圖書(shū)館管理系統(tǒng)需求分析【圖書(shū)館數(shù)字資源采購(gòu)管理系統(tǒng)及其主要功能需求】

　　〔摘要〕針對(duì)目前圖書(shū)館缺乏適合的數(shù)字資源采購(gòu)管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀，從圖書(shū)館數(shù)字資源的采購(gòu)流程出發(fā)，明確建設(shè)數(shù)字資源采購(gòu)管理系統(tǒng)的目標(biāo)，并設(shè)計(jì)系統(tǒng)的主要功能模塊及其關(guān)系。在此基礎(chǔ)上，全面分析系統(tǒng)的各項(xiàng)功能需求，以期為該類(lèi)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)提供借鑒。
　　〔關(guān)鍵詞〕數(shù)字資源采購(gòu)管理系統(tǒng)功能需求采購(gòu)決策
　　〔分類(lèi)號(hào)〕G250.7
　　
　　Library"s Digital Resources Purchasing Management System and Its Main Function Requirements
　　Han Xinyue
　　Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080
　　Graduate University of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080
　　Zheng Jiancheng
　　Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing 100080
　　
　　〔Abstract〕In view of the current development status that libraries are lack of suitable digital resources purchasing management system, this paper, by taking the digital resources purchasing process as a main consideration aspect, puts forward the objection of purchasing management system and designs its main function modules. On that basis, the paper gives a comprehensive analysis of the system function requirements.
　　〔Keywords〕digital resourcespurchasing management systemfunction requirementspurchasing decision
　　
　　在數(shù)字資源采購(gòu)業(yè)務(wù)中，為保證真正有效、合理地滿(mǎn)足用戶(hù)需要，首要工作是全面評(píng)估數(shù)字資源，建立數(shù)字資源調(diào)研分析機(jī)制和分析評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，較全面地反映資源與本館需求的關(guān)聯(lián)。資源購(gòu)買(mǎi)是數(shù)字資源采購(gòu)管理的核心業(yè)務(wù)，主要活動(dòng)有:購(gòu)買(mǎi)方案設(shè)計(jì)，與供應(yīng)商談判，實(shí)施采購(gòu)，合同管理等。數(shù)字資源的管理和維護(hù)也是整個(gè)采購(gòu)流程中不容忽視的一部分基礎(chǔ)工作，具體工作內(nèi)容包括:使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，備份管理，組織機(jī)構(gòu)管理，其它日常事務(wù)處理等等。
　　
　　因此，基于采購(gòu)工作的實(shí)際，設(shè)計(jì)采購(gòu)管理系統(tǒng)的主要功能模塊及關(guān)系（見(jiàn)圖2）。
　　該系統(tǒng)以數(shù)字資源采購(gòu)流程為主線，由基礎(chǔ)管理、采購(gòu)管理、供應(yīng)商管理、合同管理和決策支持系統(tǒng)5個(gè)子系統(tǒng)組成。各子系統(tǒng)既能獨(dú)立運(yùn)行，又能集成到一個(gè)大系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)行，要求子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)高度共享。
　　
　　
　　4主要功能需求分析
　　
　　4.1基礎(chǔ)管理
　　4.1.1系統(tǒng)設(shè)置和維護(hù)為保證用戶(hù)正確使用，系統(tǒng)應(yīng)該提供進(jìn)行初始化工作所必需的各項(xiàng)信息的設(shè)定和維護(hù)功能，如各項(xiàng)代碼的定義、用戶(hù)組織機(jī)構(gòu)的定義、各終端用戶(hù)操作權(quán)限的定義等。由系統(tǒng)管理員根據(jù)業(yè)務(wù)重點(diǎn)對(duì)系統(tǒng)各模塊、各參數(shù)進(jìn)行設(shè)置，通過(guò)靈活多樣的自定義選擇，滿(mǎn)足不同圖書(shū)館的業(yè)務(wù)應(yīng)用需求和個(gè)性化需求。
