淺議廣東醫(yī)學(xué)院成人教育學(xué)籍檔案信息化建設(shè)

　　【摘 要】適應(yīng)國家新形勢下檔案工作發(fā)展的需要，以廣東醫(yī)學(xué)院成人教育學(xué)籍檔案管理為例，通過創(chuàng)新服務(wù)形式建立學(xué)籍檔案管理平臺，推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，實現(xiàn)資源高度共享。
　　【關(guān)鍵詞】成人；學(xué)籍；檔案；信息化；平臺
　　去年5月上旬，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求建立健全方便人民群眾的檔案利用體系，通過創(chuàng)新服務(wù)形式、強化服務(wù)功能、加大開發(fā)力度、加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、促進資源共享。目前成人教育高校檔案管理方式落后、不夠科學(xué)，一是使用傳統(tǒng)的人工管理，采用單機版進行計算機輔助管理，工作效率低，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，數(shù)據(jù)的完整性和一致性差，數(shù)字化程度低，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；二是采用基于單一的C/S（客戶端/服務(wù)器）架構(gòu)，應(yīng)用較小的局域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，與其它用戶交互能力差、可擴展性差，不容易進行平臺升級，維護困難等。計算機網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成為必然要求，成人教育學(xué)生檔案管理面臨著重要的變革，如何利用目前計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實踐于成人教育學(xué)籍檔案的建設(shè)，是高校檔案部門面臨的重要課題。我校通過建立成人學(xué)生檔案管理平臺，提高了學(xué)籍檔案管理人員的工作效率；提高了學(xué)籍檔案的整理和查閱速度；提高了信息整合、共享、開發(fā)利用；同時給我校的教學(xué)體制帶來改革的生機和動力，進一步完成數(shù)字化校園的建設(shè)與管理。
　　一、平臺軟件架構(gòu)
　　我校成人教育學(xué)籍檔案管理平臺為B/S（瀏覽器/服務(wù)器模式）架構(gòu)，采用J2SE技術(shù)結(jié)構(gòu)，采用JAVA/ASP.NET等WEB開發(fā)語言，支持常用瀏覽器，可跨平臺運行，后臺數(shù)據(jù)基于SQLServer，支持數(shù)字校園門戶集成，提供國家及教育部頒布的各種標準接口。
　　二、平臺主要功能模塊
　�。ㄒ唬�學(xué)籍管理
　　1.學(xué)生信息。學(xué)生的基本信息（數(shù)據(jù)來源于省招生系統(tǒng)）導(dǎo)入到學(xué)籍信息庫，學(xué)生登陸用戶校對基本信息，信息有誤的可在線提出申請修改學(xué)籍信息，并上傳相關(guān)證件掃描件，經(jīng)管理員審批后，平臺會自動更新學(xué)生信息庫。信息修改限制如限制入學(xué)年度、限制校對時間、限制修改字段等由管理員用戶設(shè)置。學(xué)生的基本信息、異動信息、課程信息、家庭信息等，通過管理員授權(quán)后，可由具體負責人來完成日常管理。管理員可通過平臺生成電子注冊上報數(shù)據(jù)表、高基表、學(xué)籍異動匯總表，可自定義報表打印，如學(xué)生證打印、學(xué)生名冊打印等。針對學(xué)年制、學(xué)年學(xué)分制、學(xué)分制三種不同模式下學(xué)籍管理的共同點和不同點，增加了學(xué)籍管理的適應(yīng)性和靈活性。
　　2.學(xué)籍異動。學(xué)籍異動包括轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等。平臺異動由學(xué)生用戶提出申請，教務(wù)員用戶審批，最后由管理員用戶審核通過，打造階梯式管理模式，實現(xiàn)對學(xué)生學(xué)籍數(shù)據(jù)的動態(tài)管理，保證數(shù)據(jù)的準確性和時效性。能及時向?qū)W生提供學(xué)籍預(yù)警，按照學(xué)校自定義的學(xué)籍預(yù)警等級、預(yù)警規(guī)則，平臺自動向?qū)W生發(fā)布預(yù)警信息，按教學(xué)點、年級、層次、專業(yè)、班級打印學(xué)籍預(yù)警清單。方便快捷的復(fù)選多條記錄批處理異動、手工單條處理異動，對每次異動信息登記到學(xué)生個人檔案中，學(xué)生異動后提示學(xué)生課程表、成績、選課信息是否發(fā)生變化，做相應(yīng)的處理，按教學(xué)點、年級、專業(yè)等進行異動統(tǒng)計，生成上報數(shù)據(jù)。
　�。ǘ�）成績管理
　　1.成績錄入。成績錄入分課程按班級錄入，可在直接錄入或表格導(dǎo)入，可錄入缺考、緩考、重修、免修、作弊等成績異常情況。通過設(shè)置卷面成績與平時成績占總成績比例自動統(tǒng)計總評成績。成績錄入既可是任課老師，也可是角色任課老師或教務(wù)員，教師用戶平臺錄入成績后提交，同時上交簽名的紙質(zhì)成績單確認。角色任課教師用戶或教務(wù)員用戶也可根據(jù)任課教師上交的成績單錄入相應(yīng)的成績。達到對學(xué)生成績靈活錄入、多渠道化錄入，提高效率，解決成績登分煩鎖及工作量大問題。
