關(guān)于學(xué)校檔案信息化建設(shè)與檔案管理的研究

　　摘要：在學(xué)校日常管理工作的體系中，檔案管理以及檔案建設(shè)是其中重要的組成部分，對(duì)于學(xué)校的發(fā)展以及教學(xué)任務(wù)的開展來說均具有一定的影響作用。可以說，學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量是衡量學(xué)校發(fā)展?fàn)顟B(tài)的關(guān)鍵指標(biāo)。在日常工作中，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員一定要擺正自身的工作認(rèn)知，注重完善自身的工作思路以及工作體系，調(diào)整工作理念，以推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)定進(jìn)行。此外，在信息技術(shù)不斷拓展的當(dāng)前時(shí)代，學(xué)校的檔案管理人員還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，以促進(jìn)學(xué)校管理任務(wù)的現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展�；�于此，本文將以煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院為例，對(duì)如何開展學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行分析。
　　關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案建設(shè)；檔案管理；信息化建設(shè)；工作研究
　　中圖分類號(hào)：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
　　文章編號(hào)：1009-3044（2019）10-0277-02
　　開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）：
　　在信息技術(shù)不斷提升的當(dāng)前背景下，我國已經(jīng)順利地進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，并能夠應(yīng)用信息技術(shù)開展一些工作活動(dòng)以及生活活動(dòng)，利用其提高自己的工作效率以及生活質(zhì)量。同時(shí)，在教育領(lǐng)域，該種技術(shù)的應(yīng)用也逐漸普及。在一所學(xué)校的工作體系中，檔案管理是一份比較重要的工作內(nèi)容，會(huì)對(duì)學(xué)校的發(fā)展形成較大的影響。但是由于學(xué)校檔案的復(fù)雜程度以及規(guī)模比較大，對(duì)于檔案工作人員來說，就會(huì)形成較大的工作壓力，所以其應(yīng)該對(duì)此進(jìn)行合理的調(diào)整。
　　1 開展檔案信息化建設(shè)以及管理的重要意義
　　首先，在職業(yè)院校中，檔案是一個(gè)比較重要的資料，其會(huì)關(guān)乎于整個(gè)學(xué)校的發(fā)展。但是，由于信息量較大，對(duì)于檔案管理人員來說會(huì)形成較大的工作壓力。因此，在日常工作中，工作人員就可以對(duì)信息技術(shù)展開合理的應(yīng)用，通過信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理以及錄入，以此提升工作的效率以及質(zhì)量。
　　其次，在傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作中，大部分學(xué)校會(huì)建立實(shí)體化的檔案管理辦公室。但是這種模式下，檔案的安全性就會(huì)失去保障。因此，在現(xiàn)代化的理念下，工作人員可以結(jié)合信息技術(shù)利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，以此對(duì)檔案信息的真實(shí)性以及私密性形成保障[1]。
　　2 開展檔案信息化建設(shè)以及管理的具體途徑
　　2.1 加強(qiáng)人員的學(xué)習(xí)以及交流
　　相較于其他學(xué)校來說，煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院的信息化建設(shè)工作開展時(shí)間較晚，發(fā)展較短，自身具備一定的不足以及劣勢(shì)，同時(shí)也會(huì)與同等級(jí)的學(xué)校形成較大的差距。因此，在結(jié)合信息技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)，煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院的負(fù)責(zé)人員就應(yīng)該注重調(diào)整自身的心態(tài)，加強(qiáng)與其他學(xué)校之間的溝通以及交流，以此豐富自身的工作經(jīng)驗(yàn)。
