如何做好高校會(huì)議室的管理與維護(hù)工作

　　【摘要】會(huì)議室的管理與維護(hù)是黨政辦公室的基礎(chǔ)性工作，是保障高校工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基本條件，是做好會(huì)議會(huì)務(wù)、提高開(kāi)會(huì)質(zhì)量的重要前提。本文基于當(dāng)前高校會(huì)議室在管理和維護(hù)過(guò)程中存在的問(wèn)題，并結(jié)合我校的實(shí)際情況，提出了一些有效措施，希望為高校在會(huì)議室管理和維護(hù)方面提供一定借鑒作用。
　　【關(guān)鍵詞】高校；會(huì)議室；管理；維護(hù)
　　高校會(huì)議室是學(xué)校討論問(wèn)題、作出決策、部署工作、專(zhuān)題報(bào)告、總結(jié)表彰等工作的重要場(chǎng)所。如何做好會(huì)議室的管理與維護(hù)工作，提高會(huì)議室的使用效率，讓有限的會(huì)議室資源在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮最大作用，是考量會(huì)議室管理部門(mén)工作是否合格的一個(gè)重要依據(jù)。隨著會(huì)議室在高校日常工作中的頻繁使用，加之管理和使用不當(dāng)，這就給管理部門(mén)帶來(lái)了一定的壓力和負(fù)擔(dān)，從而降低了會(huì)議室的使用效率，影響了學(xué)校工作的有序進(jìn)行。
　　一、會(huì)議室在管理和使用中存在的問(wèn)題
　�。ㄒ唬┕芾碚弑O(jiān)管不到位。高校雖然也有相關(guān)的會(huì)議室管理制度，但會(huì)議室并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的管理人員，一般都是由黨政辦行政秘書(shū)代管，平時(shí)事務(wù)繁雜，很難保證全身心地投入到會(huì)議室管理當(dāng)中，加之對(duì)會(huì)議室的監(jiān)管不到位，導(dǎo)致執(zhí)行力不足。此外，會(huì)議室分布相對(duì)分散，從而加大了管理和維護(hù)的難度。
　　（二）使用者操作不規(guī)范。使用者一般沒(méi)有專(zhuān)門(mén)對(duì)會(huì)議室設(shè)備操作進(jìn)行學(xué)習(xí)和了解，在使用過(guò)程中不按步驟操作、隨意亂插亂拔亂按、多次斷電，導(dǎo)致投影儀無(wú)法正常使用、燈泡壽命減少、電源燒毀、圖像不清晰、話(huà)筒無(wú)聲或雜音、空調(diào)模式錯(cuò)誤不工作等現(xiàn)象。
　　（三）使用者責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。使用者未向管理人員申請(qǐng)，私自使用，導(dǎo)致與事先借用部門(mén)會(huì)議沖突，這樣的情況比比皆是；有時(shí)不按照管理規(guī)定進(jìn)行使用，隨意搬動(dòng)桌椅，張貼條幅，會(huì)后不及時(shí)恢復(fù)，給管理人員工作帶來(lái)巨大工作壓力。
　�。ㄋ模╇p方溝通不及時(shí)。雖然日常管理和維護(hù)工作都是由管理人員來(lái)做，出現(xiàn)的問(wèn)題也都由管理人員來(lái)解決，但直接的卻是使用者，管理者對(duì)存在或者潛在的問(wèn)題一無(wú)所知，所以等到使用時(shí)才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，再找管理人員來(lái)解決，則會(huì)影響會(huì)議的順利進(jìn)行，阻礙學(xué)校工作的有序開(kāi)展。
　　二、在會(huì)議室管理和維護(hù)過(guò)程中的改善措施
　　（一）優(yōu)化管理方法，保障會(huì)議室高效運(yùn)轉(zhuǎn)。建立健全的會(huì)議室管理制度，本著服務(wù)第一的原則，從實(shí)際工作出發(fā)，提倡以人為本，注重實(shí)效，建立規(guī)范化、制度化的管理措施，使會(huì)議室的管理人員及使用人員能夠按照相關(guān)管理制度的要求約束自己，規(guī)范操作流程，為會(huì)議室的規(guī)范使用提供制度保障，以保證會(huì)議室的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。根據(jù)不同會(huì)議室的室內(nèi)布局及現(xiàn)有設(shè)備情況，我們制作了會(huì)議室分布布局圖貼在會(huì)議室醒目位置處，以方便使用人員根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行會(huì)議室的使用，大大提高了工作效率。同時(shí)，管理人員在進(jìn)行會(huì)議室分配時(shí)，要根據(jù)會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、活動(dòng)內(nèi)容以及實(shí)際情況進(jìn)行合理分配，確保會(huì)議室的合理使用。
