淺談如何提升高校辦公室會務(wù)管理工作

　　【摘要】高校會議是事務(wù)處理的重要環(huán)節(jié)，是溝通、交流、安排和決策的一種形式，面對眾多的會議，高校辦公室人員如何高效有序的組織籌備好會務(wù)工作，就顯得尤為重要。本文在要求高校辦公室人員具備耐心和細(xì)心，高度重視會務(wù)工作的基礎(chǔ)上，提出了加強(qiáng)會議精細(xì)化管理，增強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力，提高服務(wù)意識的具體觀點(diǎn)，旨在更好地發(fā)揮會議的實(shí)質(zhì)作用，為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。
　　【關(guān)鍵詞】高校；辦公室；會務(wù)管理
　　隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的內(nèi)部交流和外部聯(lián)系不斷增多，會務(wù)工作面臨著新的任務(wù)和挑戰(zhàn)，高校辦公室作為學(xué)校主要的會議組織與服務(wù)部門，有著承上啟下、協(xié)調(diào)左右的重要作用，工作看似簡單，實(shí)則繁瑣。會議內(nèi)容不同，會場環(huán)境、會場布置等不同，但都是以細(xì)心服務(wù)為宗旨開展此項(xiàng)工作。如何加強(qiáng)會議管理，協(xié)調(diào)各部門力量，有力推進(jìn)學(xué)校發(fā)展，是新形勢下我們每一位學(xué)校辦公室工作人員必須引起重視和認(rèn)真思考的問題，也是進(jìn)一步提升管理科學(xué)化水平、加強(qiáng)辦公室內(nèi)涵建設(shè)的重要內(nèi)容。
　　一、加強(qiáng)高校會務(wù)工作的精細(xì)化管理
　　精細(xì)化管理起源于20世紀(jì)50年代的日本，它是社會分工的精細(xì)化，以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求，建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，通過實(shí)行精細(xì)化管理，最大限度地減少管理所占有的資源并降低管理成本，將管理的規(guī)范性和創(chuàng)新性很好地結(jié)合到一起，創(chuàng)造更大的價(jià)值。老子說：“天下難事，必做于易；天下大事，必做于細(xì)”，高校的會務(wù)工作是十分復(fù)雜的工作，尤其是在一些細(xì)節(jié)上更加需要精細(xì)化的方式來管理，要達(dá)到高效節(jié)約，精簡環(huán)節(jié)，切實(shí)提高會議效率。會前的會議通知應(yīng)按照會議要求將會議相關(guān)信息及時(shí)通知到每一位參會人員，通知內(nèi)容要簡單明了，信息準(zhǔn)確，同時(shí)還需與參會人員保持密切聯(lián)系，隨時(shí)告知其相關(guān)重要事項(xiàng)。會中的細(xì)致服務(wù)要做好有序簽到，快速指引就座，提供茶水，面對會議的臨時(shí)變動，及時(shí)請示、迅速解決。會議的籌辦總是不會完美的，會有遺憾，每個會議結(jié)束后要做好總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題、認(rèn)真思考、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、及時(shí)糾正，才能提高會務(wù)工作的效率。精細(xì)化管理是一種精神，更是一種現(xiàn)代化管理的重要理念。當(dāng)前高校在教學(xué)管理、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)等方面舉辦的會議日漸頻繁，將精細(xì)化管理引入會務(wù)服務(wù)工作中，切實(shí)服務(wù)學(xué)校的日常工作，保障會議活動圓滿完成。
　　二、增強(qiáng)高校會務(wù)工作組織協(xié)調(diào)能力
　　會議舉辦的成功與否，更多是在于會議的組織協(xié)調(diào)和安排上。根據(jù)會議需要，聯(lián)系相關(guān)部門做好會議安排，確定參會人員名單、按照順序擺放座簽，會務(wù)用品包括：會議議程、簽字筆、草稿紙、茶水、礦泉水等整齊擺放于座位前，將播放影片和PPT文件等提前拷貝到電腦中進(jìn)行演練，確保可以正常播放；還應(yīng)提前做好參會人員用車統(tǒng)計(jì)且與保衛(wèi)部門溝通，做好校內(nèi)車輛引導(dǎo)和指定位置停放，確保參會人員車輛進(jìn)出學(xué)校通暢、避免擁堵情況出現(xiàn)；如需用餐，應(yīng)提前統(tǒng)計(jì)好用餐人數(shù)，與后勤部門協(xié)調(diào)用餐的時(shí)間、地點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)；會議新聞稿的撰寫和宣傳，需要提前告知宣傳部門準(zhǔn)時(shí)到場，在會議現(xiàn)場拍照和記錄。除此之外，在會議開始前還需清點(diǎn)參會人數(shù)、做好簽到工作，如臨近會議開始還未到者，打電話詢問是否有其他特殊情況，然后向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會議的出席情況，確保會議的正常開始，期間還應(yīng)注意安保工作，安保人員要在會場周邊待命，確保會議的安全有序。
　　三、提高高校會務(wù)工作的服務(wù)意識
　　服務(wù)是高校會務(wù)工作永恒“主題詞”，彰顯高校服務(wù)更在情理之中。高校的會議按照規(guī)模劃分，可分為大型會議，如開學(xué)典禮、運(yùn)動會、元旦晚會等；中型會議，如中層干部會、教學(xué)科研表彰會等；小型會議，如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子會、部門工作會等。開好每一次會議，要求辦公室會議管理工作人員不僅具備足夠的會議管理能力和素養(yǎng)，更要具有吃苦耐勞的工作態(tài)度和以人為本的服務(wù)意識，要做到充分準(zhǔn)備、周到服務(wù)和確保安全。然而，在會議管理工作中也會遇到各種各樣的困難和挫折，時(shí)間久了很容易產(chǎn)生懈怠的工作情緒，所以在遇到困難時(shí)大家還應(yīng)以學(xué)校的工作為重，多站在別人的角度考慮問題，多一份理解，少一份抱怨，時(shí)刻保持認(rèn)真和負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。會務(wù)工作的服務(wù)意識還應(yīng)表現(xiàn)在做好會前籌備、會中管理、會后反饋，保持認(rèn)真的學(xué)習(xí)態(tài)度，做到善于自學(xué)和互學(xué)，只有通過學(xué)習(xí)才能進(jìn)步，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)水平。
　　高校肩負(fù)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新、國際交流合作的重要使命，是思想文化交流最密集的地方，提升高校會務(wù)工作水平，對高校各項(xiàng)工作順利開展有重要的意義。高校辦公室會務(wù)工作是辦公室日常工作的重要組成部分，同時(shí)也是展露學(xué)校風(fēng)采、展示學(xué)校水平、展現(xiàn)學(xué)校成就的窗口門戶，這就要求我們的高校辦公室工作人員從會務(wù)的實(shí)際要求和具體工作內(nèi)容出發(fā)，學(xué)會換位思考，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，努力提升理論水平和實(shí)踐操作能力。只有這樣才能將會務(wù)工作規(guī)范化、科學(xué)化；才能適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展，為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。
　　【參考文獻(xiàn)】
　　[1]王媛，于建剛.切實(shí)加強(qiáng)和改進(jìn)高校辦公室會議組織與服務(wù)工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（2）：48.
　　[2]胡豐彥.淺談高校辦公室會務(wù)工作的精細(xì)化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（10）：21.

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