農業(yè)科研院所檔案管理信息化建設研究

　　[摘 要] 本文以農業(yè)科研院所檔案管理為研究視角，針對農業(yè)科研院所檔案管理信息化建設展開分析討論，從農科院所檔案管理信息化建設現(xiàn)狀出發(fā)，提出推進農科院所檔案管理信息化建設的建議，以更好地發(fā)揮農業(yè)科研檔案在技術研究和成果轉化中的促進作用。
　　[關鍵詞] 農業(yè)科研院所；檔案管理；信息化
　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 09. 070
　　[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2019）09- 0157- 02
　　0 前 言
　　農業(yè)科研院所是農業(yè)技術研究與成果轉化的重要機構，在實踐工作中會形成大量檔案信息，這些數據資料的高效管理對農業(yè)技術水平的提升發(fā)揮關鍵作用。信息化時代的到來，為農科院所檔案管理提供了全新的技術支持，所以如何加快農科院所檔案管理信息化建設步伐，更好地為農業(yè)發(fā)展服務，已經成為做好檔案管理工作的關鍵。
　　1 檔案信息化建設概念
　　現(xiàn)階段，檔案信息化建設是指在檔案管理活動中，靈活應用現(xiàn)有的信息技術提升檔案工作的現(xiàn)代化水平，如數據庫技術、大數據、數據掃描以及數據壓縮技術等，結合實際情況重新對檔案管理的新原則、新情況以及新理論等進行思考，明確當前時代背景下的檔案管理與檔案服務的整體框架，促使檔案信息實現(xiàn)社會化服務，滿足時代發(fā)展的需求，實際上其實質是利用信息技術進行管理、開發(fā)利用以及生成檔案的過程。
　　2 農業(yè)科研院所檔案管理信息化建設現(xiàn)狀
　　在現(xiàn)代農業(yè)發(fā)展中，農科院所承擔著為農業(yè)發(fā)展提供技術支撐的使命，而在農科院所日常工作實踐中會生產大量文件資料，為了有效管理這些檔案資料，各單位都會成立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)檔案管理人員。在工作中，檔案資料需要經過規(guī)范化整理與歸類，編制案卷目錄、卷內目錄為檢索工具。近年來，信息化技術快速發(fā)展，部分單位開始將信息技術應用到檔案中，極大程度地提高了檔案管理效率，通過數字化方式對檔案實施管理，同時利用門戶網站以及OA系統(tǒng)等實現(xiàn)了對一部分檔案資料的共享。但是，也有一部分農科單位受到經費、人員等因素的限制，檔案信息化管理水平不高，信息化建設受到一定的制約。就目前發(fā)展實際情況來看，農業(yè)科研單位的檔案管理信息化建設存在以下幾個方面的問題。
　　2.1 重視程度不足
　　一部分農科院所受到人員編制等問題的制約，檔案管理人員往往身兼數職，除了少數專職檔案管理人員以外，那些兼職檔案管理人員不能將工作的重點與重心放在檔案管理工作上，導致檔案管理的重視程度不足，管理工作開展的不夠規(guī)范。一部分農科院所雖然主觀上具備檔案管理信息化建設的意愿，但是在實施信息化建設的過程中目標不夠明確，思路不夠清晰，對信息化檔案管理帶來一定的制約。
　　2.2 管理不夠規(guī)范
　　現(xiàn)階段很多農科單位檔案管理信息化建設依舊處于起步階段。在工作實踐中針對生成的電子文件雖然能夠很好地保存，但是所產生的電子文件在格式上不統(tǒng)一、兼容性匱乏，轉換的難度比較大，所以信息化檔案管理的效率不高。另外，長時間保存、備份電子檔案的載體缺位，導致實踐中往往消耗大量人力、物力、財力資源。基于此，農科院所檔案管理信息化建設的道路上，需要盡快制定信息化檔案管理的規(guī)范與標準，從而推動檔案管理信息化建設進程。
　　2.3 系統(tǒng)研發(fā)遭遇瓶頸
　　在農科院所檔案信息化管理中，管理系統(tǒng)是基礎，一個單位如果自主研發(fā)一個檔案管理系統(tǒng)，需要消耗很大的精力與時間，而且現(xiàn)階段在農科單位的檔案管理人員隊伍中既懂檔案管理專業(yè)知識又懂網絡、信息技術、軟件技術的人才非常匱乏。如果選擇在軟件公司購買管理軟件，在經費上又會捉襟見肘，而且采購而來的軟件是不是符合單位檔案管理的需求也有待商榷。所以，在農科院所檔案管理信息化建設的過程中，基礎設施建設方面也是亟待解決的關鍵問題，亟須經濟適用、功能齊全、安全高效、操作方便的信息系統(tǒng)。
　　2.4 信息化檔案管理時效性有待提升
　　第一，客觀性有待提升。電子檔案容易更改，在更改之后不會留有痕跡，也容易復印，復制之后不容易分辨原件與復印件�；�于此，電子檔案的客觀性與法律效力往往遭受質疑，而且現(xiàn)階段國家并沒有針對電子文件可否作為證據做出明文規(guī)定。所以在需要電子檔案作為憑證的時候，往往需要借助紙質檔案，這在客觀上要求信息化檔案管理必須要與紙質檔案管理同步，無形當中增加農科院所檔案管理的工作強度，也使檔案信息化管理的價值大打折扣。
　　第二，可用性有待提升�，F(xiàn)階段電子檔案需要通過光盤、硬盤等進行儲存。間隔一段時間，就需要將保存載體進行更換，并且光盤等載體往往會受到外界因素的干擾，如果出現(xiàn)問題，就會導致文件的丟失，“萬劫不復”，所以在農科院所檔案管理信息化建設實踐中如何合理選擇保存電子文件的載體也是需要集中考慮的問題。
　　第三，安全性有待提升�；ヂ�(lián)網具備極強的開放性，這對于檔案信息化管理的安全性提出了更高的要求。在信息化建設實踐中，數字平臺建設是重要工作，而現(xiàn)階段農科單位并沒有統(tǒng)一的數據庫管理系統(tǒng)和計算機安全標準，這就使得農科單位的電子檔案容易受到病毒、黑客的威脅。所以在未來的發(fā)展中，如何進一步提高信息化檔案管理的安全性也是需要集中考慮的問題。
　　3 農業(yè)科研院所檔案管理信息化建設對策
　　3.1 理清思路，明確目標
　　第一，構建科學的目標數據庫�，F(xiàn)階段我國大部分農科單位檔案信息化建設都處于起步階段，在這一階段中主要應該完成以下幾方面工作：首先要確定本單位的檔案隸屬信息化管理的范圍；其次，要制定電子檔案機讀的目錄標準；再次，要研發(fā)或者購進檢索軟件；最后，要建立健全目錄數據庫。
　　第二，循序漸進實現(xiàn)全文數字化。在這一階段中，需要完成以下幾個方面的工作：（1）將被納入信息化管理范疇的檔案資料實施高效的數字化轉換；（2）建立起針對文檔信息、圖片信息、多媒體信息等各類型檔案資料的歸檔標準；（3）建立健全綜合性的檔案數據庫；（4）深入研究互聯(lián)網環(huán)境中農科檔案信息的使用方法，使用標準以及使用權限；（5）建立與完善檔案信息的網絡平臺[1]。

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