　�。ǘ�）做好日常維護(hù)工作，確保會(huì)議室正常運(yùn)行。在日常管理和維護(hù)過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)大部分故障出現(xiàn)在投影儀、話(huà)筒、音響、空調(diào)等設(shè)備上，所以我們定期會(huì)對(duì)投影儀、空調(diào)等設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，這樣可以有效地減少故障的概率。設(shè)備故障的減少可以最大限度保證會(huì)議活動(dòng)的順利進(jìn)行。同時(shí)，還建立會(huì)議室設(shè)備維修記錄臺(tái)賬，記錄每臺(tái)設(shè)備的放置地點(diǎn)、型號(hào)、購(gòu)置日期、故障時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修日期、更換零部件及費(fèi)用，保證設(shè)備維護(hù)有記錄可查；當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，根據(jù)購(gòu)置時(shí)間，在保修期內(nèi)，則與招標(biāo)采購(gòu)部門(mén)溝通聯(lián)系廠家進(jìn)行檢修；若超過(guò)保修期，則聯(lián)系資產(chǎn)處進(jìn)行維修。不斷積累維護(hù)經(jīng)驗(yàn)，從而提高設(shè)備的利用率。
　�。ㄈ�）加強(qiáng)使用人員的管理，提高責(zé)任意識(shí)。在會(huì)議室使用過(guò)程中，很多設(shè)備故障都是由于使用人員操作不當(dāng)造成的，所以規(guī)范化的操作離不開(kāi)使用人員的積極配合。對(duì)于不熟悉會(huì)議室設(shè)備的人員應(yīng)先學(xué)習(xí)和了解各種設(shè)備的正確操作流程，降低設(shè)備發(fā)生故障的概率。為此我們專(zhuān)門(mén)為使用人員制作了的會(huì)議室設(shè)備使用溫馨提示卡并貼在燈光開(kāi)關(guān)處，將會(huì)議室設(shè)備使用流程進(jìn)行了詳細(xì)的介紹，同時(shí)在每次借用會(huì)議室時(shí)都會(huì)提醒使用人員設(shè)備操作的注意事項(xiàng)，要求使用者嚴(yán)格遵守流程使用操作，以提高使用人員的責(zé)任意識(shí)，提升了使用者的設(shè)備使用水平，充分提高會(huì)議室的利用率，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議室管理規(guī)范化、程序化、流程化。
　�。ㄋ模┰鲞M(jìn)溝通交流，確保問(wèn)題及時(shí)解決。在會(huì)議室的使用過(guò)程中，對(duì)設(shè)備好不好用、哪個(gè)設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，使用人員都有切身體會(huì)。因此，為了更有利于會(huì)議室的管理和維護(hù)，管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與使用人員的溝通，建立暢通的交流方式，聽(tīng)取意見(jiàn)，做到有問(wèn)題及時(shí)解決，不影響會(huì)議室的使用。此外，要與相關(guān)協(xié)作部門(mén)分工明確、相互配合、各盡其職，確保會(huì)議室在管理和維護(hù)方面的正常運(yùn)行。
　　三、結(jié)語(yǔ)
　　高效的會(huì)議室管理和維護(hù)是高校會(huì)議順利進(jìn)行的重要保障。如何使用好、管理好、維護(hù)好會(huì)議室，是一項(xiàng)重要、復(fù)雜而艱巨的工作任務(wù)。為了提高會(huì)議室的使用效率，保證學(xué)校正常工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，我們要在實(shí)踐管理中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高管理人員自身的業(yè)務(wù)水平。對(duì)會(huì)議室進(jìn)行科學(xué)合理的管理和維護(hù)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，保障會(huì)議室順利運(yùn)行，使會(huì)議室發(fā)揮其真正的作用。
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