北京大學：抓住財務信息化建設的“牛鼻子”

　　2017年，北京大學確定了全面深化綜合改革的發(fā)展戰(zhàn)略，2018年迎來120周年校慶，開啟中國特色世界一流大學發(fā)展新征程。
　　學校年度收支均已超百億，內外部財務管理、服務面臨新挑戰(zhàn)�，F(xiàn)代化的經(jīng)濟體系需要扎實管用的政策舉措和行動。作為學校掌管“錢袋子”的專業(yè)技術部門，財務部深刻意識到光靠服務態(tài)度和服務意識遠遠不夠，必須為學校穩(wěn)定發(fā)展和改革創(chuàng)新、為師生員工生活服務改善提供過硬的專業(yè)本領支撐。
　　財務收支是學校所有活動的基礎，是連接學校和師生員工的最直接的紐帶。財務信息系統(tǒng)，是學校運轉、發(fā)展的“基礎設施”。財務部抓住信息化建設這個“牛鼻子”，2017年上線了統(tǒng)一收費平臺、網(wǎng)上報銷平臺等信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了幾十個財務模
　　塊，以及科研、人事、學生、實驗試劑管理等業(yè)務系統(tǒng)的互聯(lián)互通，努力將全校龐大的資金流和信息流打通、運轉，一步一個腳印地把美好藍圖變成現(xiàn)實。
　　北京大學收費平臺 重建收款付款全新生態(tài)
　　交款和收款，涉及所有院系等二級單位、師生員工、校外人員，覆蓋于學校所有活動領域，延伸至全國乃至全球各地區(qū)，充分體現(xiàn)了財務部職能最具“綜合性”的突出特點——覆蓋全部、牽動大部，建立安全高效的收款付款機制，變得越發(fā)迫切。
　　2017年1月，財務部自主研發(fā)的北京大學收費平臺上線使用。
　　收費平臺是校內單位向師生和校外人員線上、線下收款的統(tǒng)一工作平臺，交款人選用微信、支付寶、網(wǎng)上銀行等通道、使用人民幣銀行卡（含借記卡、貸記卡）、外幣卡（VISA/MasterCard）交款。管理平臺具備立項審批、線上及線下收費、采集發(fā)票信息、短信平臺提醒、自動對賬、多維報表、智能入賬、發(fā)票打印等模塊，功能完善、手續(xù)費低、高效安全、數(shù)據(jù)可查，得到全校師生和相關部門熱烈響應。
　　收費平臺提供三種方式：
　　方式1：對接業(yè)務系統(tǒng)對接收款，開通了黨費、學宿費（含留學生）、入校機動車車證費、家屬房采暖費、網(wǎng)費、簽證費、遠程教育學費、國際暑期學校、國際會議注冊費等十多個線上及線下收費功能。
　　方式2：沒有業(yè)務系統(tǒng)的收費項目，固定人員和非固定人員均可線上收款，已完成軍訓服裝費、研究生復試費等100多個項目的收款。
　　方式3：線下面對面收款，為邱德拔體育館、勺園、中關新園、水電中心、車隊、紀念品商店等單位開通功能并配備掃碼、打印設備。
　　一年來，收費平臺累計收款40萬筆，高峰日線上交款3000多筆，高效安全、運行穩(wěn)定，省去師生排隊交款的種種麻煩，受到校內師生和收款單位的一致好評。幾個典型項目的使用成效：
　　學費住宿費收費項目。人民銀行新政策導致7000名新生無法辦理銀行卡并扣費，2017年迎新收費壓力大。在保留傳統(tǒng)的銀行扣款模式基礎上，首次采用收費平臺繳費。集中迎新收費前期，財務部采用短信平臺、7×24小時服務答疑電話等方式建立立體化工作機制，迎新日當天交費現(xiàn)場“門庭冷落”，現(xiàn)場交費率從2016年的13%下降為3%，在方便學生的同時，減輕部內工作壓力，以往每年9月財務部一樓排長隊交費壯觀場面，已經(jīng)成為歷史。
　　黨費收費項目。黨費是最先上線的收費項目，實現(xiàn)了規(guī)范快捷黨費收繳，得到廣泛好評。學校宣傳部電視臺副臺長評價自從有了在線的支付平臺之后，不光是方便了交錢的人，同時也給收錢的人帶來便捷，非常方便。每年3000多名學生軍訓收取服裝費，2017年也采用收費平臺收取。使用收費平臺前后的變化，學工部魏培徵老師感受頗深。
　　除此以外，收費平臺支持實現(xiàn)了入校機動車車證費、家屬房采暖費、簽證費、遠程教育學費、非學歷教育學費的線上線下收費，獲得了交款人、業(yè)務部門以及財務會計人員的一致好評。