　　在系統(tǒng)的使用過(guò)程中，常常會(huì)遇到因網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)、服務(wù)器以及用戶(hù)終端等各個(gè)環(huán)節(jié)引發(fā)的訪問(wèn)問(wèn)題，所以系統(tǒng)必須能夠有效處理數(shù)據(jù)安全管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、日志管理等日常事務(wù)。
　　4.1.2用戶(hù)管理對(duì)執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)的人員進(jìn)行角色和權(quán)限劃分，通過(guò)角色和權(quán)限的可定制功能實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部用戶(hù)群的分級(jí)分組管理，工作人員根據(jù)其職責(zé)被賦予不同的訪問(wèn)權(quán)限，從而保證不同級(jí)別和組別的人只能夠?yàn)g覽和操作相應(yīng)的項(xiàng)目。同時(shí)，系統(tǒng)必須適應(yīng)組織機(jī)構(gòu)運(yùn)作變化的要求，實(shí)現(xiàn)角色、權(quán)限與用戶(hù)的動(dòng)態(tài)管理。
　　4.1.3組織機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)不但要具備基本的組織機(jī)構(gòu)管理功能，而且要求實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化結(jié)構(gòu)管理[3]，即打破地域和組織限制，對(duì)下屬子單位和部門(mén)進(jìn)行相應(yīng)權(quán)限內(nèi)的管理。在組織機(jī)構(gòu)管理模塊中，必須突出人員任務(wù)管理和工作績(jī)效管理功能。另外，可以設(shè)置系統(tǒng)信息個(gè)人訂閱、系統(tǒng)提示、公告板、內(nèi)部電子郵件、日程安排、聯(lián)系人信息管理、BBS社區(qū)等功能，通過(guò)系統(tǒng)功能的完善加強(qiáng)信息共享，使組織溝通順暢。
　　為確保安全性，系統(tǒng)采用多種安全控制策略，因此，基礎(chǔ)管理功能的操作權(quán)限只賦予系統(tǒng)管理員以及特定的管理人員。
　　4.2采購(gòu)管理
　　采購(gòu)管理作為系統(tǒng)的核心模塊，涉及的問(wèn)題最多、最復(fù)雜，在設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)過(guò)程中必須給予足夠重視。
　　4.2.1采購(gòu)計(jì)劃該項(xiàng)功能幫助圖書(shū)館編制和管理采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)實(shí)際需要制定年度、半年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃，允許隨時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)相關(guān)管理人員也能夠方便地對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核和監(jiān)管。除了對(duì)經(jīng)常性訂購(gòu)產(chǎn)品形成訂購(gòu)模板外，對(duì)額外采購(gòu)情況也需要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。
　　圖書(shū)館制定數(shù)字資源采購(gòu)計(jì)劃的主要內(nèi)容包括數(shù)字資源的續(xù)訂、增訂、停訂(調(diào)整)計(jì)劃、問(wèn)題分析和措施建議。制定采購(gòu)計(jì)劃的主要依據(jù)有:①用戶(hù)需求分析與評(píng)估;②規(guī)劃制訂的資源建設(shè)目標(biāo)和分步實(shí)施進(jìn)度安排;③年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算安排。這些依據(jù)來(lái)源于相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析，不一定在采購(gòu)計(jì)劃模塊中完成，但是要求系統(tǒng)能夠在此模塊方便地調(diào)用相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。
　　4.2.2資源評(píng)估資源評(píng)估是采購(gòu)過(guò)程中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在系統(tǒng)中，這個(gè)模塊主要完成評(píng)估方法和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)體系的規(guī)范化，分別建立資源分析數(shù)據(jù)庫(kù)、用戶(hù)需求分析與評(píng)價(jià)(含用戶(hù)推薦、使用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù))數(shù)據(jù)庫(kù)和專(zhuān)家意見(jiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)[4]。應(yīng)該允許圖書(shū)館自定義評(píng)估模型，并且通過(guò)強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)計(jì)算能力為評(píng)估的準(zhǔn)確性和客觀性提供保證，使采購(gòu)人員能夠?qū)�資源進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，對(duì)本單位是否需要訂購(gòu)某種資源提出合理建議。
