淺析成人教育學(xué)籍檔案的有效管理

　　摘 要：成人教育的學(xué)籍檔案是每位學(xué)生學(xué)習(xí)情況及品德行為的真實記錄，是為用人單位提供該同學(xué)真實可靠信息的手段，成人教育因其特殊的學(xué)規(guī)學(xué)制，造成檔案管理工作相對混亂，導(dǎo)致用人單位無法將其檔案作為了解人才的有效憑證，不利于成人檔案管理水平的科學(xué)化與系統(tǒng)化，本文主要從成人教育學(xué)籍檔案的特點出發(fā)，針對管理中存在的問題提出一些有效的措施和建議。
　　關(guān)鍵詞：成人教育；學(xué)籍檔案；存在問題；解決措施
　　1.成人教育學(xué)籍檔案的特點
　�。�1）學(xué)籍檔案本身對外提供的資料應(yīng)具有真實可靠的特點，成人教育學(xué)籍檔案以其特有的原始性，真實性記錄了學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)發(fā)展全過程，它不僅記錄了這一階段的成功和失敗，而且是成人教育教學(xué)和學(xué)生管理工作的重要組成部分[1]。用人單位可以通過學(xué)籍檔案來了解學(xué)生的基本學(xué)習(xí)情況及品德狀況，第一時間客觀的了解學(xué)生的相關(guān)信息和資料，以此作為基本依據(jù)來選拔人才及培養(yǎng)人才。
　　（2）成人教育的學(xué)生教育層次高低不同，有本科生可能還有高中生，年齡結(jié)構(gòu)較復(fù)雜，有青年人甚至還有老年人，對于不同領(lǐng)域，不同階段的學(xué)生，學(xué)校開設(shè)了相應(yīng)的課程，而這些課程種類繁多，致使所學(xué)教材不同，教學(xué)方式難以統(tǒng)一，學(xué)籍檔案的管理也很難統(tǒng)一化。
　�。�3）有很多成人教育學(xué)校是附屬于普通成人高校的，這些學(xué)校比較重視普通高校的學(xué)籍檔案，忽略成人教育學(xué)生的檔案，再加上地理位置距離本部學(xué)校比較遠(yuǎn)，所以管理方面比較松散，管理措施相對落后，使成人教育學(xué)籍檔案比較混亂且不規(guī)范。
　�。�4）成人教育的辦學(xué)形式多樣化，自考、函授、夜大等均屬于成人教育的辦學(xué)模式，各種方式下的學(xué)院入學(xué)時間、教育方式以及畢業(yè)時間等都不統(tǒng)一，導(dǎo)致學(xué)籍檔案的記載較為片面，內(nèi)在聯(lián)系不強(qiáng)。
　�。�5）現(xiàn)今存在一些用人單位在選拔及培養(yǎng)人才時過分注重學(xué)歷，常常忽略一個人的過去的學(xué)習(xí)情況及工作水平，使學(xué)生的學(xué)籍檔案利用率降低，沒有對學(xué)籍檔案管理提出需求，極大地影響檔案工作者的積極性，降低了學(xué)籍檔案管理的效率。
　　2.成人教育學(xué)籍檔案管理中主要的問題
　　2.1未認(rèn)識到學(xué)籍檔案的重要性，缺乏管理意識
　　我國成人教育的起步較晚，由于社會當(dāng)時正處于教育改革的初級階段并且本身教學(xué)模式的復(fù)雜性，使得成人教育學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)一直未完善。成人教育開展的初級階段，由于對成人教育缺乏重視以及資金、管理的不到位，很多學(xué)籍檔案沒有及時整理、歸檔并移交檔案管理部門，長久下來越積越多，檔案管理人員意識單薄，沒有認(rèn)真處理，導(dǎo)致很多學(xué)生的檔案混亂、零散、記載不全，使得檔案沒有機(jī)會發(fā)揮它的潛在價值，檔案管理工作無法順利進(jìn)行。由此可見，提高對檔案的重視度，加強(qiáng)檔案管理意識對檔案的合理管理是至關(guān)重要的。有人認(rèn)為，在市場經(jīng)濟(jì)條件下檔案作用不大，這種觀點顯然對成人教育學(xué)籍檔案的重要性缺乏認(rèn)識，在一定程度上制約檔案管理工作的開展和有效利用[2]。
　　2.2學(xué)籍檔案管理的模式阻礙教育改革發(fā)展
　　隨著我國信息化和經(jīng)濟(jì)化時代的飛速前進(jìn)，傳統(tǒng)的成人教育學(xué)籍檔案管理模式及制度已經(jīng)跟不上新時期的教育改革政策的腳步，隨著教育改革的不斷深化，成人教育高校對其教育計劃及專業(yè)結(jié)構(gòu)進(jìn)行全新調(diào)整，同時不斷探索、實施新的檔案管理技術(shù)，新的檔案管理模式的研發(fā)迫在眉睫，只有建立新的檔案管理模式，形成新的檔案管理制度及政策才能從根本上保證學(xué)籍檔案的質(zhì)量，提高學(xué)籍檔案的利用價值，只有推出新的檔案管理手段及方法才可以杜絕檔案在送往檔案管理部門或人事部門的時候拆檔、泄密等不合規(guī)定的現(xiàn)象發(fā)生。
　　2.3用人單位對學(xué)籍檔案的重視度不夠，學(xué)籍檔案的潛在價值無法開發(fā)
　　很多用人單位在招納選拔人才時，都把目光主要投放在畢業(yè)證及學(xué)位證上，狹隘的認(rèn)為得到這兩個證的學(xué)生就是相對優(yōu)秀的學(xué)生了，常常忽略學(xué)籍檔案的存在價值。其實，這兩個證只是完成教育的必要憑證，并不能證明該學(xué)生的學(xué)習(xí)能力及專業(yè)水平，這種“重證”的風(fēng)氣就無形中為那些假證的經(jīng)營者提供了平臺，有些學(xué)生想不勞而獲，花些錢做了假的畢業(yè)證、學(xué)位證來作為參加工作的敲門磚，由于用人單位沒有真的證件在手與之相比較且現(xiàn)在的造假手段越來越高明，根本沒有辦法客觀的判別人才的真?zhèn)渭傲私馑�的真才實學(xué)，可是，用人單位很少能考慮到通過學(xué)生的學(xué)籍檔案來對其核查，致使學(xué)籍檔案的潛在價值沒有得到發(fā)揮。
