【基于Aleph500系統(tǒng)的低利用率文獻高密度儲存】 年圖書館文獻利用率

　　[摘要]介紹復(fù)旦大學(xué)圖書館嘗試將低利用率文獻進行高密度儲存來解決館藏空間緊張問題,即以儲存定位規(guī)則、建庫過程管理、質(zhì)量控制、讀者服務(wù)為重點介紹基于Aleph500系統(tǒng)的本地分布式高密度儲存書庫的管理和服務(wù)模式。兩年的運行實效表明,建立在本地的高密度儲存書庫并能以較經(jīng)濟的方式,提高現(xiàn)有館舍儲存實體館藏的能力、緩解館藏空間壓力,實現(xiàn)資源長期保存和充分利用。
　　[關(guān)鍵詞]館藏管理　高密度儲存　儲存圖書館　Aleph500
　　[分類號]G253.5
　　
　　對于歷史悠久、館藏豐富的圖書館而言,館藏空間一直是制約其發(fā)展的因素之一。即便在資源和服務(wù)日益數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的時代,圖書館依然面臨館藏紙本資源的不斷增長與館舍空間緊張的問題。有相當(dāng)一部分低利用率紙本文獻花費與高利用率文獻同樣的成本(空間,人力,管理),卻不能產(chǎn)出與投入相對應(yīng)的社會和經(jīng)濟效益。為低利用率文獻建立專門的儲存圖書館已經(jīng)成為國外圖書館解決此問題的主要措施。相比傳統(tǒng)的館藏管理理念,儲存圖書館最顯著的特點是文獻全部采用高密度排架,最大限度利用儲存空間。自1986年哈佛儲存館(Harvard Depository)開放以來,越來越多的圖書館開始采用這種模式,以緩解圖書館日益增長的儲存壓力。2009年12月,國內(nèi)高校第一個真正意義上的遠程儲存圖書館――北京大學(xué)昌平儲存館開始向讀者提供服務(wù)。復(fù)旦大學(xué)圖書館借鑒國內(nèi)外同行的先進經(jīng)驗,結(jié)合Aleph500集成管理系統(tǒng),探索了一個符合本館特點和未來發(fā)展的本地分布式低利用率文獻高密度儲存書庫的實施方案,本文重點介紹其儲存定位規(guī)則、建庫過程管理、質(zhì)量控制、服務(wù)模式、運行實效以及對館藏管理工作的啟示。
　　
　　1　復(fù)旦大學(xué)圖書館館藏空間不足的嚴峻現(xiàn)實
　　
　　筆者所在的復(fù)旦大學(xué)圖書館(以下簡稱“我館”)由分布于四個校區(qū)的五個分館組成,各分館間館舍面積與館藏數(shù)量分布極不均衡,其中,位于主校區(qū)的文科館收藏了全館近一半的館藏,而其面積卻僅占館舍總面積的20%。截至2007年11月,文科館藏書量已超出設(shè)計容量50萬冊。
　　由于主校區(qū)館藏空間多年未擴展,而新書卻不斷增長,大量低利用率圖書被送人文科密集書庫,造成書庫擁擠不堪,部分圖書長期處于打包堆放的無序狀態(tài),嚴重影響讀者對圖書館資源的使用,也影響了相當(dāng)一部分文獻資源效用的發(fā)揮。館舍空間的局限也導(dǎo)致開展館藏回溯、剔除等工作困難重重,館藏數(shù)據(jù)揭示與實體物理地址的一致性無法保證。2009年,館內(nèi)讀者滿意度調(diào)查報告顯示,“圖書館的館藏目錄系統(tǒng)能夠提供全面、準確的館藏和讀者信息”一項的滿意度最低。
