關(guān)于事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考

　　摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)越來(lái)越不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。在事業(yè)單位的人才開(kāi)發(fā)管理中，人事檔案管理工作起到了重要的作用，不但可以對(duì)人力資源起到優(yōu)化的作用，而且能夠?qū)�單位的基礎(chǔ)管理起到促進(jìn)作用。文章主要對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，以供參考。
　　關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化
　　人事檔案是人才信息的記錄，包括了個(gè)人全部的履歷業(yè)績(jī)獎(jiǎng)懲等信息，科學(xué)充分的利用人事檔案，為合理有效的開(kāi)發(fā)使用人才提供了重要的依據(jù)，因此對(duì)于人事檔案的管理顯得尤為重要。為了有效促進(jìn)人事檔案管理水平的提高，事業(yè)單位必須要轉(zhuǎn)變思路，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入檔案管理中，積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位整體發(fā)展。
　　1 事業(yè)單位人事檔案信息化管理中的問(wèn)題
　　1.1 管理模式滯后
　　就目前而言，事業(yè)單位正處于全面落實(shí)體制改革的過(guò)程中，管理觀念和管理手段得到了更新，相應(yīng)的管理模式也出現(xiàn)了很大的變化。不過(guò)，由于體制改革還沒(méi)有徹底完成，事業(yè)單位現(xiàn)有的管理模式仍然存在著一定的滯后性，大量不確定因素的存在阻礙了人事管理制度的完善，現(xiàn)有的人事管理軟件也無(wú)法適應(yīng)事業(yè)單位人事管理工作的實(shí)際需求。
　　1.2 軟硬件設(shè)施基礎(chǔ)不平衡
　　單位不同，對(duì)于人事檔案信息化的要求和建設(shè)進(jìn)度也不同，因此不同單位的人事檔案信息化管理軟件開(kāi)發(fā)程度存在巨大的差異。軟件開(kāi)發(fā)各自為政，不能互通，因此規(guī)范化的、能夠通用的、管理軟件的開(kāi)發(fā)較為落后，硬件上信息化所需要的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和掃描打印設(shè)備等，無(wú)論是從齊全程度還是先進(jìn)程度上都有不小的欠缺。不少單位仍然是手動(dòng)模式輔以計(jì)算機(jī)的管理模式，軟硬件基礎(chǔ)的不牢固嚴(yán)重限制了人事檔案管理的信息化建設(shè)。
　　1.3 缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性
　　管理工作的統(tǒng)一性和規(guī)范化是工作有序進(jìn)行的前提條件，但在人事檔案管理信息化建設(shè)工作中缺乏必要的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，建立一定的標(biāo)準(zhǔn)作為參考，能夠保證人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)質(zhì)和高效。實(shí)際管理工作中，各單位運(yùn)用各自的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理工作，嚴(yán)重影響數(shù)據(jù)共享。另外各單位內(nèi)部管理系統(tǒng)使用權(quán)限上的不流暢，也是阻礙檔案數(shù)據(jù)共享的原因之一。
　　1.4 開(kāi)發(fā)水平偏低
　　人事管理信息化開(kāi)發(fā)水平偏低，是影響事業(yè)單位人事管理信息化建設(shè)的主要因素之一。對(duì)于事業(yè)單位而言，其人事管理工作相對(duì)繁瑣，想要將其完全融入到信息化管理平臺(tái)中，開(kāi)發(fā)人員不僅需要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，還必須具備從事人事管理工作的經(jīng)驗(yàn)，而事實(shí)上，絕大多數(shù)事業(yè)單位在人才儲(chǔ)備上并不能滿足上述要求，人才的欠缺影響了人事管理信息化開(kāi)發(fā)水平的提高，也影響了信息化建設(shè)的成效。
　　1.5 管理人員信息化水平不高
　　從整體上來(lái)說(shuō)，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化起步較晚，在部分事業(yè)單位中，很多的檔案管理者并沒(méi)有達(dá)到熟練運(yùn)用信息化平臺(tái)的程度，其專業(yè)水平亟待提高。部分事業(yè)單位的檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作能力，這就大大限制了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步深化。社會(huì)的發(fā)展已經(jīng)對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，對(duì)于管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求也越來(lái)越高，保證檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要。
　　2 事業(yè)單位人事檔案信息化管理措施
　　2.1 健全人事檔案管理機(jī)制
　　信息時(shí)代的事業(yè)單位人事檔案管理工作需要一套更加科學(xué)完善的制度作為保障。首先，要建立完善的檔案管理制度，包括對(duì)原有紙質(zhì)檔案資源的保管以及對(duì)硬盤(pán)、磁盤(pán)等檔案信息載體的保管，做好防潮、防火、防磁工作。其次，定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止由于介質(zhì)損壞或計(jì)算機(jī)故障造成的檔案損壞或丟失。另外，要完善檔案管理信息化使用制度，在查閱和使用檔案時(shí)要嚴(yán)格按照相關(guān)制度來(lái)進(jìn)行，必須做好相關(guān)的審批登記工作，保障檔案的完整性和安全性。
