辦公室秘書如何更好地發(fā)揮參謀助手作用

　　【摘要】本文結(jié)合作者工作實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，從調(diào)查研究、文稿起草、信息工作、督查督辦、自身綜合能力等方面，探討辦公室秘書提升參謀助手作用的方法。
　　【關(guān)鍵詞】辦公室秘書；參謀助手；自身綜合能力
　　筆者從中文系漢語言文學(xué)專業(yè)本科畢業(yè)后，在國有企業(yè)辦公室從事了13年的文秘工作，依次擔(dān)任辦公室秘書、辦公室主任助理、辦公室副主任等職務(wù)。13年的辦公室工作經(jīng)歷，讓筆者清醒地看到了目前辦公室工作存在的重要問題：一是缺乏戰(zhàn)略性的深入思考，忙于具體事務(wù)，對(duì)前瞻性、戰(zhàn)略性的問題關(guān)注思考不夠。二是參謀助手作用沒有得到真正發(fā)揮。
　　新時(shí)期，辦公室的職責(zé)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，發(fā)揮好參謀助手作用，成為其首要職責(zé)之一。面對(duì)新的形勢和要求，辦公室秘書在實(shí)際工作中，已不能滿足于僅僅做辦事員，必須要樹立既能辦文辦事，又能出謀劃策的科學(xué)觀念。應(yīng)當(dāng)立足于全局，并站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考問題，盡可能去領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。同時(shí)，要能夠提出一些有分析和有價(jià)值的建議，善于超前思考、超前研究、超前謀劃，針對(duì)企業(yè)改革與發(fā)展面臨的新問題、新情況給出合理化的解決建議，積極發(fā)揮自身參謀助手作用。
　　一、加強(qiáng)調(diào)查研究
　　做好調(diào)查研究工作。這是發(fā)揮參謀助手作用的重要方面。調(diào)研工作質(zhì)量的高低，直接關(guān)系辦公室對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)水平的高低。調(diào)查研究應(yīng)當(dāng)既包括深入實(shí)際，抓好典型，掌握第一手材料，又包括經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)其他職能部門了解情況，溝通信息，同時(shí)還要搞好各類簡報(bào)、材料的綜合整理。這些都是辦公部門調(diào)查研究的基本工作方式和主要的工作內(nèi)容。如果不做好這些工作，就不能準(zhǔn)確及時(shí)地把握全局的情況和動(dòng)態(tài)，就無法提出有針對(duì)性和有價(jià)值的意見和建議。
　　調(diào)查研究要盡可能圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策的全過程進(jìn)行。在領(lǐng)導(dǎo)作出一項(xiàng)決策之前，要注意收集領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的各種情況和資料，提出供參考的意見和建議。在決策執(zhí)行過程中，又要認(rèn)真了解執(zhí)行的情況和反應(yīng)，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出相應(yīng)的補(bǔ)充和調(diào)整建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。在決策貫徹落實(shí)之后，還要總結(jié)決策的執(zhí)行結(jié)果，提出進(jìn)一步完善的措施，以便進(jìn)入下一個(gè)階段的再?zèng)Q策、再執(zhí)行、再反饋。同時(shí)調(diào)查研究要始終堅(jiān)持圍繞本單位的中心工作、重點(diǎn)工作，緊緊抓住領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)問題、基層反映的焦點(diǎn)問題和職工群眾要求的難點(diǎn)問題，深入調(diào)查，認(rèn)真研宄，才能為提高單位整體工作水平提出建設(shè)性、針對(duì)性措施建議。這樣的調(diào)查研究，就一定是領(lǐng)導(dǎo)決策所必須的，也才能為領(lǐng)導(dǎo)起到真正的參謀助手作用。
　　二、做好文稿起草
