淺析科技檔案管理信息化建設(shè)

　　[摘 要]第三次工業(yè)革命使人類邁入了知識經(jīng)濟時代，科技資源所蘊含的社會價值和經(jīng)濟價值愈加凸顯�，F(xiàn)階段，各種科研活動呈現(xiàn)出迅猛增長的態(tài)勢，科研活動中產(chǎn)生的各種信息也成為經(jīng)濟建設(shè)和社會建設(shè)尤為重要的信息資源。這些信息資源被人類有意識地加以采集、歸類并整理后就形成了科技檔案，對科技檔案進行深層次開發(fā)，運用信息化技術(shù)挖掘潛藏在科技檔案中的價值，符合社會發(fā)展的規(guī)律以及科研活動的需要�？萍紮n案信息化管理、利用工作是我國檔案事業(yè)的關(guān)鍵部分，有必要對其開展相應(yīng)探討。
　　[關(guān)鍵詞]科技檔案；信息共享；綜合素質(zhì)；管理體制
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.064
　　[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）22-0-02
　　0 引 言
　　隨著科技在綜合國力競爭中的作用越來越突出，科技檔案建設(shè)工作備受社會各界的廣泛關(guān)注。現(xiàn)階段，科技檔案信息化建設(shè)的目的就是利用信息技術(shù)挖掘科技檔案中的潛在價值，進而使科技檔案能夠為各項工作提供服務(wù)，最終構(gòu)建以用戶需求為驅(qū)動的科技檔案信息化管理模式。雖然我國科技檔案管理信息化建設(shè)有一定深度的理論研究，實踐工作也取得了一定的進展，但與域外發(fā)達國家相比仍存在很大差距，許多理論和技術(shù)尚不成熟，有必要對該領(lǐng)域進行研究。筆者將信息化建設(shè)融入科技檔案管理理念中，從檔案學(xué)的角度分析了科技檔案信息化建設(shè)，以期能找出可行性路徑來推動科技檔案管理信息化建設(shè)的步伐，進而豐富我國檔案事業(yè)的外延與內(nèi)涵。
　　1 科技檔案管理信息化概述
　　1.1 科技檔案管理信息化的概念
　　基于唯物辯證法視角，科技檔案與一般檔案屬于個別與一般的關(guān)系，科技檔案中既具有一般檔案的共同屬性——原始記錄性，也有其特性。這種特性使科技檔案在記錄性和原始性上呈現(xiàn)出不同的特點。從記錄的角度來看，它記載了某一社會個體從事科研活動的整個過程和結(jié)果，能夠反映出社會個體從事科研活動時的情景。從原始的角度來看，科技檔案中的信息是記錄的科研活動，從而會保留科研活動的各種標記，能夠反映科技檔案的原始特征。筆者將科技檔案信息化定義為：在法律法規(guī)的框架下，單位檔案管理人員運用信息技術(shù)對科研活動產(chǎn)生的各種信息進行分類整理，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對各種信息進行深層次挖掘的一種檔案管理模式。
　　1.2 科技檔案管理信息化的特點
　　1.2.1 專業(yè)性
　　在形成領(lǐng)域方面，科研活動需要按照專業(yè)進行分工，不同專業(yè)的科研活動也不同，因此伴隨科研活動產(chǎn)生的科技檔案也會涉及不同專業(yè)的不同領(lǐng)域，對這些科技檔案進行信息化建設(shè)也會呈現(xiàn)出專業(yè)性的特點。在內(nèi)容性質(zhì)方面，依托于信息技術(shù)對科技檔案進行管理，能夠?qū)⒖萍紮n案里面的各項內(nèi)容加以電子化和數(shù)據(jù)化，進而在內(nèi)容性質(zhì)上呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)化、專業(yè)化的特點。
　　1.2.2 成套性
　　在科技檔案形成階段，科研活動處于不同時期會形成不同的科技檔案，科技檔案信息化建設(shè)不是僅僅對某一部分的科技檔案進行信息化、數(shù)據(jù)化處理，而是成套地對科研活動所有階段的科技檔案進行信息化和數(shù)據(jù)化處理。在科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成上，一個科研活動項目的科技檔案材料應(yīng)當齊全，這是科技檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。