　　此外,建造于上世紀80年代的文科館的布局已經(jīng)不符合現(xiàn)代圖書館的服務(wù)模式,而不斷增長的紙本文獻使得圖書館無力騰出更多空間用于嘗試比較先進的服務(wù)理念,例如IC(信息共享空間),為讀者提供一站式服務(wù)設(shè)施和協(xié)作學(xué)習(xí)環(huán)境。
　　因此,以問題為導(dǎo)向,將低利用率文獻高密度儲存作為緩解文獻不斷增長與館藏空間嚴重不足的矛盾的突破口,是復(fù)旦大學(xué)圖書館在現(xiàn)實條件下的必然選擇。
　　
　　2　高密度儲存書庫實施方案
　　
　　我館從2008年開始規(guī)劃建設(shè)高密度儲存書庫,歷時兩年,先后分期完成了江灣新校區(qū)江灣館密集書庫、邯鄲主校區(qū)文科館密集書庫的高密度儲存方案的設(shè)計與實施,它們與規(guī)劃中的文科館特藏資源儲存書庫、理科館儲存書庫一起,共同形成了一個分布式的本地儲存書庫集群。
　　
　　2.1　功能定位和建庫原則
　　建設(shè)高密度儲存書庫的目的是最大限度提高館藏空間利用率,為經(jīng)過復(fù)選的、有保存價值的低利用率文獻提供一個安全、高效、經(jīng)濟的儲存、管理和獲取環(huán)境,并為讀者提供閉架流通服務(wù),使閉架借閱的儲存書庫圖書與開架借閱的圖書,在Aleph500系統(tǒng)平臺上共同構(gòu)成完整的館藏管理與服務(wù)體系。建庫原則從以下5點考慮:
　　?便利:通過OPAC為讀者提供“一站式”服務(wù),包括圖書查詢、在線預(yù)約、提交外借請求、跨校區(qū)通借通還等,讀者無需另填借閱申請單。
　　?準確:館藏數(shù)據(jù)能準確揭示館藏實體及其物理位置,并可在書庫中精確定位。
　　?經(jīng)濟:建庫過程力求高效,避免重復(fù)勞動;后續(xù)維護和管理成本低廉。
　　?簡單:對于建庫操作人員和書庫管理人員,簡單易學(xué),便于掌握。
　　?系統(tǒng):方案設(shè)計具有開放性,盡可能考慮周到、全面,少留遺憾。
　　
　　
　　2.2　館藏儲存與定位規(guī)則
　　高密度儲存的原則是最大限度利用儲存空間,同時提供最佳獲取途徑。國外儲存圖書館大多采用流水密集排架、尺寸相近的圖書排在一起以及層高可調(diào)的密集書架等方法來最大限度利用空間,并通過建立館藏流水號、書架與館藏數(shù)據(jù)之間的對應(yīng)關(guān)系來實現(xiàn)精確定位。
　　通過比較分析與實地考察,我館認為匹茲堡大學(xué)儲存圖書館(ULS Storage)的排架管理方式更具可操作性。其特色在于①每份文獻按入藏的先后標著了流水號,并在書目中著錄;②一種厚紙板制作的抽屜式書刊盒作為書架上的最小儲存單元,按架號、層號和層內(nèi)順序號進行地址編碼;③書刊盒地址號和文獻流水號之間的對應(yīng)關(guān)系使用關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來管理。這種排列方式完全擯棄了傳統(tǒng)的分類區(qū)分和預(yù)留空間的做法,最大限度節(jié)省了空間。此外,通過流水號和書刊盒地址號的對應(yīng)關(guān)系使得館藏能精確定位到盒。
　　我館借鑒匹茲堡大學(xué)儲存館經(jīng)驗,結(jié)合Aleph500系統(tǒng),制訂了符合館藏管理要求的儲存與定位規(guī)則。
