信息化理念意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到檔案信息化工作的重要性，只想到管理好實(shí)體檔案就可以了，只要保證實(shí)體檔案安全、完整、不發(fā)生泄密等情況就是做好自己的本職工作，檔案員自身信息化建設(shè)的思想意識(shí)提升不起來(lái)在相當(dāng)大的程度上制約著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，影響著高等體育院校檔案信息化的發(fā)展。
　　2.4 檔案專(zhuān)業(yè)人員匱乏，信息化應(yīng)用能力薄弱
　　檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，而專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員的能力更是決定檔案信息化建設(shè)水平高低的關(guān)鍵因素。但是從當(dāng)前的情況來(lái)看，大多數(shù)高等體育院校的檔案管理者缺乏專(zhuān)業(yè)化知識(shí)和能力，而且多數(shù)人并不是專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)檔案管理的，在理論知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)上都沒(méi)有受到過(guò)專(zhuān)業(yè)化的鍛煉，這就直接導(dǎo)致高校檔案工作的質(zhì)量偏低，即使個(gè)別人員是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，但是關(guān)于信息化的知識(shí)和應(yīng)用能力同樣缺乏，很難同時(shí)具有專(zhuān)業(yè)化和信息化知識(shí)的儲(chǔ)備，這在一定程度上影響著檔案信息化建設(shè)[2]。
　　3 加強(qiáng)高等體育院校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策
　　3.1 健全檔案信息化制度建設(shè)，加強(qiáng)執(zhí)行力
　　各高等體育院校要以《高等學(xué)校檔案管理辦法》和國(guó)家檔案局第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)辦法為依據(jù)，結(jié)合自身學(xué)校的特點(diǎn)制定和完善檔案信息化各項(xiàng)制度，包括檔案硬件設(shè)施管理制度、檔案保密制度、信息化檔案的整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，檔案借閱制度以及專(zhuān)兼職檔案員工作制度等。健全和落實(shí)檔案信息化各項(xiàng)制度，不但加強(qiáng)了檔案工作的指導(dǎo)依據(jù)，更是對(duì)高等體育院校檔案信息化工作的規(guī)范化和科學(xué)化提供參考。
　　3.2 完善軟硬件設(shè)施配備，提高現(xiàn)代化技術(shù)管理手段
　　完善的軟硬件設(shè)備是開(kāi)展檔案信息化工作的必要工具。各高等體育院校應(yīng)該加大人力、物力和財(cái)力的投入，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。具體做到兩方面：一是必要的軟硬件設(shè)施要盡快配備齊全，包括計(jì)算機(jī)、檔案專(zhuān)用掃描儀、服務(wù)器等設(shè)備，即使更新老化、破舊、不適用于當(dāng)前信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施，保證檔案信息化建設(shè)的技術(shù)設(shè)備健全且可用;二是購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的充分條件，在網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化技術(shù)手段的支持下，檔案管理系統(tǒng)的引進(jìn)是信息化檔案賴(lài)以生存的保管空間，是真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重要保障。
　　3.3 強(qiáng)化信息化管理理念，提高思想認(rèn)識(shí)
　　各高等體育院校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者要在思想上認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)于高校檔案工作的開(kāi)展甚至是學(xué)校整體事業(yè)的發(fā)展具有重要而深遠(yuǎn)的影響，要將檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校的整體發(fā)展建設(shè)之中，思想上的提高才會(huì)促進(jìn)在行動(dòng)上的落實(shí)，加快建設(shè)和完成高等體育院校檔案信息化工作，助力體育院校的教育事業(yè)蓬勃發(fā)展。
　　3.4 加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理信息化水平
　　專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)關(guān)系著檔案信息化發(fā)展的方向，選拔專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的人才從事檔案信息化工作不但提高了檔案信息化管理水平，而且也提高了檔案信息化服務(wù)水平，同時(shí)各高等體育院校也要定期對(duì)這些專(zhuān)業(yè)化的檔案管理員開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高他們?cè)趯?zhuān)業(yè)、信息技術(shù)、安全性和保密性等方面的知識(shí)水平，不斷提高他們的知識(shí)架構(gòu)，不斷加強(qiáng)他們創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)，將他們打造成一支高素質(zhì)的檔案專(zhuān)業(yè)化人才隊(duì)伍[3]。
　　4 結(jié)束語(yǔ)
　　總之，高等體育院校檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前高校檔案工作的重中之重，也是今后一段時(shí)間內(nèi)高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。高等體育院校檔案信息化是實(shí)現(xiàn)高校檔案資源共享化發(fā)展的重要部分，要充分認(rèn)識(shí)到高等體育院校檔案信息化建設(shè)的必要性，正視體育院校檔案信息化建設(shè)中面臨的各種各樣的問(wèn)題、挑戰(zhàn)，積極尋求有針對(duì)性的解決辦法和策略，加快體育院校檔案信息化建設(shè)步伐，提高高等體育院校檔案信息化管理水平和效率，充分發(fā)揮出高等體育院校檔案應(yīng)有的價(jià)值和作用，為高等體育院校檔案資源現(xiàn)代化、信息化發(fā)展提供支撐，為高等體育院校體育教育事業(yè)、實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。
　　參考文獻(xiàn)
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　　[3] 陳勇.新時(shí)期高校體育檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（04）：146.

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