　　2.成績審核。教務(wù)員對成績進行審核發(fā)布，生成考試未通過的學(xué)生名單，可分課程、專業(yè)、班級導(dǎo)出未通過的學(xué)生名單，為教學(xué)管理部門安排補考提供簡便的手段。審核發(fā)現(xiàn)成績有問題的，可作審核“不通過”處理，或可撤消提交，把“提交”狀態(tài)的成績回歸為“保存”狀態(tài)，教師重新錄入成績，再次提交。成績審核發(fā)布后，發(fā)現(xiàn)還是有誤的，只能由管理員更正，教務(wù)員沒有成績修改的權(quán)限。
　　3.報表打印。根據(jù)教學(xué)點、年級、層次、專業(yè)、班級、學(xué)期、課程、學(xué)籍狀態(tài)對學(xué)生成績進行統(tǒng)計分析、生成各種規(guī)范實用的學(xué)生成績報表，并實現(xiàn)批量打印。根據(jù)學(xué)號、姓名、身份證號、準考證號等信息查詢，實現(xiàn)對學(xué)生成績報表單一打印。
　　（三）畢業(yè)管理
　　畢業(yè)管理是將要畢業(yè)的年級信息轉(zhuǎn)入畢業(yè)年級管理，對學(xué)生畢業(yè)資格進行審核和對畢業(yè)證書的打印等。根據(jù)學(xué)校設(shè)定的畢業(yè)資格條件例如：所有的必修課程必須合格，所有本科學(xué)生專科學(xué)歷必須通過認證，學(xué)分必須達到某種條件等，平臺自動審核統(tǒng)計，生成審核記錄，并能通過學(xué)生用戶反饋給學(xué)生，對審核資格通不過的學(xué)生，平臺自動發(fā)出預(yù)警信息。教務(wù)員或管理員用戶也可通過查詢條件導(dǎo)出畢業(yè)資格通不過的學(xué)生，用于通知班主任或?qū)W生。教務(wù)員用戶可對畢業(yè)資格通過的學(xué)生進行證書批量打印。
　　三、平臺特性
　�。ㄒ唬┮苿有�。平臺采用B/S架構(gòu)，只要連上Internet，便可通過IE等瀏覽器登陸平臺，不受時空、地域限制，實現(xiàn)移動辦公、遠程辦公，從而提高了工作效率和信息化管理水平。避免C/S軟件架構(gòu)客戶端必須通過建立價值不菲的VPN通道實現(xiàn)訪問數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的弊端。
　�。ǘ�）協(xié)同性。平臺高校管理員用戶可以根據(jù)實際存在教學(xué)點情況開設(shè)教學(xué)點用戶，教學(xué)點用戶對本點學(xué)生學(xué)籍管理，管理員用戶可監(jiān)視各教學(xué)點學(xué)籍管理情況，并能夠?qū)崿F(xiàn)管理上的互動，實現(xiàn)多教學(xué)點的協(xié)同管理。教學(xué)點教務(wù)員用戶通過管理員授權(quán)后可建立班主任或教師用戶，學(xué)生用戶是在學(xué)生基本信息建立同時產(chǎn)生的。各用戶擔當不同的角色，例如班主任用戶可對本班級學(xué)生信息、收費等管理；教師用戶可對教學(xué)情況、成績等管理。實現(xiàn)多角色用戶的協(xié)同管理。
　　（三）易用性。平臺安裝在服務(wù)器端，客戶端零安裝、零維護，只需做好服務(wù)器的日常維護工作，無需維護任何終端設(shè)備，并且管理員可方便對平臺進行遠程維護。
　�。ㄋ模╈`活性。平臺每年都會面臨大批量的新生數(shù)據(jù)導(dǎo)入及其畢業(yè)生數(shù)據(jù)導(dǎo)出問題及各類文檔資料上傳、下載。解決辦法是在平臺開發(fā)過程中采用接口開發(fā)模式。平臺主要實現(xiàn)數(shù)據(jù)接口類型為兩種方式，一種excel格式導(dǎo)入接口，另一種是文件資源上傳接口。通過OLEDB把上傳的Excel當成數(shù)據(jù)庫來讀寫，導(dǎo)入Excel格式數(shù)據(jù)；通過建立方法UpLoad（）實現(xiàn)資源文件上傳。
　　（五）擴展性。平臺可以在學(xué)校規(guī)模擴大和應(yīng)用拓展的情況下，根據(jù)現(xiàn)有的硬件資源情況，可平滑地增加服務(wù)器的個數(shù)，實現(xiàn)平臺在多臺服務(wù)器下負載均衡，有效地保護了原有硬件投資，提升了服務(wù)器的配置。
　�。�六）并發(fā)性�；�于B/S架構(gòu)，用戶訪問并發(fā)性能取決于服務(wù)器的性能，提高服務(wù)器的配置如CPU、內(nèi)存、硬盤、帶寬等，便可提升服務(wù)器的并發(fā)性能。
　�。ㄆ撸┌踩�性。安全控制主要包括平臺應(yīng)用級別與數(shù)據(jù)庫級別。在學(xué)籍檔案管理平臺中，大量的學(xué)生被存載，這些數(shù)據(jù)的安全性至關(guān)重要。引入安全控制，通過密碼加密、操作數(shù)據(jù)監(jiān)控、角色權(quán)限數(shù)據(jù)范圍控制等三級保護。對用戶的密碼采用MD5的加密原理，通過MD5CryptoServiceProv ider類庫進行加密存儲；通過建立監(jiān)控視圖vS_LogDetail對有異動的數(shù)據(jù)進行監(jiān)控，產(chǎn)生數(shù)據(jù)日志并記錄展現(xiàn)給管理員查看；通過方法 DataDeal（）對每個角色用戶使用的數(shù)據(jù)范圍進行控制。
　　【參考文獻】
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