　　比如，在日常工作中，學(xué)校的管理人員可以與其他技術(shù)學(xué)院的負(fù)責(zé)人取得溝通，達(dá)成合作，推動(dòng)雙方的共同發(fā)展，定期前往對(duì)方學(xué)院進(jìn)行實(shí)地考察工作，或者也可以共同聘請(qǐng)相關(guān)的專業(yè)人才開展培訓(xùn)講座等活動(dòng)，詳細(xì)學(xué)習(xí)如何利用信息技術(shù)開展檔案信息的管理以及建設(shè)工作，從根本上保證整體工作的質(zhì)量以及效率，降低自身與其他學(xué)校之間的差距，提升自身的發(fā)展實(shí)力[2]。
　　同時(shí)，在此階段值得注意的是，在開展檔案管理學(xué)習(xí)以及交流活動(dòng)的過程中，參與活動(dòng)的工作人員應(yīng)定期書寫職業(yè)報(bào)告以及活動(dòng)日記，將在活動(dòng)中經(jīng)歷過的事情以及學(xué)習(xí)到的內(nèi)容記錄下來，作為自己在日后工作中的主要參考，以此有效加強(qiáng)自身的工作能力，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)保障。
　　2.2 加強(qiáng)信息建設(shè)的投入力度
　　經(jīng)過調(diào)查分析顯示，在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，煙臺(tái)職業(yè)院校的檔案信息化工作與教學(xué)信息化之間存在著較大的差距，換句話說，兩種不同的工作任務(wù)并沒有得到全面地落實(shí)以及共同的發(fā)展。在這種狀態(tài)下，不僅檔案管理工作的質(zhì)量無法得到保障，同時(shí)相關(guān)工作人員的工作能力以及工作發(fā)展也會(huì)受到一定的限制。因此，在日常工作開展的過程中，煙臺(tái)職業(yè)學(xué)校的負(fù)責(zé)人員就應(yīng)該提升自身的工作素養(yǎng)，做好自己的本職工作，并能夠發(fā)揮自己的職業(yè)作用，加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展的投資力度以及建設(shè)力度，以此對(duì)工作的開展形成穩(wěn)定的保障[3]。
　　比如，在日常工作中，管理人員可以與其他管理層進(jìn)行相關(guān)會(huì)議，就資金的投入比進(jìn)行重新界定，加強(qiáng)投資，構(gòu)建完善的信息化工作設(shè)備以及工作體系；其次，在日常工作中，管理人員也應(yīng)該形成正確的工作認(rèn)知，定期要求檔案管理部門的工作人員上交信息報(bào)告，并在報(bào)告中詳細(xì)描述信息檔案建設(shè)的狀況以及流程，加強(qiáng)人員對(duì)工作的認(rèn)知程度以及負(fù)責(zé)態(tài)度，以此保障整體工作的效果。此外，在此階段，學(xué)院的管理者也可以進(jìn)行不定期的抽查工作，以此使得工作人員能夠長(zhǎng)期保持認(rèn)真的態(tài)度，從而提升檔案管理工作的整體效率[4]。
　　2.3 加強(qiáng)學(xué)校檔案網(wǎng)站的建立
　　就目前所了解的現(xiàn)狀，我們可以確定，在煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院中，并沒有專門為檔案工作開設(shè)相關(guān)的網(wǎng)站，也沒有為學(xué)校自身成立相關(guān)的局域網(wǎng)絡(luò)。這些問題的存在不僅會(huì)影響學(xué)校檔案工作的開展，同時(shí)也會(huì)對(duì)檔案信息的安全性形成一定的威脅。因此，在日常工作中，煙臺(tái)職業(yè)院校的管理者就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化檔案工作的推廣力度，促使相關(guān)人員形成正確的工作理念，將檔案網(wǎng)站的構(gòu)建提上日程，以保證檔案信息的安全性以及穩(wěn)定性[5]。
　　首先，在日常工作中，學(xué)�？梢砸�求負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建相關(guān)的網(wǎng)站或者客戶端，并要求學(xué)生做好相關(guān)的軟件下載以及賬號(hào)注冊(cè)等工作。當(dāng)平臺(tái)構(gòu)建完畢，學(xué)�？梢越M織學(xué)生統(tǒng)一進(jìn)行信息錄入，并進(jìn)行密碼創(chuàng)設(shè)，以此保證信息的安全性；同時(shí)，在此過程中，學(xué)校有權(quán)向?qū)W生索要檔案密碼，以此方便進(jìn)行檔案修改以及信息錄入等工作，能夠緩解檔案工作人員的工作復(fù)雜性以及壓力，促使檔案管理工作效率的提升。
　　其次，在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)為檔案網(wǎng)站或者檔案軟件設(shè)立相關(guān)的防毒設(shè)備以及監(jiān)管設(shè)備，當(dāng)察覺到有病毒入侵時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行處理，防止其對(duì)檔案信息進(jìn)行修改，造成信息準(zhǔn)確性降低的問題。

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