高校成人教育學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題及建議

　　【摘要】高校成人教育學(xué)籍檔案包括成人學(xué)生的錄檢表、每學(xué)年的報(bào)到注冊(cè)材料、各科成績(jī)、各類獲獎(jiǎng)處罰情況、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)情況等等，涉及內(nèi)容異常廣泛，能客觀的記錄成人學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)，是高校檔案的重要組成部分，同時(shí)也是成教教學(xué)研究及改革的重要參考資料。本文通過(guò)分析當(dāng)前成人教育學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)，從檔案繁瑣的內(nèi)容、檔案管理突出現(xiàn)象等方面剖析了成人檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了針對(duì)性的建議和措施。
　　【關(guān)鍵詞】成人教育；檔案管理；問(wèn)題；建議
　　成人教育檔案是學(xué)校教育培養(yǎng)成人學(xué)生整個(gè)過(guò)程的完整記錄，能準(zhǔn)確客觀的反映出學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)。因此成人教育檔案管理是一項(xiàng)政策極強(qiáng)的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ�，是一�?xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，同時(shí)又是一項(xiàng)程序復(fù)雜、業(yè)務(wù)性強(qiáng)、質(zhì)量要求高的工作，繁雜又瑣碎、具體又平凡�！吨袊�(guó)教育改革與發(fā)展綱要》中明確指出：“ 要大力發(fā)展成人教育事業(yè)，就必須要重視管理工作，特別是成人教育檔案的管理工作。成人教育檔案是衡量學(xué)校成人教育管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，更是我國(guó)發(fā)展成人教育和開(kāi)展教學(xué)研究的重要信息來(lái)源和決策依據(jù)�！彪S著科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各類用人單位對(duì)員工的知識(shí)技能、學(xué)歷等方面要求越來(lái)越高，迫使大批成人重新進(jìn)入高等院校進(jìn)行學(xué)歷補(bǔ)償教育，導(dǎo)致成人高校學(xué)生數(shù)量迅速增長(zhǎng)，規(guī)模不斷擴(kuò)大，因而針對(duì)學(xué)生檔案的管理問(wèn)題日益突出，這就要求我們必須加快檔案管理制度的建立和完善，加強(qiáng)成人學(xué)生檔案的管理，促進(jìn)高校對(duì)成人學(xué)生檔案管理工作的支持和引導(dǎo)。
　　一、成人教育學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)
　�。ㄒ唬�檔案內(nèi)容十分繁瑣
　　成人教育學(xué)籍檔案包括成人學(xué)生的錄檢表、考生登記表、每學(xué)年的報(bào)到注冊(cè)材料、各科成績(jī)、登記表以及成人學(xué)生在校期間的休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)的報(bào)批材料；學(xué)生各類獲獎(jiǎng)處罰情況、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)情況等等，涉及內(nèi)容異常廣泛。同時(shí)成教學(xué)生幾乎來(lái)源于以待提高學(xué)歷的在職職工、來(lái)源于普教統(tǒng)招后的落榜生、來(lái)源于社會(huì)青年。不同的生源、不同的受教育程度、不同的年齡層次、不同的學(xué)習(xí)方式等都會(huì)導(dǎo)致成人學(xué)生檔案內(nèi)容的差異。完整、有序、規(guī)范的學(xué)籍檔案，不僅能詳盡真實(shí)地記錄學(xué)校成人教育、教學(xué)發(fā)展的歷史進(jìn)程，而且能直接客觀地反映出高校辦學(xué)質(zhì)量和管理水平。
　�。ǘ�）學(xué)籍變化頻繁，管理難度大
　　成教學(xué)生大多數(shù)都是以待提高學(xué)歷的在職職工及社會(huì)青年，工學(xué)矛盾尤為突出，職業(yè)變更、無(wú)法完成學(xué)業(yè)等諸多原因常常會(huì)導(dǎo)致成教學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)甚至退學(xué)等情況，導(dǎo)致學(xué)籍變動(dòng)頻繁。隨之而來(lái)的成教學(xué)籍檔案就需要隨著學(xué)籍變動(dòng)及時(shí)做相應(yīng)的調(diào)整，確保學(xué)生檔案材料的正確性、連續(xù)性、完整性。由于各高校成人教育的發(fā)展，下屬教學(xué)點(diǎn)的增設(shè)，使得大部分成教學(xué)生的檔案材料往往形成、保管在各院系學(xué)籍管理部門(mén)或者下屬教學(xué)點(diǎn)，甚至還有的由班主任直接管理，難以集中統(tǒng)一進(jìn)行管理。因此成人學(xué)生的學(xué)籍在形成過(guò)程中，極易出現(xiàn)疏漏、遺忘的情況，造成成教檔案材料的缺失，大大增加了檔案管理的難度。