　　3.成人教育學(xué)籍檔案管理的有效措施
　　3.1強(qiáng)化檔案管理意識，提高檔案管理水平
　　學(xué)生的學(xué)籍檔案是學(xué)生參加工作時的一個基本資料，它能客觀、真實的反應(yīng)學(xué)生的綜合能力及素養(yǎng)，作為用人單位考察的憑證。學(xué)生的檔案管理水平不僅影響著用人單位對所需人才的了解認(rèn)識及合理使用，同時影響整個學(xué)校的檔案管理完整度。因此，檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及有關(guān)政策法規(guī)，加大檔案法規(guī)的宣傳教育力度，充分樹立檔案意識，真正從思想上認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理工作的重要性[3]，糾正對檔案管理工作的偏見和誤解，積極利用檔案資源推進(jìn)高校成人教育的發(fā)展。
　　3.2把好學(xué)籍關(guān)，打好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)
　　萬丈高樓平地起，成人高等教育學(xué)籍管理工作是極為復(fù)雜和繁瑣的，要做好學(xué)籍管理需要一步一個腳印，扎扎實實把每一步的工作做好，而學(xué)籍注冊和信息核對工作是做好學(xué)籍管理的基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，成人高等教育學(xué)生學(xué)籍注冊管理工作也有了很大的改變，學(xué)生的錄取和學(xué)籍注冊工作都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。成人高等教育要做好學(xué)籍管理工作。必須要注重把關(guān)。首先，要認(rèn)真核對學(xué)生信息。對于學(xué)生網(wǎng)上電子檔案和紙質(zhì)檔案材料不符合的問題要予以重視，要在第一時間聯(lián)系學(xué)生本人，確認(rèn)是否出現(xiàn)變動情況，然后依據(jù)實際情況做出更改。其次，做好學(xué)籍跟蹤管理。在學(xué)生注冊完成后，要對學(xué)生以后的專業(yè)變更情況和轉(zhuǎn)學(xué)或退學(xué)情況及時進(jìn)行跟蹤，并要聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人，然后在成人高教學(xué)生學(xué)籍管理平臺上做出相應(yīng)更改。這樣才不會影響學(xué)生學(xué)歷證書的發(fā)放。
　　3.3優(yōu)化并統(tǒng)一成人教育檔案管理制度
　　任何制度的實行及舉措的實施若想成功，都必須達(dá)到系統(tǒng)的統(tǒng)一，只有上下一致、全局統(tǒng)一的執(zhí)行該制度，此項措施在得以真正的落實。因此，成人教育學(xué)籍檔案主管部門應(yīng)該制一套系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，將各個檔案管理部門的基礎(chǔ)工作、技術(shù)水平以及操作程序統(tǒng)一化、明朗化，大到何種資料以何種方式收入檔案，小到檔案歸檔后所用紙張的材料及大小、表格的形式及規(guī)格，健全檔案管理所有程序的相關(guān)制度，讓管理人員不再無章可循、無據(jù)可依，在遵從規(guī)定、服從整體的思想下合理管理成人教育的學(xué)籍檔案，實現(xiàn)檔案管理模式的最優(yōu)化。
　　3.4用現(xiàn)代化手段管理成人教育學(xué)籍檔案
　　成人教育學(xué)籍檔案具有資料容量大、種類多、程序繁瑣的特點，隨著信息時代的到來，把信息技術(shù)引入學(xué)習(xí)工作的各個領(lǐng)域是我們適應(yīng)信息社會的必要手段。高等成人教育學(xué)籍檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極開發(fā)一項先進(jìn)的檔案管理軟件，該軟件應(yīng)該具有存儲、傳遞及保密的功能，設(shè)置不同的權(quán)限，將學(xué)生的學(xué)籍信息傳到檔案管理軟件上，檔案管理部門可以通過軟件隨時管理學(xué)生檔案，學(xué)生和用人單位可根據(jù)需要通過該軟件了解相關(guān)信息，利用自動化手段實現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案管理的高效率。
　　參考文獻(xiàn)
　　[1]楊曙光.成人教育學(xué)籍檔案的特點、問題及有效管理[J].繼續(xù)教育研究，2005（4）
　　[2]栗惠芳.成人教育學(xué)籍檔案管理探討[J].合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2006，20（3）
　　[3]緱英俊，張桂利.簡論高校成人教育學(xué)籍檔案的科學(xué)管理[J].中國成人教育，2003（4）

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