　　1.2.3 以信息技術(shù)為依托的檔案管理模式
　　信息技術(shù)是這一系統(tǒng)性工程建設(shè)的基石，一旦脫離這一基石，科技檔案管理信息化便無從談起。信息技術(shù)發(fā)展速度快，從最初最簡單的計算機技術(shù)到現(xiàn)階段的人工智能技術(shù)，無不說明信息技術(shù)仍呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢�？萍紮n案管理信息化同樣也需要與時俱進，充分利用信息技術(shù)的特點和優(yōu)勢服務(wù)科技檔案，不斷提高科技檔案管理工作的效率。
　　2 科技檔案信息化建設(shè)存在的問題
　　2.1 信息化建設(shè)程度不高
　　一方面，科技檔案信息化工作體系有待完善。許多單位的檔案管理人員在對科技檔案進行歸檔時處于被動狀態(tài)，科研部門送來什么科技檔案就對什么檔案進行信息化處理，檔案信息化工作流于形式。檔案管理人員不能充分發(fā)揮主觀能動性，有意識地對科技檔案中的部分內(nèi)容進行篩選處理，從而導(dǎo)致后期的信息資源整合任務(wù)不堪重負。另一方面，科技檔案信息化建設(shè)本來就是一項資金密集型工程，尤其在工作初期，更是需要投入較多的財力來購置相應(yīng)的檔案管理軟件和硬件設(shè)施，加之檔案信息化建設(shè)的見效周期較長，部分單位往往不愿意在科技檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域投入過多的資金，各種軟硬件設(shè)施也面臨著淘汰升級的困境，現(xiàn)有的科技檔案管理的工作環(huán)境亟待優(yōu)化。
　　2.2 檔案管理人員知識老化
　　在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中，檔案管理人員只需要檔案管理的基礎(chǔ)知識就能對紙質(zhì)檔案進行管理并利用，而在檔案信息化建設(shè)中，檔案管理人員則需要掌握一定的計算機操作技能和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)�，F(xiàn)階段，許多單位檔案管理人員只掌握了簡單的計算機操作技能，在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建科技檔案管理網(wǎng)以及靈活運用科技檔案管理系統(tǒng)上則顯得生疏，從而導(dǎo)致科技檔案管理工作容易出現(xiàn)紕漏。同時，部分單位不能夠開展有針對性的培訓(xùn)活動，導(dǎo)致檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)老化，與信息化建設(shè)工作的需求脫軌�？偠�言之，單位檔案管理人員的整體素質(zhì)不高是制約科技檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，單位只有打通這一環(huán)節(jié)，才能真正落實信息化建設(shè)工作。
　　3 科技檔案信息化建設(shè)的路徑
　　3.1 跟蹤運用最新的信息化技術(shù)
　　信息化技術(shù)更新?lián)Q代較快，檔案管理人員需要跟蹤運用最新的信息化技術(shù)對科技檔案進行綜合管理。例如，檔案管理人員利用數(shù)據(jù)著錄技術(shù)對所有科技檔案進行統(tǒng)一著錄，方便今后對科技檔案進行查找；檔案管理人員利用信息服務(wù)技術(shù)搭建一站式檔案服務(wù)平臺。同時，檔案管理人員要使科技檔案管理朝著管理專業(yè)化、信息集成化和信息數(shù)字化的方向發(fā)展，搭建科技檔案信息資源平臺來加強科技檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，在此技術(shù)上與其他單位進行合作，建立信息資源共享平臺來加強單位之間的聯(lián)系，消除信息壁壘。

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