　�。ㄈ�）“突擊建檔”現(xiàn)象較為突出
　　與全日制大學(xué)畢業(yè)生一樣，成人學(xué)生畢業(yè)生檔案整理、發(fā)放的時(shí)間十分緊迫。成教畢業(yè)生的《學(xué)年鑒定表》、《畢業(yè)生成績(jī)表》、《畢業(yè)生登記表》、《學(xué)籍登記表》等主要檔案材料大多數(shù)都是在臨近畢業(yè)時(shí)形成。以至于“突擊建檔”成為學(xué)生檔案的一大顯著特點(diǎn)。有些學(xué)生檔案意識(shí)淡薄，忙于平時(shí)自身工作或者是忙于找工作、自身也不能按時(shí)到學(xué)校填寫(xiě)相關(guān)材料，這就使得成人學(xué)生在后期學(xué)習(xí)期間形成的檔案難于及時(shí)歸檔， 在有限的時(shí)間里，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量和整理工作。
　　二、成人檔案管理存在的問(wèn)題
　　在實(shí)施成人教育檔案管理過(guò)程中，由于成人教育檔案管理起步較晚，歷史積欠較多，人們對(duì)成人教育本身又存在認(rèn)識(shí)上的不足，成教管理部門(mén)指定兼職檔案員對(duì)成教檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，再加上缺乏完善的管理制度，所以在檔案管理中難免會(huì)出現(xiàn)疏漏、失誤，影響檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性和完整性。
　　（一）不夠重視，忽略學(xué)生檔案工作
　　成人教育學(xué)籍檔案是各綜合性高校檔案中的一個(gè)重要組成部分，但是經(jīng)常被高校所忽略。領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)對(duì)教育學(xué)籍檔案管理工作一直存在認(rèn)識(shí)不足的現(xiàn)象，只解決成人學(xué)生檔案的有無(wú)問(wèn)題，至于檔案管理是否完善不在考慮范圍之內(nèi)，重形式、輕實(shí)效。對(duì)成人教育學(xué)籍檔案缺乏針對(duì)性管理，缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)章制度，這是許多高等院校的通病。不少高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)成人教育的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，檔案意識(shí)十分欠缺，認(rèn)為成人教育的學(xué)生可管可不管，認(rèn)為成人教育的檔案可有可無(wú)，把自身工作重心放在全日制上，沒(méi)有配備專業(yè)的專職檔案管理人員，又或者是雖然有指定專人負(fù)責(zé)，但隨意性大，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，有的事情今天我來(lái)做、明天你來(lái)做、大家誰(shuí)有空誰(shuí)來(lái)做。由于沒(méi)有統(tǒng)一的制度約束，很大一部分教學(xué)和行政人員為了自身使用方便，對(duì)于散存于自己手中的材料，找各種借口不及時(shí)移交檔案部門(mén)歸檔。而班主任人員變動(dòng)十分頻繁，且許多班主任都是兼任的，常常抱有當(dāng)一天和尚撞一天鐘的思想，以至于部分班級(jí)材料未能主動(dòng)記錄下來(lái)；也不主動(dòng)及時(shí)向?qū)W生索要各類登記表，造成學(xué)生在讀期間幾乎無(wú)歷史記錄。到向?qū)W校提交檔案時(shí)，才進(jìn)行突擊建檔，根本無(wú)法保證檔案材料的真實(shí)性。加之成人學(xué)生畢業(yè)生檔案整理、發(fā)放的時(shí)間十分緊迫，這就使得突擊補(bǔ)全的檔案出現(xiàn)信息漏填或錯(cuò)填等嚴(yán)重的檔案質(zhì)量問(wèn)題，也使學(xué)籍檔案管理失去了應(yīng)有的意義。
　�。ǘ�）檔案管理工作混亂，管理不到位
　　1.學(xué)籍檔案錄入不規(guī)范，部分管理人員為圖方便，不按已有的相關(guān)規(guī)定填寫(xiě)檔案：有的檔案員隨意使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水填寫(xiě)檔案，字跡潦草，不方便識(shí)別，更不方便保存；有的檔案員在學(xué)生補(bǔ)考及格時(shí)只將原成績(jī)改為“及格”字樣，沒(méi)有按規(guī)定在檔案記錄上注明“補(bǔ)考及格”，更有甚者還將補(bǔ)考成績(jī)作為正�？荚囘M(jìn)行記錄；甚至有的檔案員將學(xué)生的姓名用容易書(shū)寫(xiě)、筆畫(huà)少的簡(jiǎn)化字進(jìn)行代替等等。
　　2.學(xué)籍檔案移交不規(guī)范。學(xué)生畢業(yè)后，未將學(xué)生學(xué)籍檔案及時(shí)移交，檔案長(zhǎng)時(shí)間由二級(jí)院系管理，亂抽亂翻，使用完必后隨意放置，使得一些價(jià)值高的檔案材料和其他材料混雜在一起，造成學(xué)生不能到檔案室查詢檔案，移交時(shí)檔案遺失等情況。再者移交時(shí)，未履行相應(yīng)的移交手續(xù)和做好詳細(xì)的移交記錄，檔案管理責(zé)任不明確。

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