人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

　　摘要：隨著科學技術的發(fā)展，現(xiàn)階段的人事管理逐漸朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。人事檔案數(shù)字化是一種創(chuàng)新，它將檔案的收集與管理和數(shù)字化技術有機結合，并實現(xiàn)了對于檔案的多維度管理，本文將針對人事檔案數(shù)字化為人事管理工作所到來的作用進行探究。
　　關鍵詞：人事檔案；數(shù)字化；人事管理；重要性
　　引言
　　人事檔案中所包含的內容非常廣泛，不僅包括個人經(jīng)歷，同時也是組織對個人進行全面評估的參考。目前，我國人事檔案信息管理還存在著一定的滯后性，需要對這些影響人事檔案管理效率的因素進行總結，并對人事檔案數(shù)字化管理和建設進行探討，以促進人事檔案管理效率的提升。
　　1、人事檔案管理簡述
　　作為企業(yè)選拔與錄用人才重要依據(jù)的人事檔案管理，是人事工作的重要組成部分，他貫穿于整個企業(yè)的運行當中，不僅對于員工過去的技術與能力，人品與性格進行詳細記錄，而且對現(xiàn)實中員工的當前表現(xiàn)進行匯總。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式依賴于紙質的載體進行記錄，由于工作量巨大而且需要手工整體，容易出現(xiàn)管理不及時以及延后的問題，導致許多環(huán)節(jié)無法達到預期要求。而新型的數(shù)字化人事管理模式則依賴于信息技術的發(fā)展，對人事檔案的工作全過程進程動態(tài)化的監(jiān)控，并及時記錄與控制，真正實現(xiàn)了流程的合理化。人事檔案管理在不斷的發(fā)展中完善，有傳統(tǒng)的紙質載體發(fā)展到如今的數(shù)字化系統(tǒng)，這是人事檔案管理的創(chuàng)新，人事管理數(shù)字化的提出簡化了對于檔案收集整理、統(tǒng)計傳遞以及保存共享等工作內容，通過網(wǎng)絡的便捷性，告別了傳統(tǒng)紙質查閱的復雜工作，對于提高人事檔案管理效率具有重要作用。人事檔案的數(shù)字化管理是中組部提出并在全國范圍內推廣的，目的在于整治不正之風，打擊違法犯罪以保證人事檔案管理工作中的公平與公正，解決大難管理過程中的不足之處。
　　2、人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀
　　2.1技術更新?lián)Q代較快
　　人事檔案的數(shù)字化管理對計算機系統(tǒng)、技術以及軟件的依賴性是較大的。在實際情況中，計算機系統(tǒng)升級速度非�？�、計算機技術的更新?lián)Q代也較快，使得計算機軟件、硬件系統(tǒng)之間很可能會出現(xiàn)不匹配的情況，使得部分文件無法有效讀取，當人們需要調取相關資料的時候，則會導致資料不全，無法獲得精準數(shù)據(jù)，影響了人事檔案管理的效率。
　　2.2檔案管理數(shù)字化專業(yè)素質的缺乏
　　在實際工作中，檔案管理往往處于企業(yè)或者部門的邊緣化，這種狀態(tài)已經(jīng)成為了檔案管理工作的常態(tài)。每個需要用到檔案的人都認為檔案很重要，但是用過就會忘。因此許多單位的領導階層不重視檔案工作。人事檔案是我國重要的信息資源，但是相應的從業(yè)人員由于領導的不重視，也對自身的數(shù)字化素質的提升不重視，檔案管理工作人員不能良好的應用數(shù)字化管理設備軟件，就導致檔案管理數(shù)字化進程的推動受到了較大的阻礙。在這種領導不重視，員工不積極的背景下，我國檔案管理工作數(shù)字化的進程也就變得十分的緩慢。因此相關檔案管理工作人員應該積極的充實自身的業(yè)務能力，立足于未來發(fā)展，全面適應檔案管理數(shù)字化的到來。
　　2.3檔案信息管理安全問題
　　在信息化時代，數(shù)字化管理方式為管理工作帶來很大方便，但是其中也存在著一定的檔案信息管理安全問題。在網(wǎng)絡背景下，大量的電腦病毒已經(jīng)對數(shù)據(jù)安全造成威脅。雖然電腦中都會安裝殺毒軟件，但是并不能夠完全阻止計算機病毒的入侵和傳播。此外，電腦黑客惡意攻擊也會導致信息數(shù)據(jù)的缺失和丟失，導致人事檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)的安全性受到了非常大的考驗。
　　2.4數(shù)字化建設成本高，電子原件標準不一致