　　2.2.1　利用Aleph500系統(tǒng)“第二索書號”建立館藏位置與館藏數(shù)據(jù)的鏈接　“第二索書號”是Aleph500集成管理系統(tǒng)中館藏記錄的附加排架定位屬性字段。文獻高密度儲存時,物理定位信息的揭示是最重要的,因此,“第二索書號”的著錄內(nèi)容以儲存空間定位信息為主,根據(jù)不同的定位要求,輔以文獻流水排序信息�！皟Υ婵臻g定位信息+文獻流水排序信息”組成“館藏位置識別碼”,是館員存取圖書時的真實索書號,而通用的分類排架號仍作為讀者在OPAC檢索時顯示的名義索書號。
　　在Aleph500系統(tǒng)中,“第二索書號”體現(xiàn)的是與傳統(tǒng)分類排架不同的館藏序化法。文獻不以學(xué)科區(qū)分,而是按尺寸和入藏順序排列,這樣不僅能充分利用書庫空間、加快排架速度、避免倒架;而且,著錄于其中的“館藏位置識別碼”建立了館藏數(shù)據(jù)與物理位置之間的對應(yīng)關(guān)系,使得館藏檢索、定位和存取都可以通過Aleph500系統(tǒng)平臺實現(xiàn),無需另行開發(fā)管理系統(tǒng)。
　　2.2.2　儲存定位策略為滿足館藏管理的實際需要,我館根據(jù)藏書性質(zhì)、用途的不同特點,制訂了三種儲存定位策略:
　　?定位到格�！案瘛笔莾Υ鏁鴰煲苿邮綍�架的最小儲存單元,每一個書架垂直的“列”與平行的“層”的交點,即為儲存單元“格”。對書架的架、列、層進行編碼后組成格地址,作為儲存空間定位信息著錄于館藏數(shù)據(jù)的第二索書號字段,就可以定位儲存書庫中某個 書格內(nèi)的全部圖書。這種定位方式簡單、省時,適用于儲存可能需要成批周轉(zhuǎn)的館藏,以便日后根據(jù)第二索書號同步提取數(shù)據(jù)。
　　?定位到盒。以書格內(nèi)放置的書盒作為最小儲存單元,對書架的架、列、層、盒進行編碼后組成盒地址,作為儲存空間定位信息著錄于館藏數(shù)據(jù)的第二索書號字段,就可以定位儲存書庫中某個書盒內(nèi)的全部圖書。書盒集保護和儲存功能于一體,適用于有特殊保護和收藏要求的文獻儲存。
　　?定位到冊。每一冊進入儲存書庫的圖書,都被分配一個唯一的流水號。大小相同的圖書放入同一書格,以平置層疊、書脊朝左的統(tǒng)一方式堆放,并以流水號順序按上小下大、左小右大排列,格內(nèi)的每摞圖書所對應(yīng)的書格底部,都加貼相應(yīng)的起始流水號標簽,作為圖書存取指引。在對應(yīng)的每條館藏數(shù)據(jù)的第二索書號字段中,著錄圖書所在書格的地址號和文獻流水號。由此,可通過第二索書號的信息先定位到書格,然后根據(jù)書格上流水號標簽的指示定位到摞,最后按流水號順序,就可精確定位到冊。相比定位到盒,這種定位方式最大限度利用了書格空間,進一步減少了圖書存取的操作步驟,提高了工作效率。“定位到冊”的方式適用于以提供高效閉架借閱服務(wù)為目的的普通留藏文獻的儲存。
　　2.2.3　編制“館藏位置識別碼”實現(xiàn)館藏定位根據(jù)不同的定位策略,我館設(shè)計了三種“館藏位置識別碼”用于實現(xiàn)不同的館藏定位方式,本文以“定位到冊”為例,介紹其編碼規(guī)則及實際效用。
