芻議檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

　　摘 要：檔案信息化建設(shè)是通過數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)支持，以數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理為抓手，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本架構(gòu)，提供檔案信息服務(wù)和共享利用的管理系統(tǒng)。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的實(shí)現(xiàn)，檔案信息化對檔案管理者提出了更高的要求，開拓檔案管理工作新領(lǐng)域，以信息管理手段，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院數(shù)字檔案管理平臺。使檔案利用者使用更加便捷，建立信息化檔案管理平臺優(yōu)勢甚多。
　　關(guān)鍵詞：檔案信息化;數(shù)字檔案;開發(fā)利用;網(wǎng)絡(luò)管理平臺
　　檔案信息化建設(shè)是通過數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)支持，以數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理、開發(fā)利用為抓手，建立檔案管理與檔案服務(wù)的基本架構(gòu)，提供檔案信息服務(wù)和共享利用的管理系統(tǒng)。在保障檔案安全體系建設(shè)的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的實(shí)現(xiàn)，檔案信息化對檔案管理者提出了更高的要求，創(chuàng)新工作思路，提高檔案管理水平，開拓檔案管理工作新領(lǐng)域，以信息管理手段，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院數(shù)字檔案管理平臺。信息網(wǎng)絡(luò)的不斷成熟，使檔案管理的封閉式工作方式逐漸淘汰，如何提高檔案開發(fā)利用率，使檔案利用者使用更加便捷，建立信息化檔案管理平臺優(yōu)勢甚多。我院成立于1946年，是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、康復(fù)為一體的三級甲等醫(yī)院，是山西醫(yī)科大學(xué)附屬臨汾醫(yī)院、第七臨床醫(yī)學(xué)院。醫(yī)院綜合檔案室成立于1979年，2015年11月1日醫(yī)院搬遷至新醫(yī)院。投資近200萬元，建立了數(shù)字檔案室。檔案專用庫房占地面積1200㎡，設(shè)置有檔案收集消毒室、檔案中心控制室、檔案整理室、計算機(jī)錄入辦公室、查閱室等用房面積180㎡，購置了密集架150列、消毒柜1個、防磁柜6個、目錄柜8個。
　　一、健全制度是檔案工作的基石
　　醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案信息化工作，把檔案信息化建設(shè)納入了醫(yī)院信息化建設(shè)的計劃內(nèi)，在人員配備和資金注入中都給予大力支持，為綜合檔案室開展工作夯實(shí)了基礎(chǔ)。
　　1.建立健全檔案管理組織體系。成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案銷毀鑒定小組等相關(guān)組織體系。院長、書記為組長;副書記為副組長，分管檔案管理工作。綜合檔案室配備專職檔案員4名，其中副研究館員一名，各科室配備了兼職檔案員，形成了檔案管理工作的良性循環(huán)管理軌道。
　　2.建立健全各項規(guī)章制度。制定了《檔案管理規(guī)范》、《崗位職責(zé)》、《規(guī)章制度》，《信息化檔案利用須知》、《檔案管理組織架構(gòu)圖》等等。以制度做保障，完善管理機(jī)制，規(guī)矩做事，成效百倍。