　　積極做好文稿服務(wù)，發(fā)揮以文輔政的作用。以文輔政是辦公室秘書發(fā)揮參謀助手作用的重要渠道，是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)“參謀部”最直接、最重要的體現(xiàn)。文字材料的寫作包括講話稿、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告等方方面面的工作，文字材料對(duì)外代表公司的形象，展現(xiàn)企業(yè)面貌，對(duì)內(nèi)要體現(xiàn)公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖，能夠部署和指導(dǎo)企業(yè)工作。因此文字工作政策性強(qiáng)、理論性強(qiáng)、業(yè)務(wù)性強(qiáng)、涉及面廣，要提高文稿質(zhì)量就要做到“三個(gè)必須”。一是必須準(zhǔn)確把握上級(jí)精神和領(lǐng)導(dǎo)思路。要通過認(rèn)真研讀上級(jí)公司文件，吃透上級(jí)精神；通過調(diào)研、會(huì)議、談話等渠道，把握好領(lǐng)導(dǎo)的思路和工作實(shí)際，全面融入到文稿起草中。二是必須把握好文稿起草的角度�！吧碓诒�位，胸為帥謀”。起草文稿時(shí)要注意調(diào)整自己的角色，學(xué)會(huì)“不在其位、學(xué)謀其政”，站在企業(yè)全局的高度、領(lǐng)導(dǎo)思考問題的角度來謀篇布局，抓住工作重點(diǎn)和關(guān)鍵要素，全面、深刻、準(zhǔn)確地闡述問題。三是必須注重日常素材的積累、加工和升華�！肮P上一分鐘，筆下十年功”。掌握大量素材是文秘工作者起草的基礎(chǔ)。辦公室秘書平時(shí)要廣泛收集素材，圍繞文稿主旨進(jìn)行深度加工，使文稿起草符合企業(yè)實(shí)際，言之有物，生動(dòng)流暢，精練簡潔。四是必須注重創(chuàng)新。起草文稿最需要的就是思維創(chuàng)新、觀點(diǎn)創(chuàng)新、內(nèi)容創(chuàng)新和文字創(chuàng)新。
　　文字材料寫作涉及層面高，要求高，范圍廣，重要性強(qiáng)，復(fù)雜性強(qiáng)，對(duì)秘書經(jīng)驗(yàn)、能力、素質(zhì)方面都有較高要求，辦公室秘書應(yīng)該不斷提升文字工作的基本素質(zhì)，及時(shí)跟進(jìn)領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的新思想，新意圖，了解企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，才能更好地發(fā)揮好秘書輔助決策、服務(wù)決策等職能。
　　三、做好信息工作
　　信息工作是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，信息如同領(lǐng)導(dǎo)的“耳目”。對(duì)內(nèi)服務(wù)決策、指導(dǎo)基層；對(duì)外反映情況、樹立形象。要發(fā)揮好參謀助手作用，辦公室秘書必須發(fā)揮好“信息庫”的作用。一方面要千方百計(jì)通過各種渠道擴(kuò)大信息源，準(zhǔn)確掌握、第一時(shí)間報(bào)告企業(yè)的內(nèi)部情況和相關(guān)外部信息，全方位地了解各項(xiàng)工作進(jìn)展情況。辦公室秘書要注意從辦公室上傳下達(dá)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)挖掘信息，從材料中篩選信息、講話中理清信息、會(huì)議中捕捉信息，并及時(shí)收集整理編報(bào)，提高信息的針對(duì)性和時(shí)效性，向領(lǐng)導(dǎo)反饋?zhàn)钪匾�的時(shí)效信息。另一方面，又要加強(qiáng)對(duì)信息的篩選、分類和綜合工作，從中找出帶有普遍性和傾向性的情況、經(jīng)驗(yàn)和問題，提高信息的使用價(jià)值。以“領(lǐng)導(dǎo)需要知道的”和“需要領(lǐng)導(dǎo)知道的”為重點(diǎn)，力求在最短的時(shí)間內(nèi)把信息提供給領(lǐng)導(dǎo)，充分發(fā)揮信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的作用。
　　四、抓好督查督辦
　　加強(qiáng)督查督辦，發(fā)揮好協(xié)調(diào)員的作用。扎扎實(shí)實(shí)做好督查督辦工作。三分決策，七分落實(shí)。督察督辦工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為提高執(zhí)行效力和實(shí)現(xiàn)決策目標(biāo)而開展的一項(xiàng)工作，是公司領(lǐng)導(dǎo)決策和管理活動(dòng)的重要一環(huán)，也是辦公室秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理，發(fā)揮參謀助手作用的重要職責(zé)。從一定意義上講，督查督辦工作是領(lǐng)導(dǎo)職能的延伸，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓好工作落實(shí)的有效途徑。