　　定位到冊的“館藏位置識別碼”由“架條碼+書條碼”構(gòu)成,兩段條碼均為14位字符、遵循39碼規(guī)范,著錄于館藏數(shù)據(jù)的“第二索書號”字段中。架條碼以最小儲存單元“書格”為單位,由“書架標識+書庫標識+書庫序號標識+書架編號+列號+層號+校驗碼”組成,用于指示書格在庫中的位置,處于同一書格的館藏具有相同的架條碼;書條碼以藏書單冊為單位,由“圖書標識+書庫標識+分區(qū)編號+建庫年份+流水序號+效驗碼”組成,書條碼打印后被貼在每個館藏封面的下部。表1所示的是一冊圖書的“館藏位置識別碼”及其含義。
　　該冊圖書在庫中的物理位置可按以下方式確定:先根據(jù)架條碼判斷其位于文科館1號密集書庫、第8排書架中第1列的第3層書格,然后按書格上每摞圖書的起始流水號標簽指示找到“0004809”所在的摞,再按流水號順序找到此書。
　　
　　2.3　建庫過程管理與質(zhì)量控制
　　儲存書庫館藏整序工作的管理方法和操作規(guī)程是在不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程中逐步完善起來的。經(jīng)過反復(fù)測試和論證,最終形成了已完成回溯的低利用率館藏圖書下架、復(fù)本分揀、數(shù)據(jù)加工、質(zhì)量控制和上架的流水作業(yè)方式。為提高建庫速度、減少重復(fù)勞動,并保證每一冊經(jīng)過密集排架的圖書標識準確、位置唯一,數(shù)據(jù)加工設(shè)4條流水線分區(qū)并行操作,每條流水線由一人負責(zé),完成館藏數(shù)據(jù)核對、貼書條碼和著錄位置識別碼等步驟,具體措施如下:
　　?位置識別碼標簽打印時,條碼校驗位字符設(shè)計為不顯示,因此在Aleph 500系統(tǒng)中只能以機讀方式著錄第二索書號字段,無法以手工方式輸入,從而避免錄入錯誤。。
　　?圖書上架前由專人負責(zé)質(zhì)量抽查,比例為10%左右;不定期通過第二索書號提取任意書架、書格中的圖書清單,與實體館藏進行核對。質(zhì)量檢查人員發(fā)現(xiàn)的錯誤將記入獎懲記錄。
　　?鼓勵操作人員相互檢查,自行更正。操作人員相互檢查中發(fā)現(xiàn)的錯誤不計入處罰記錄,這樣既穩(wěn)定了他們的情緒,也提高了工作積極性。
　　?通過程序定期提取不符合著錄規(guī)范的館藏記錄,進行人工修改,盡可能減少人為錯誤以及讀碼器識別功能造成的錯誤。
　　在江灣密集書庫和文科密集書庫建設(shè)期間,隨機抽取10%的圖書,對館藏數(shù)據(jù)、第二索書號著錄情況、物理位置進行抽查,錯誤率約為2‰;建庫完成后,由程序檢測出含錯誤館藏數(shù)據(jù)、不規(guī)范第二索書號等問題的圖書約占全部密排圖書的2.1‰,兩項均遠低于5‰的標準。
　　
　　2.4　讀者服務(wù)模式
　　我館儲存書庫采用統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、邊建庫邊服務(wù)的方式,圖書經(jīng)過流水密排后即向全校讀者提供閉架外借服務(wù)。讀者在OPAC上查到圖書后,利用“在架預(yù)約”的方式提交借閱申請。工作人員定期在Aleph500系統(tǒng)中查看讀者的預(yù)約請求報表,并根據(jù)報表提示的第二索書號從密集書架上提取圖書,然后在流通客戶端手工執(zhí)行預(yù)約滿足或不滿足的操作(系統(tǒng)自動向讀者發(fā)送預(yù)約滿足或不滿足通知郵件),最后把圖書按取書地分別打包備送。圖書在各校區(qū)間完成傳遞后被放置于各個分館的預(yù)約架上等候讀者借閱。圖書被歸還并傳遞到各校區(qū)密集書庫后,工作人員再按第二索書號完成上架。