　　2.2 加快硬件建設(shè)
　　在信息化建設(shè)中，硬件設(shè)施是基礎(chǔ)也是前提，如果沒(méi)有完善的硬件設(shè)置作為支撐，事業(yè)單位人事管理的信息化建設(shè)也就無(wú)法順利實(shí)現(xiàn)。立足當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的背景，事業(yè)單位人事管理平臺(tái)必須以網(wǎng)絡(luò)為依托，充分發(fā)揮信息管理的各種優(yōu)勢(shì)。在實(shí)際操作中，硬件設(shè)施的建設(shè)需要關(guān)注兩個(gè)方面的問(wèn)題，一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的硬件建設(shè)，需要根據(jù)事業(yè)單位人事管理工作的具體需求，配備完善的硬件設(shè)施；二是網(wǎng)絡(luò)的硬件建設(shè)，包括了基于互聯(lián)網(wǎng)的硬件建設(shè)以及內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)。從互聯(lián)網(wǎng)角度分析，日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)于事業(yè)單位的人事管理工作提出了許多新的要求，通過(guò)相應(yīng)的硬件建設(shè)，將自身的各種人事信息放入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，可以打破傳統(tǒng)人事管理的封閉式格局，提升對(duì)于各類人才的吸引力，順應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展的客觀需求。從局域網(wǎng)角度分析，在事業(yè)單位中，人事管理涉及到了每一個(gè)員工的切身利益，通過(guò)局域網(wǎng)的構(gòu)建和完善，可以對(duì)資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)人事管理中薪酬、績(jī)效、激勵(lì)、職稱等管理職能的高度共享，促進(jìn)人事管理效率的提高。
　　2.3 完善軟件系統(tǒng)
　　當(dāng)前市場(chǎng)上存在的大部分人事管理軟件系統(tǒng)都是針對(duì)企業(yè)而言，無(wú)法滿足事業(yè)單位人事管理工作的需求，在這種情況下，事業(yè)單位應(yīng)該加大對(duì)于專用信息化軟件平臺(tái)的開(kāi)發(fā)利用，滿足自身的各種需求。具體來(lái)講，一方面，應(yīng)該對(duì)規(guī)范化的人事信息代碼進(jìn)行推廣，引導(dǎo)不同的事業(yè)單位在人事管理領(lǐng)域相互合作，實(shí)現(xiàn)信息和資源的高度共享；另一方面，應(yīng)該積極引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，立足事業(yè)單位本身的人事管理特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的信息平臺(tái)，以滿足人事管理的一些特殊要求。另外，需要構(gòu)筑完善的安全防護(hù)系統(tǒng)，做好機(jī)密信息的保護(hù)。
　　2.4 完善信息管理安全機(jī)制
　　首先，要建立科學(xué)嚴(yán)格的檔案信息管理的規(guī)章制度，不斷完善檔案信息安全的保障系統(tǒng)。檔案信息要注意隨時(shí)備份保存，在管理系統(tǒng)內(nèi)建立恢復(fù)機(jī)制，確立檔案信息的安全保存。其次，要健全數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)機(jī)制，規(guī)范檔案信息使用機(jī)制，確保檔案保存和使用的安全性。再次，管理人員要有足夠的職業(yè)道德，并且要充分樹(shù)立信息化管理的安全意識(shí)，并加強(qiáng)對(duì)安全技能的學(xué)習(xí)。在檔案信息化管理中，要認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)的便利性和危險(xiǎn)性，保證電腦本身和網(wǎng)絡(luò)使用的安全性，避免來(lái)自于他方的攻擊，使檔案信息能夠不被外部力量攻擊甚至篡改。管理人員也要注意對(duì)于工作電腦的安全使用，做到檔案保存電腦專用。最后，數(shù)字存儲(chǔ)與紙質(zhì)存儲(chǔ)要分開(kāi)，盡量使數(shù)字檔案保存和使用也能夠分開(kāi)，保證檔案信息的完整性和安全性。
　　2.5 提高信息化工作人員的素質(zhì)
　　檔案管理工作的水平如何，很大程度上取決于管理者和應(yīng)用者的素質(zhì)和能力。針對(duì)當(dāng)前檔案管理人員能力不足、年齡結(jié)合較大等問(wèn)題，必須要加強(qiáng)檔案管理人員的能力素質(zhì)建設(shè)。要解決個(gè)別單位沒(méi)有專門(mén)檔案管理人員的問(wèn)題，確保檔案管理有專人負(fù)責(zé)。通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)等方式，讓檔案管理人員真正意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，提高做好檔案管理信息化的主動(dòng)性。要加強(qiáng)檔案管理人員應(yīng)用信息化設(shè)施的能力和水平，提高自己對(duì)檔案信息化平臺(tái)的熟練掌握和應(yīng)用能力，確保檔案管理信息化憑條能夠真正發(fā)揮作用。
　　3 結(jié)束語(yǔ)
　　綜上所述，人事檔案管理工作是人力資源相關(guān)工作可以有序進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，所以加強(qiáng)企事業(yè)單位的人事檔案管理工作，切實(shí)發(fā)揮出人事檔案對(duì)日常工作的服務(wù)效能，有著重要的意義。信息化建設(shè)已經(jīng)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的必然趨勢(shì)，相關(guān)單位要在信息化建設(shè)創(chuàng)造條件加快進(jìn)度，為人才管理和使用創(chuàng)造更便利的條件。
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