　　辦公室文秘要善于督辦提升執(zhí)行力，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手。一是要敢于督查督辦。二是要提高督查督辦效果，關(guān)鍵是要抓住工作重點(diǎn)，圍繞企業(yè)決策部署落實(shí)情況、久拖不決的問題和關(guān)系職工利益的急事，全程跟蹤落實(shí)情況，及時(shí)督促、協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理，確保執(zhí)行效果。三是勤于督查督辦。辦公室秘書要增強(qiáng)督查督辦工作的主動(dòng)性，不僅要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)督辦，還要針對(duì)企業(yè)決策部署和各類會(huì)議安排的工作，跟蹤了解落實(shí)情況，采取書面督辦，電話督辦，會(huì)議督辦等靈活多樣的督辦方式，實(shí)現(xiàn)會(huì)議決策事項(xiàng)、批辦文件等領(lǐng)導(dǎo)布置工作的傳達(dá)貫徹和有效執(zhí)行，更好地推動(dòng)各項(xiàng)工作開展。
　　五、努力提升自身綜合能力和水平
　　新形勢下，辦公室工作對(duì)秘書的綜合能力要求越拉越高，努力提升自身綜合工作能力和水平刻不容緩。要切實(shí)提高個(gè)人自身綜合能力和水平，繼而推動(dòng)參謀決策水平的提升。學(xué)會(huì)走出去，學(xué)習(xí)考察，拓寬視野，善于學(xué)習(xí)和借鑒他人成功的經(jīng)驗(yàn)和做法，提升隊(duì)伍整體素質(zhì)。同時(shí)也要學(xué)會(huì)沉下去，多深入基層，多深入一線現(xiàn)場，多學(xué)習(xí)掌握生產(chǎn)知識(shí)，提升業(yè)務(wù)能力水平。辦公室秘書要打消那種認(rèn)為自己水平有限、參謀不上的顧慮，應(yīng)增強(qiáng)主動(dòng)性。出大注意當(dāng)然好，即使出不了大主意，也能為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)提供有關(guān)的情況、數(shù)據(jù)、典型等等，都是決策所必須的，從人成長進(jìn)步的角度來講，也是非常好的方式。
　　多參加各類會(huì)議，爭取多聽領(lǐng)導(dǎo)的講話，及時(shí)記錄領(lǐng)導(dǎo)的思想火花，會(huì)議不僅是全面了解公司情況的最直接途徑，在會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)展現(xiàn)的思維方式、戰(zhàn)略眼光和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，也都是難得的學(xué)習(xí)范例。多跟隨領(lǐng)導(dǎo)下基層了解情況、進(jìn)行調(diào)查研究，從中捕捉到領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注什么、思考什么、提倡什么、反對(duì)什么，悉心領(lǐng)會(huì)、準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的工作思路和決策取向，是參謀到點(diǎn)子上的關(guān)鍵。同時(shí)針對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在不同時(shí)間、不同場合的講話中提出的一些不系統(tǒng)的新思想、新觀念、新理念，辦公室秘書要注意整理，并進(jìn)行總結(jié)、提煉、完善和發(fā)展，形成符合企業(yè)實(shí)際的、系統(tǒng)化的工作思路，指導(dǎo)各項(xiàng)工作的開展。
　　新時(shí)期，辦公室人員必須緊跟企業(yè)發(fā)展趨勢，勇于創(chuàng)新，銳意進(jìn)取，求真務(wù)實(shí)地做好本職工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，充分發(fā)揮參謀助手的作用，更好地服務(wù)決策、服務(wù)大局、服務(wù)發(fā)展，為企業(yè)各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行作出積極的貢獻(xiàn)。
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