　　3.建立健全信息化管理體系。醫(yī)院投資配備了珠海泰坦軟件有限公司的網(wǎng)絡(luò)版“檔案管理軟件”電子檔案數(shù)據(jù)中心;濟(jì)南恒大視訊科技有限公司的“檔案庫房安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)”、自動消防等“八防”設(shè)施，保證了檔案的齊全完整和安全保障。軟件配置了電腦6臺、4T移動硬盤2個、掃描儀6臺、刻錄機(jī)2臺、打印機(jī)6臺，碎紙機(jī)一臺、復(fù)印機(jī)一臺、打印復(fù)印一體機(jī)一臺、微縮機(jī)一臺、全自動裝訂機(jī)一臺、普通裝訂機(jī)三臺、縫紉機(jī)一臺、吸塵器3臺，設(shè)備的健全，推進(jìn)了檔案管理的信息化管理步伐，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化、隨辦隨歸、存量數(shù)字化、增量電子化，并把電子數(shù)據(jù)及時異地備份，向大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)邁進(jìn)。
　　4.建立健全檔案人員專業(yè)培訓(xùn)制度。專職檔案員每年參加國家、省、市檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案交流會議，接受檔案繼續(xù)教育，不斷吸收新的檔案管理理念。每年邀請省、市檔案局業(yè)務(wù)專家集中培訓(xùn)專、兼職檔案員;檔案室定期組織專、兼職檔案員學(xué)習(xí)國家檔案法律法規(guī)，下科室指導(dǎo)檔案的收集與整理、歸檔工作;副研究館員到科室檢查指導(dǎo)工作，并給兼職檔案員授課，根據(jù)科室工作的特點(diǎn)，對科室檔案的移交進(jìn)行培訓(xùn)，撰寫講義近5萬字，講課近60余次。對專職檔案員具有較高要求：首先要能吃得了苦，耐得住寂寞，撲下身子干實(shí)事的人，具有開拓創(chuàng)新的進(jìn)取意識。
　　二、完善信息是檔案工作的保障
　　“電子文檔數(shù)據(jù)中心管理系統(tǒng)”將文件歸類錄入，有序排列。數(shù)據(jù)庫建成后根據(jù)科室專業(yè)，分類管理，對檔案開發(fā)利用提高了便捷保障。
　　1.建立各門類檔案的電子目錄。自2015年11月啟用檔案軟件管理檔案，我們就著手將1946年醫(yī)院成立至今的各門類檔案的數(shù)據(jù)庫建立并完善。截止2018年4月底共計錄入數(shù)據(jù)298512條，其中案卷目錄29820條，卷內(nèi)目錄268692條，著錄2萬多條 。
　　2.軟件目錄錄入保證完整準(zhǔn)確。在數(shù)字化檔案室實(shí)施過程中，我們把數(shù)據(jù)庫中的字段、輸入格式進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)確定，對檔案號、案卷號、成文日期的錄入格式進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。
　　3.根據(jù)醫(yī)院專業(yè)的特殊性，我們將檔案分為黨群管理、行政管理、經(jīng)營管理、科技信息管理、醫(yī)療管理（病歷檔案）、教學(xué)管理、會計檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、人事檔案、科研檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等十四個門類。現(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案86萬余卷（件）【其中：綜合檔案8萬余卷、病歷檔案78萬余件】;電子檔案50000余件;實(shí)物檔案900余件;聲像照片10萬張，錄音、錄像1000余盤（盒）。信息化管理檔案極大地方便了檔案的開發(fā)利用。
　　4.門診病歷、住院病歷是法律依據(jù)。在診療過程中，患者從門診就醫(yī)形成門診病歷，轉(zhuǎn)入院形成住院病歷，在診療過程中所有的檢查結(jié)果形成了個人的屬性檔案，這將作為患者的歷史檔案永久存檔。我們把門診、住院病歷掃描，歸到電子檔案里，一是為臨床醫(yī)生科技成果的研討、轉(zhuǎn)化、臨床應(yīng)用、晉升評價所需;二是患者今后的復(fù)診診療所需;三是醫(yī)療糾紛、醫(yī)療事故鑒定所需;四是醫(yī)保、社會保障報銷，保險公司賠付所需;五是公安、檢察機(jī)關(guān)、法院在執(zhí)行公務(wù)中須提供證據(jù)或協(xié)助工作所需。
　　三、檔案信息儲備是服務(wù)的關(guān)鍵
　　檔案信息化的實(shí)質(zhì)是檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。檔案信息化的數(shù)字存儲和服務(wù)為檔案的保管、保護(hù)和開發(fā)利用做了基礎(chǔ)保障，信息化檔案室的不斷成熟將推動檔案工作逐步向規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化邁進(jìn)。

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