　　4.2.3采購(gòu)方案及談判方案管理一般說(shuō)來(lái)，圖書(shū)館制定采購(gòu)方案都遵循以需求為主導(dǎo)和追求服務(wù)效果、成本效益最優(yōu)化的原則，因而需要參考大量的數(shù)據(jù)和信息，包括本館采購(gòu)原則和策略、在資源評(píng)估中得到的分析和評(píng)價(jià)結(jié)論、供應(yīng)商的銷(xiāo)售方案、數(shù)字資源行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和貨幣匯率(針對(duì)外文數(shù)字資源)等等[5]，系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)計(jì)恰當(dāng)?shù)墓δ荏w現(xiàn)和關(guān)聯(lián)這些因素。此外，來(lái)自于相關(guān)主管機(jī)構(gòu)的指示和審核貫穿于采購(gòu)方案設(shè)計(jì)的各個(gè)階段，系統(tǒng)必須及時(shí)反映這部分內(nèi)容。
　　與資源供應(yīng)商的談判是最終形成資源采購(gòu)執(zhí)行方案的重要過(guò)程。在談判中雙方提供的重要數(shù)據(jù)、信息、答復(fù)、建議和決策意見(jiàn)等必須存檔備查，并向有關(guān)人員及時(shí)通報(bào)，結(jié)合談判情況對(duì)采購(gòu)方案進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化和完善。
　　由于采購(gòu)方案和談判方案管理涉及多方面因素，用戶(hù)希望從各個(gè)視圖切入系統(tǒng)，綜合分析問(wèn)題，這就對(duì)系統(tǒng)的開(kāi)放接口和數(shù)據(jù)交換能力提出了很高的要求。
　　4.2.4工作進(jìn)度工作進(jìn)度安排、進(jìn)展情況以及人員責(zé)權(quán)機(jī)制應(yīng)該在系統(tǒng)中有明確而清晰的說(shuō)明，系統(tǒng)可以借鑒管理工程類(lèi)軟件(例如Microsoft Project)的設(shè)計(jì)方法和實(shí)現(xiàn)機(jī)制，形成科學(xué)高效的工作進(jìn)度安排，并能夠?qū)崟r(shí)跟蹤工作進(jìn)展情況，及時(shí)更新，理想的狀態(tài)是系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)信息的全面鏈接。
　　4.3供應(yīng)商管理
　　供應(yīng)商管理模塊需要以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式對(duì)供應(yīng)商的基本信息和商業(yè)信息進(jìn)行管理，建立供應(yīng)商檔案，將同采購(gòu)相關(guān)的數(shù)據(jù)量化，提供供應(yīng)商資信查詢(xún)、產(chǎn)品價(jià)格查詢(xún)等功能，為決策支持系統(tǒng)和采購(gòu)成本管理系統(tǒng)的有效運(yùn)作提供準(zhǔn)確的依據(jù)。設(shè)計(jì)這項(xiàng)管理功能的目的既要提高采購(gòu)質(zhì)量和效率，又要改善圖書(shū)館與供應(yīng)商的關(guān)系，使圖書(shū)館對(duì)供應(yīng)商的管理由原來(lái)的交易管理轉(zhuǎn)向關(guān)系管理，為圖書(shū)館的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略提供有力的支持[6]。
　　4.3.1供應(yīng)商基本信息供應(yīng)商的基本信息包括供應(yīng)商名稱(chēng)、概況描述、聯(lián)系方式、與本館的業(yè)務(wù)往來(lái)記錄等，其詳細(xì)描述項(xiàng)目可以包括交易的貨幣種類(lèi)、折扣、聯(lián)絡(luò)周期等輔助信息。這些信息由圖書(shū)館負(fù)責(zé)建設(shè)和維護(hù)。
　　4.3.2供應(yīng)商登錄系統(tǒng)設(shè)計(jì)這樣一個(gè)子系統(tǒng)的目的是整合供應(yīng)商平臺(tái)，在圖書(shū)館設(shè)定的權(quán)限范圍內(nèi)由供應(yīng)商動(dòng)態(tài)維護(hù)其基本信息和產(chǎn)品信息，包括新增產(chǎn)品種類(lèi)、更新產(chǎn)品基本信息描述、更新產(chǎn)品價(jià)格等。供應(yīng)商不但能夠在此展示其產(chǎn)品，而且可以說(shuō)明其供應(yīng)方案，尤其是針對(duì)該圖書(shū)館的特別銷(xiāo)售政策。
　　供應(yīng)商管理模塊需要具備實(shí)用的統(tǒng)計(jì)分析功能，例如使圖書(shū)館能夠?qū)�供�?yīng)商在一段時(shí)間內(nèi)的提供資源的價(jià)格和服務(wù)等各方面進(jìn)行綜合全面的統(tǒng)計(jì)和評(píng)估，進(jìn)而監(jiān)測(cè)數(shù)字資源市場(chǎng)和行業(yè)前景，據(jù)此調(diào)整采購(gòu)策略，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)合作伙伴的動(dòng)態(tài)管理。
　　4.4合同管理