　　借助于Aleph500集成管理系統(tǒng),儲存書庫閉架外借服務(wù)融入了圖書館圖書預(yù)約和跨校區(qū)通借通還的處理流程,既方便了讀者,又確保了服務(wù)的高效、規(guī)范。此外,通過分析流通歷史數(shù)據(jù)來定期獲取借閱請求數(shù)量、高請求率圖書等統(tǒng)計報告,有助于館員了解和評估服務(wù)的運行情況,并為高請求率圖書重新確定館藏地提供了重要參考依據(jù)。
　　
　　3　高密度儲存書庫運行實效
　　儲存書庫建設(shè)是我校“211工程”三期文獻資源共享建設(shè)回溯子項目的延續(xù),完成回溯的低利用率圖書分批進入儲存書庫。從2008年10月開始,我館利用現(xiàn)有的館舍布局結(jié)構(gòu),以較少的投入實現(xiàn)藏書空間最大限度的利用,為讀者提供了便捷、高效的閉架流通服務(wù),使館藏資源發(fā)揮應(yīng)有效用。在未專門建造儲存圖書館的情況下,我館高密度儲存書庫的功能已達到了儲存圖書館的效果。
　　
　　3.1　高密度儲存成效
　　江灣密集書庫面積約360平方米,一共有144排書架,單位書格長0.8米,高0.26米。以定位到冊的方式進行高密度儲存時,單位書格被100%利用,存放的圖書(按5摞計)長度可以增長為0.26×5=1.30米,如采用分類排架法,單位書格能存放的圖書長度為0.8米,可見每格書架采用層疊方式排列的圖書是分類排架的1.6倍。已完成密排的164 768冊圖書共占用書架40排,平均每排書架放置約4000冊。按此計算,該庫圖書最大儲存容量為4000×144=57.6萬冊,而分類排架的最大容量為35萬冊。文科密集書庫的環(huán)境與江灣密集書庫相似,最大儲存容量約為55萬冊。兩個書庫預(yù)計可為我館提供100萬冊左右的藏書空間,以應(yīng)對紙本文獻不斷增長的趨勢,并可在新館建造前提供3～5年的緩存空間。
　　
　　3.2　利用率與滿足率
　　自高密度儲存書庫正式開放以來,借閱率一直保持在較低的水平:2009年7月至2010年6月,通過OPAC網(wǎng)上預(yù)約、通借通還、本地借還方式,江灣密集書庫共為284位讀者提供400次外借服務(wù),占全部藏書的2.4‰;2010年5月至6月,文科密集書庫共為讀者提供202次外借服務(wù),利用率為1.7‰。較低的借閱率表明當(dāng)初在留藏圖書方面的尺度把握得較好。此外,由于前期整序工作步驟嚴密,質(zhì)量過關(guān),所以開展 服務(wù)以來,工作人員通過Aleph500系統(tǒng)能精確地找到文獻儲存位置,滿足率為100%,讀者反響良好。
　　
　　3.3　更好地發(fā)揮文獻應(yīng)有的效用
　　儲存書庫精確的定位和高效的存取方式,有效解決了我館多年來部分圖書因無序存放而成為“死書”、無法投入流通的問題,實現(xiàn)了藏書的重新發(fā)現(xiàn)與重新利用,使得大量利用率低但仍有參考價值的文獻資源能發(fā)揮其應(yīng)有的效用。
　　
　　3.4　日常維護成本低
　　由于儲存書庫實行閉架管理,并設(shè)專人負責(zé)存取圖書,避免了外來因素對架上圖書產(chǎn)生負面影響。圖書一旦完成整序、定位,極少需要后續(xù)維護,相比開架書庫大幅減少了管理成本。
　　
　　4　思考與啟示
　　
　　4.1　轉(zhuǎn)變館藏管理觀念,實現(xiàn)一線館藏動態(tài)平衡