　　在進行管理的過程中，檔案管理人員需要進行仔細的辨別，去除虛假檔案，保留真實檔案，要在日常工作中做到取之有章，拒之有理，確保人事檔案管理工作的正常運行，確保每份檔案都是真實有效的。但是由于現(xiàn)階段大量的檔案管理工作，例如年度考核表、學籍檔案等等材料的入檔，都需要進行相應的鑒別，這就讓人事檔案管理工作量變得很大，并且由于需要確保相應檔案內容的完整性，還需要進行編號、加頁碼等，這就讓工作變得更加繁瑣。其次，在進行紙質檔案數(shù)字化的過程中，一些電子原件的標準不一致，很難保證數(shù)字化檔案的質量，因此需要相應的檔案管理標準來進行規(guī)范。
　　3、人事檔案數(shù)字化管理工作措施
　　3.1遵守紀律，強化保障
　　人事檔案數(shù)字化管理能夠保障檔案管理的安全問題，由于檔案管理的復雜性以及較高的安全要求，對于檔案的受力、查閱等管理過程，都應該采取相應的措施，避免可能出現(xiàn)的問題，如檔案遺失等，這將對檔案管理系統(tǒng)造成很大的影響，應根據(jù)國家的相關政策與要求，對檔案管理過程中的安全隱患進行排查，并建立網(wǎng)絡安全保護機制，才能有效保證人事檔案信息的安全性。
　　3.2領導重視檔案數(shù)字化，加大投入完善建設
　　就目前而言，我國檔案管理工作在各個部門依舊處于邊緣化的趨勢，因此想要領導重視檔案管理數(shù)字化，就應該從上至下的進行積極的改變。只有領導重視檔案管理數(shù)字化，才能夠將相應的檔案信息逐漸的轉變成數(shù)字信息進行儲存，但是由于我國檔案工作量比較大，這種信息轉化很顯然不是一次工作就能進行的，因此在數(shù)字化檔案建設的過程中，應該加大投入力度，將精力放在軟件開發(fā)、檔案管理平臺搭建等方面進行。這些都是需要相應的領導進行重視并且推動的。將檔案管理工作有計劃、有重點的進行逐步實施，就能夠逐漸實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動化和信息化，讓整個檔案管理信息能夠在網(wǎng)絡上實現(xiàn)共享化，極大的提升檔案管理工作的效率。
　　3.3健全機制，自上而下推進數(shù)字化人事管理進程
　　要有效改變當前干部人事檔案的管理現(xiàn)狀，人事檔案管理部門就需要創(chuàng)建一套符合單位服務理念，并且適合組織人事部門實際需要的檔案管理機制，加強頂層設計，建立健全相關規(guī)章制度，例如：建立文件檢索、檔案查閱審批制度，用戶責任權限制度，數(shù)字化監(jiān)督保密制度，安全管理制度等。通過建章立制加強對檔案的數(shù)字化管理，自上而下使干部人事檔案管理工作真正走向效率化的運行軌道。
　　3.4提升檔案管理人員專業(yè)素質，全面促進檔案管理工作革新
　　檔案管理人員是檔案管理的首要執(zhí)行者，因此在進行相應人員的培訓過程中，應該注重其自身數(shù)字化素質的提升，在建設信息化、數(shù)字化檔案的過程中，對于相應的管理人員的專業(yè)素質要求會變得更高，因此在新形勢下的檔案管理工作人員，應該積極的改變自身組織，建立完善的自我發(fā)展計劃以適應逐漸改變的檔案管理工作方式。并且，在檔案管理工作中，應該建立起相應的專業(yè)能力提升系統(tǒng)，通過人才的引進和自身人才的培養(yǎng)，全面提升現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質，這樣不僅僅能夠讓精通人事檔案管理專業(yè)技能的人員能夠從事相關工作，還能夠具有信息技術相關能力，從而不斷的提升檔案管理人員的綜合專業(yè)知識水平，改善工作人員的知識構架，以更好、更高的專業(yè)能力來適應數(shù)字化檔案管理。
　　結語
　　綜上所述，人事檔案的數(shù)字化管理的出現(xiàn)，是信息管理的重要創(chuàng)新，他對于檔案管理的流程以及管理團隊的素質提出了更高的要求，規(guī)范了檔案管理的步驟與算法，簡化了管理流程，保證了其的安全性與高效性，同時提高了管理人員的專業(yè)技能與管理水平，人事檔案數(shù)字化有效的增強了人事檔案的全面能力，為人事管理工作的進行提供了良好的基礎條件。
　　參考文獻：
　　[1]劉洋，王春梅.人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性[J].企業(yè)改革與管理，2016（21）：30-32.
　　[2]楊超.高校人事檔案管理中的數(shù)字化服務[J].江蘇教育學院學報（自然科學版），2017（3）：25-26.

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