　　北京大學收費平臺吸引了國內外高校的目光，吉林大學、武漢理工大學、愛丁堡大學等專門來�？疾臁�
　　打造網(wǎng)上報銷系統(tǒng) 解決報銷難的問題
　　為了進一步改善“報銷難、難報銷”的問題，財務部加快了全新財務核算系統(tǒng)及網(wǎng)上報銷平臺項目的建設，一批來自各個科室的青年業(yè)務骨干在平日工作量已經(jīng)飽和的情況下，利用業(yè)余時間開展了網(wǎng)上報銷平臺及相關系統(tǒng)的框架搭建和功能設計工作。傳統(tǒng)的報銷模式存在報銷業(yè)務線下排隊、支付方式落后、報銷進度無法查詢、歷史記錄不完備等諸多問題，經(jīng)費負責人對于經(jīng)費的使用和查詢也難以實現(xiàn)系統(tǒng)監(jiān)管。
　　網(wǎng)上報銷平臺的建設以問題為導向，一切以方便報銷人、經(jīng)費負責人和規(guī)范經(jīng)費管理為出發(fā)點，逐個突破各環(huán)節(jié)難點，實現(xiàn)了網(wǎng)上報銷平臺從無到有，從基本功能呈現(xiàn)到系統(tǒng)功能的逐步智能和優(yōu)化。
　　以學生勞務發(fā)放模塊為例：學生各類勞務費用、獎助學金等的發(fā)放工作都在財務部，傳統(tǒng)模式下，發(fā)放經(jīng)辦人需打印紙質表格，手工填寫計算發(fā)放信息，并通過U盤等方式傳遞電子版、填寫完畢后還要多個環(huán)節(jié)蓋章簽字，提交發(fā)放后，經(jīng)辦人和學生
　　無法實時查詢發(fā)放進度。考慮到學生勞務發(fā)放與廣大學生關系密切，在設計建設學生勞務發(fā)放模塊期間，財務部特別邀請了院系財務主管、教師、院系工作人員代表進行多次商討，最大限度方便發(fā)放經(jīng)辦人及學生，在系統(tǒng)原始功能的基礎上不斷優(yōu)化，上線前建立微信群，反復調整試用，最終呈現(xiàn)了集常用收款人存儲、線上審批、自動制單、網(wǎng)銀及時到賬、進度及歷史查詢等多功能為一體的學生勞務發(fā)放模塊。
　　網(wǎng)上報銷平臺利用信息化手段建立了經(jīng)辦人、項目負責人、項目管理部門、財務部門共享的信息平臺，進一步提高了報銷管理的規(guī)范化、服務的便利化程度。既解決了報銷麻煩的問題，同時也將內部控制制度和預算額度控制固化到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，推行公務卡結算和網(wǎng)上報銷驗證，全面無現(xiàn)金支付使得資金支付可追溯、可查詢。
　　經(jīng)辦人和項目負責人可以隨時隨地通過網(wǎng)上申報系統(tǒng)進行報銷預約，填寫報銷單過程中，提示各類人員可乘坐交通工具標準、自動計算不同地區(qū)人員的出差補助標準、公務接待的餐費標準、國內國際會議的會議費標準、可發(fā)放的勞務費項目和可供使用的預算額度，使得財務報銷預算控制系統(tǒng)化，既方便了報銷人員，也強化內部控制制度，避免了人為控制造成的審核疏漏。完善薪酬發(fā)放系統(tǒng)，改進合同制工資發(fā)放流程，通過系統(tǒng)控制實現(xiàn)了超支預警、超標限制、資金凍結、算稅報稅、收入查詢等新功能；開發(fā)運行新的研究生獎助平臺，提高發(fā)放效率，增強信息管理與查詢功能。優(yōu)化內部支票結算模塊，提高支付效率。
　　網(wǎng)上報銷平臺上線后，財務部一方面高度注重宣傳與培訓，編寫系統(tǒng)各項功能的操作說明與指南，先后組織對外培訓數(shù)十場，赴部分單位調研、宣講和交流新系統(tǒng)的功能與注意事項，通過電話、郵件、BBS以及十余個微信群7×24小時回應師生關切；另一方面盡力做到“及時更正、小步迭代”，廣泛征詢和聽取意見，根據(jù)需求不斷改進程序，拓展功能，優(yōu)化界面，得到了廣大師生員工的支持與好評。
　　網(wǎng)上報銷平臺為教職工、學生、各級管理者提供了更便利的報銷體驗、更精細的基礎數(shù)據(jù)、更完備的預算控制體系，為學校的管理提供重要的決策支撐，為人工智能財務系統(tǒng)提供重要的數(shù)據(jù)和框架基礎。

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