　　合同管理模塊主要處理合同執(zhí)行情況跟蹤、合同維護(hù)與變更等任務(wù)，它的目標(biāo)是建立一個(gè)支持在線合同簽定、合同管理、合同執(zhí)行狀態(tài)跟蹤和電子支付的平臺(tái)，不僅靈活可靠，而且具備一定的與銀行互聯(lián)的能力[7]。具體包括以下功能:①自定義在線合同簽訂管理流程，分類(lèi)分狀態(tài)管理合同，監(jiān)控合同執(zhí)行過(guò)程;②進(jìn)行合同基本信息管理，針對(duì)資源目錄或經(jīng)常性采購(gòu)資源制作合同模板，關(guān)聯(lián)不同合同模板;③實(shí)現(xiàn)電子支付，建立適合自身業(yè)務(wù)情況的支付流程，包括支付額度、審批權(quán)限、發(fā)票管理等;④在系統(tǒng)安全保障機(jī)制下，提供強(qiáng)大的異常處理機(jī)制、數(shù)字證書(shū)強(qiáng)認(rèn)證機(jī)制和操作日志機(jī)制。
　　4.5決策支持子系統(tǒng)
　　決策支持子系統(tǒng)實(shí)際上是一個(gè)綜合分析系統(tǒng)，它的部分功能在系統(tǒng)的各個(gè)模塊已經(jīng)有所體現(xiàn)，不必重復(fù)建設(shè)，只需以適當(dāng)?shù)姆绞秸{(diào)用和整合，融入計(jì)算機(jī)輔助決策的技術(shù)環(huán)境中即可。例如，根據(jù)業(yè)務(wù)需要自行設(shè)計(jì)多種統(tǒng)計(jì)查詢(xún)模板，相關(guān)權(quán)限人員可以使用相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)查詢(xún)模板。
　　4.5.1資源評(píng)估和用戶(hù)需求分析如前所述，資源評(píng)估和用戶(hù)需求分析是圖書(shū)館進(jìn)行資源采購(gòu)決策的重要依據(jù)，在后臺(tái)開(kāi)放的數(shù)據(jù)接口和較高的數(shù)據(jù)交換能力的支持下，決策支持子系統(tǒng)可以任意調(diào)用資源評(píng)估模塊和用戶(hù)需求分析模塊的數(shù)據(jù)，并根據(jù)需要設(shè)定調(diào)用模板，重新分析數(shù)據(jù)。
　　4.5.2采購(gòu)成本管理采購(gòu)成本管理貫穿業(yè)務(wù)的全過(guò)程，決策支持子系統(tǒng)中的這項(xiàng)功能為規(guī)范財(cái)務(wù)用款提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持[8]。系統(tǒng)提供對(duì)所有采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的年度管理，允許圖書(shū)館根據(jù)實(shí)際情況，將經(jīng)費(fèi)分割成細(xì)項(xiàng)進(jìn)行管理，系統(tǒng)自動(dòng)為每一項(xiàng)經(jīng)費(fèi)建立一個(gè)預(yù)算清單，工作人員可以隨時(shí)查閱每一項(xiàng)資源的詳細(xì)付款情況以及財(cái)務(wù)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)，包括項(xiàng)目交易成本，采購(gòu)過(guò)程發(fā)生成本，如人力投入、報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用等。
　　4.5.3采購(gòu)效果分析評(píng)估數(shù)字資源的采購(gòu)效果，包括采購(gòu)活動(dòng)質(zhì)量和最終成本、供應(yīng)商資信和合同履行質(zhì)量以及采購(gòu)人員績(jī)效等等[9]。系統(tǒng)允許自定義評(píng)估流程和模型，評(píng)估使用的數(shù)據(jù)可以是業(yè)務(wù)流程中的基本數(shù)據(jù)、交易過(guò)程中的反饋數(shù)據(jù)或者采購(gòu)管理成本數(shù)據(jù)。
　　4.5.4異常事件處理記錄異常事件日志，不斷探索處理應(yīng)急事件的人力資源配置和解決方法，形成靈活可靠的工作機(jī)制，在對(duì)整個(gè)系統(tǒng)有全面的把握和控制之后，決策者就有了更大的活動(dòng)空間。
　　
　　5 結(jié)語(yǔ)
　　
　　本文對(duì)圖書(shū)館數(shù)字資源采購(gòu)管理系統(tǒng)的目標(biāo)、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和主要功能需求進(jìn)行了初步分析描述，重點(diǎn)說(shuō)明了基于工作流程的采購(gòu)管理系統(tǒng)需求。然而，正確識(shí)別目標(biāo)和功能需求只是成功設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的第一步，還需要進(jìn)行數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)操作模式設(shè)計(jì)以及大量的編碼工作才能夠最終真正實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的功能。隨著數(shù)字環(huán)境的深入發(fā)展，數(shù)字資源的采購(gòu)將會(huì)給圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作帶來(lái)全面的影響。因此，應(yīng)該加強(qiáng)圖書(shū)館與系統(tǒng)供應(yīng)商之間的聯(lián)系，不斷推出科學(xué)、完善、實(shí)用的圖書(shū)館采購(gòu)管理系統(tǒng)，提高圖書(shū)館的工作效率，促進(jìn)圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展。
　　
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