淺談科研院所材料成本核算信息化建設

　　摘要：目前科研院所成本核算中材料成本所占比重較高，但不少科研院所的材料成本核算還停留在手工制單核算階段，與會計核算信息化的大趨勢不符，本文從實務操作角度出發(fā)，簡明扼要闡述了材料成本核算信息化建設的必要性及建設思路。
　　關鍵詞：材料成本；核算信息化；建設思路
　　筆者進入科研院所參加工作以來，材料成本核算一直是一項重要的工作內容，因此對材料出入庫管理、材料成本核算、庫存材料盤存核對等日常業(yè)務有了較為全面的了解和掌握。目前，不少科研院所材料成本在總成本中所占比例較高，材料成本核算重要性凸顯。但在目前科研院所大力推行會計信息化大背景下，在材料成本核算方面有不少單位卻還未完全實現電子化、信息化，更多還是依靠手工、人工來完成填制、收集、分類、匯總、輸入等環(huán)節(jié)，由此成為制約成本核算管理更加規(guī)范化、科學化和系統(tǒng)化的瓶頸。本著節(jié)約時間成本、提升工作效率、提高管理水平、強化信息反饋的目的，全面推行材料成本核算信息化建設已勢在必行。
　　一、核算流程簡述
　　科研院所材料成本核算流程，與企業(yè)核算發(fā)出原材料存貨成本近似，計價方法大多采用個別計價法。入庫階段相對來說簡要清晰，材料采購人員及時將材料采購對應的審批表、合同、發(fā)票、驗收及入庫單等憑證提供給財務部門，由財務人員完成入庫的會計核算。
　　在完成材料采購入庫之后，采購人員將入庫單交予庫管，實際發(fā)生材料領用時再由領用人員向庫管開具領料單。庫管定期將當期出入庫單據收集整理后，按照材料屬性分類匯總錄入庫房材料管理軟件，數據核對無誤之后庫管將領料單及分類匯總表傳遞至財務部門，開始進入項目材料成本會計核算。
　　財務人員需先將按材料屬性分類的領料單與庫管填制的分類匯總表進行復核，復核無誤后需要將領料單按照課題項目重新進行分類整理，并需要將各項目領料單小計、匯總之后再次與當期出庫總額進行核對以確保數據準確。上述工作完成后財務人員將各課題項目當期發(fā)生的領用材料金額填制項目材料匯總表，最后根據項目材料匯總表進行賬務處理。
　　二、存在主要問題
　�。ㄒ唬┦止ぬ顚憜螕�整齊規(guī)范程度不一
　　1.因領料單為手工填制，書寫習慣差異不可避免造成部分領料單字跡潦草、難以辨認：如領用材料名稱不能辨認，或者規(guī)格、型號和單價、金額不清。遇到此類問題財務人員都需要向庫管或者采購人員進行核實確認，影響工作效率。
　　2.單據要素填寫不標準，如領料部門用簡稱代替，或領用材料名稱用字母或簡寫代替，或負責人審批簽字潦草難以辨認，此類情況雖出現較少，但仍顯不夠嚴謹規(guī)范。
　　3.課題編號是財務人員進行項目成本核算時最重要的識別標識，一旦出現領料單上課題編號填寫錯誤，如領料人在填寫課題編號時憑印象造成課題編號缺位或錯位，或者將項目代碼與課題編號交叉填寫等情況，將給財務人員的核算帶來很大困難。
　　4.領料單上對錯誤隨意涂改或加注事項，既對核算造成難度，同時也會引起審計人員過多的關注和詢問。
　�。ǘ�）審計查詢相關憑證不便
　　現在各類項目財務審計時對材料成本尤其是金額較大的材料成本重點關注，會要求提供材料采購時的審批表、合同、入庫單、發(fā)票、驗收記錄等相關憑證，但不少科研單位受現有條件局限（出入庫兩條線），缺乏關聯標識，根據領料單反查這些憑證費時費力，影響審計進度同時也容易引起審計人員疑慮。
　　（三）提供項目材料清單工作量巨大
　　目前不少項目在審計或驗收時需要提供項目材料清單，例如不少科研院所的小批量生產項目，領用材料種類繁多、數量巨大，如果尚未實現信息化，就需要將該項目每一張領料單手工錄入到電腦中，工作量相當繁重，并且在輸入過程中也會遇到如辨認材料名稱等問題，影響工作效率。
　�。ㄋ模┖怂泐I料單重復性強、工作量大、效率低下
　　財務部門在接收每批領料單后，需先按物資管理部門材料屬性分類方法進行復核，之后又要按課題重新分類匯總以便進入各項目成本。并且單據中占多數的是單位價值較小但單據數量巨大的輔助材料，這就造成雖簡單但重復性強的工作占用時間較多，工作效率低。但庫房材料管理又只能按照材料屬性分類，便于材料管理，無法按照課題項目設置庫房，畢竟科研院所核算的課題項目少則數十項，多則數百項。所以如不實行材料成本核算信息化，此類矛盾難以解決。
　　三、建設思路建議
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　　在材料成本核算中更多應用信息化手段，取代重復的手工工作，加速信息處理，使信息及時反饋。通過現有網絡把物資管理、財務、項目管理等部門有機結合起來，實現信息共享，便于及時、準確反映各個項目的材料成本。初步思路：
　　1.在科研院所現有庫房材料管理軟件基礎上升級改造，建立材料出入庫動態(tài)管理數據庫。將課題編號及項目名稱和其他的所需基礎信息錄入數據庫。物資管理部門在材料入庫時將入庫材料名稱及型號規(guī)格、數量、單價及金額、申請人等信息錄入庫存材料數據庫中，如入庫材料種類較多、數量較大時，可考慮由供應商提供紙質明細清單的同時提供電子文檔便于導入。而在入庫會計核算完成后，還要將入庫材料對應的入庫編號及會計憑證號也錄入數據庫當中。
　　2.發(fā)生材料領用時，領用人只需在庫存材料數據庫中對領用材料名稱及規(guī)格型號、數量以及領用課題編號、領用部門等信息進行選擇，并錄入領用人，生成領用記錄。然后由庫管進行確認后，領用材料信息由庫存材料數據庫進入到出庫材料數據庫中。庫管可定期打印材料領用清單交由各部門，待領用人及部門領導簽字確認后收回。
　　3.月末庫管將當月發(fā)生的領用材料簽字確認表及從出庫材料數據庫中導出的電子文檔傳送至財務部門。財務部門在按照課題項目篩選后便能匯總出各項目當月發(fā)生材料成本，將匯總清單及材料領用確認表共同作為賬務處理附件即可。
　�。ǘ�）庫管人員專業(yè)化
　　電子化只是技術手段，關鍵還是要提高庫管人員專業(yè)水平。要擯棄傳統(tǒng)的只依靠財務人員核算成本的觀念，對庫管人員要加強培訓，提高庫管人員的信息化專業(yè)技能，最大發(fā)揮其潛能，有效提高庫房材料管理的工作水平。并且在此基礎上要建立嚴格獎懲機制，年末根據工作完成及時性和準確性等情況，實施獎懲兌現，調動庫管人員積極性。只有這樣，才能推動材料成本核算工作不斷前行，促進材料成本核算信息化盡快實現。

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