　　儲存書庫的運行實效說明,在館藏資源、空間條件、服務(wù)模式等諸多影響和變化的因素中進行性價權(quán)衡和利弊取舍,將低利用率文獻進行高密度儲存,可以顯著降低文獻儲存和管理的成本,更好地發(fā)揮文獻的效用。因此,傳統(tǒng)的所有文獻都按照分類排架的觀念需要轉(zhuǎn)變。一線書庫和閱覽室圖書按照分類排架,提供開架借閱服務(wù),并保持總量動態(tài)平衡;低利用率需要保存的文獻則進入高密度儲存書庫按流水排架,提供閉架流通服務(wù),以發(fā)揮館藏資源應(yīng)有的作用。
　　
　　4.2　回溯編目與館藏數(shù)據(jù)維護是建設(shè)儲存書庫的前提
　　評價圖書館自身工作的一個重要指標是將圖書館館藏最大限度地從知識點和物理空間上展現(xiàn)給讀者。低利用率圖書進入儲存書庫前應(yīng)先進行回溯編目和館藏數(shù)據(jù)維護,書目和館藏信息正確揭示后,通過儲存定位規(guī)則實現(xiàn)數(shù)據(jù)與館藏物理位置的一一對應(yīng),讀者才能找到圖書館所收藏的文獻,找到的文獻也是讀者所需要的。
　　
　　4.3　文獻高密度儲存前必須進行復(fù)選
　　文獻在進行高密度儲存之前必須先進行復(fù)選,館藏復(fù)選工作的開展應(yīng)結(jié)合各館實際情況。我館由專門負責(zé)館藏管理工作的典藏回溯組提出適用全館的文獻復(fù)選原則和標準,各分館流通部門依此原則并在充分調(diào)查不同類型流通書庫的架位情況、圖書價值、復(fù)本量、利用率、學(xué)科保障需求等因素后,確定復(fù)選圖書的去向(儲存、贈送、交換、剔除)。兩年時間里,共計完成30萬冊圖書的高密度儲存和約20萬冊圖書的贈送和剔除,由此確保了儲存書庫既不保存冗余文獻,又不會造成文獻缺失。
　　
　　4.4　儲存書庫的建設(shè)與管理應(yīng)注重性價比
　　為節(jié)約地價費用,國內(nèi)外的儲存圖書館多選擇建在郊區(qū),以文獻傳遞的方式提供服務(wù),由此增加了運輸成本。綜合各方面因素,充分利用現(xiàn)有的館舍條件,因地制宜,將承重量高、開間面積不夠大、不適宜開架借閱的藏書區(qū)域,改建為本地高密度儲存書庫,可以有效節(jié)約人力和物流成本。通過文獻流水號和架位地址碼的組合來精確定位館藏,達到了與RFID跟蹤定位技術(shù)相同的功效,卻無需投入大量資金,也不存在芯片壽命問題,是當(dāng)前長期儲存和管理低利用率圖書的一種較為經(jīng)濟的選擇。
　　
　　5　結(jié)語
　　
　　在文獻載體和閱讀形式發(fā)生巨大變化的今天,圖書館必須認識到一點:印刷書籍特別是文科類的書籍還會長期使用下去,它們還將是學(xué)習(xí)和研究的主要資源,圖書館仍將擔(dān)負長期保存印刷書籍的任務(wù)。我館直面現(xiàn)實,因地制宜,探索了適合本館館情、滿足工作需求、得到讀者認可的對低利用率圖書的管理辦法,提高了現(xiàn)有館舍儲存實體館藏的能力,為緩解館藏空間壓力、實現(xiàn)資源長期保存和充分利用,提供了一個解決方案。在此特別感謝云南大學(xué)圖書館樊泳雪副館長和北京大學(xué)圖書館文獻典藏與分館辦公室沈正華主任給予的支持與幫助。
　　
　　參考文獻:
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