檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思路

　　摘 要：隨著時代大環(huán)境的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸融入人們的工作和生活。信息化技術(shù)的逐步提升對于我國的各種產(chǎn)業(yè)行業(yè)的發(fā)展起到了促進作用。同時在企業(yè)的日常工作中，信息化技術(shù)的應(yīng)用提高了數(shù)據(jù)整合的能力。對于企業(yè)中的檔案信息化建設(shè)和檔案管理來說，采用信息化技術(shù)對于數(shù)據(jù)的整合和信息的提取等減少了眾多繁瑣事項。傳統(tǒng)對于檔案管理的思維和工作模式在現(xiàn)在這個信息化的時代也逐漸開始優(yōu)化升級。因此對于現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀在信息化技術(shù)逐步提升的狀態(tài)下提出了一些建議。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理特性;信息化建設(shè);方式方法;意義
　　對于傳統(tǒng)的檔案管理來說，信息化設(shè)備應(yīng)用較少大多還是人工操作管理檔案的狀態(tài)。檔案管理工作單純依靠人為已不適應(yīng)現(xiàn)在信息化社會的需求，因此對于檔案管理工作運用信息技術(shù)升級優(yōu)化是目前的工作目標(biāo)。
　　一、檔案信息化建設(shè)的特性
　　1.檔案信息化建設(shè)工作的更新特性
　　對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，大多數(shù)數(shù)仍為紙質(zhì)版檔案。紙質(zhì)版檔案對于其保管的難度和損毀、丟失等問題在傳統(tǒng)的檔案管理工作中出現(xiàn)多次。檔案信息化建設(shè)通過對檔案進行電子化數(shù)據(jù)的整合，減少了檔案管理過程中的工作過失。同時檔案建設(shè)信息化的自動處理的功能對于信息提取和分類工作來說提高了效率。
　　2.檔案信息化建設(shè)的時效特性
　　對于檔案管理工作來說，其員工個人信息以及各種其他事項的整合歸納是一個復(fù)雜的工作。對于其檔案信息來說，經(jīng)過時間的變更檔案信息內(nèi)容也會隨之變化。因此人為檔案管理工作的效果和效率都較為低下。檔案信息化技術(shù)對于傳統(tǒng)檔案管理工作的更新來說，通過信息技術(shù)對于檔案內(nèi)容建構(gòu)出一個整體的體系同時進行細化整理，同時在隨著檔案信息更新的過程中迅速的找出其信息進行變更，減少了時效性對于傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端。
　　二、檔案信息化建設(shè)的意義
　　檔案信息化建設(shè)通過當(dāng)前情況下對于信息技術(shù)的運用和傳統(tǒng)的檔案管理工作優(yōu)化革新，對檔案即原有檔案內(nèi)容、檔案內(nèi)容的進一步整合和檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效管理同時對于其時效性弊端的改進從很大程度上提高了其工作效率，同時也促進了信息的傳播。信息化技術(shù)在現(xiàn)在社會大環(huán)境下對于人們的優(yōu)勢完全顯露，推動了檔案信息化的進程。檔案信息化在一定程度上也減少了對于人工資源的浪費同時對于企業(yè)人員來說能夠更好的進行充分利用。
　　三、對于檔案信息化建設(shè)提出的幾點建議
　　1.增強企業(yè)中檔案信息化建設(shè)的理念，增強對于企業(yè)的責(zé)任感
　　信息化技術(shù)對于現(xiàn)代人類生活來說節(jié)省了一大部分的人為工作部分。隨著信息化技術(shù)的不斷應(yīng)用，企業(yè)的檔案管理工作也在逐漸進行建設(shè)。對于企業(yè)員工來說，認識到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢同時真正明白檔案信息化建設(shè)的意義是一大重點。傳統(tǒng)的繁瑣的檔案管理對于其工作人員來說可能打擊較大。員工知曉其檔案信息化建設(shè)的對于信息快速整合及分類的能力是增強對于檔案信息化建設(shè)信念的一個重要因素，才能激發(fā)工作熱情。
　　2.加強對于管理人員自身素質(zhì)的提升，加強團隊合作
　　企業(yè)員工作為檔案信息化建設(shè)的主體。盡管信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著一定的作用，但是對于人為的配合工作也是不可缺少的。因此對于企業(yè)工作來說，對于增強員工的自身素質(zhì)及專業(yè)知識來說是一個必要因素。同時對于公司來說定期的福利對于激發(fā)員工的積極性是一個有效的方式。對于其團隊管理來說，進行定期的團隊培訓(xùn)使員工擁有集體的責(zé)任感因此才能在工作中進行有效配合，從而對于建設(shè)專業(yè)性高效性團隊的工作目標(biāo)才能實現(xiàn)。
　　3.加大對于檔案信息化建設(shè)部門的設(shè)備資金投入，完善其基礎(chǔ)建設(shè)部分
　　在檔案信息化建設(shè)中的過程中對于信息設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是一個重要的部分，因此應(yīng)該加大對于信息化建設(shè)中的資金投入。對于信息化建設(shè)中的設(shè)備、相關(guān)軟件以及信息管理平臺來說都需要雄厚的資金。因此對于檔案工作的上級部門來說，對于資金使用的申報是一個應(yīng)當(dāng)解決的問題。公司通過加大對檔案管理部門的資金投入才能使檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)全面多層次的管理。
　　4.規(guī)范其檔案信息化建設(shè)的技術(shù)體系機制，提高安全高效性
　　國家政府部門應(yīng)該加大對于檔案信息化管理工作標(biāo)準(zhǔn)的制定，同時使個人檔案這種私密信息得到法律的保障。在對于檔案信息進行資源共享的同時保證其一定的隱私性。同時對于檔案信息化建設(shè)的技術(shù)體制建設(shè)來說，因嚴格規(guī)范其工作流程。同時對于個人檔案信息的資料的安全性保證的同時，企業(yè)也應(yīng)進行有效的規(guī)整。對于其檔案信息化管理工作有效進行的同時應(yīng)注重對于信息的保護和檔案管理安全責(zé)任的落實，減少后顧之憂。
　　四、結(jié)束語
　　檔案信息化管理取代傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)成為一個必然趨勢。對于檔案管理工作人員來說提高檔案信息化建設(shè)的思想意識是檔案工作順利進行的一個重要前提。同時對于公司來說保證資金設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施的到位是促進檔案管理工作運行的一個必不可少的實際措施。對于工作團隊來說加強其專業(yè)性建設(shè)也是實現(xiàn)高效檔案管理工作必不可少的一個有效途徑。未來對于檔案信息化技術(shù)管理不斷熟練的應(yīng)用才能更好地將信息化實際推進到人們的工作生活中。對于提高未來檔案信息化建設(shè)的工作效率和工作效果起到更好的促進作用。
　　參考文獻：
　　[1]洪斌.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].黑河學(xué)刊，2018（06）：177-178.
　　[2]任越.再論我國檔案信息化建設(shè)的三個問題[J].山西檔案，2017（01）：54-57.

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