高校檔案信息化建設(shè)探析

　　摘要：在新時(shí)期新形勢新政策的影響下，做好檔案建設(shè)是任何組織機(jī)構(gòu)的必然選擇。作為教書育人培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)技術(shù)學(xué)院，檔案管理工作更是紛繁復(fù)雜，因此為了方便檔案管理，做好檔案信息化建設(shè)勢在必行。本文分析了檔案信息化建設(shè)對(duì)于高校的重要性，指出了高校在檔案信息化建設(shè)中遇到的問題，提出了整改意見。
　　關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；高校
　　作為教育機(jī)構(gòu)，職業(yè)技術(shù)學(xué)院一直以為都是為社會(huì)輸送人才，為國家培養(yǎng)棟梁的一線機(jī)構(gòu)。著名的思想家、教育家、政治家梁啟超先生曾經(jīng)說過，“少年強(qiáng)則國強(qiáng)”，但少年之所以強(qiáng)，根本原因還是出現(xiàn)在正培養(yǎng)少年的學(xué)校。因此，為了做到少年強(qiáng)，為國家的繁榮昌盛做貢獻(xiàn)，作為少年培養(yǎng)的主要組成部分之一，更應(yīng)該做與時(shí)代政策相符合的工作，因此，做好高校的檔案信息化建設(shè)是每一所職業(yè)技術(shù)學(xué)校的必然工作。
　　一、檔案信息化建設(shè)對(duì)于高校的重要性
　　職業(yè)技術(shù)學(xué)院，作為我國高等教育的一級(jí)學(xué)院，職業(yè)技術(shù)教育的一線陣地，面向的受眾是廣大青年學(xué)生，學(xué)生檔案多、零散且沒有規(guī)律性是檔案管理工作進(jìn)行中所必須面前的情況。為了做好學(xué)生工作和教育工作，可見各高校做好檔案信息化建設(shè)的重要性是如何重大。
　�。ㄒ唬┯兄�于學(xué)員管理工作的推進(jìn)
　　職業(yè)技術(shù)教育面向的是廣大青年學(xué)生，各職業(yè)技術(shù)學(xué)院只是從事階段性的教育工作，每一年都有學(xué)成畢業(yè)的學(xué)生離開校園踏上社會(huì)，同時(shí)也有新的學(xué)生進(jìn)入這片樂土，學(xué)習(xí)知識(shí)技能和技術(shù)，這就對(duì)學(xué)院的檔案管理創(chuàng)造了很大的困難。往往是畢業(yè)生的工作還沒做完，新生就已經(jīng)入校了，如果加緊處理最后會(huì)落得一個(gè)兩頭都處理不好的情況。
　　因此，面對(duì)這樣的情況，各職業(yè)技術(shù)學(xué)院各高校在做好職業(yè)技術(shù)教育教學(xué)工作的同時(shí)，也應(yīng)該做好檔案信息化建設(shè)工作，為學(xué)生建立完備信息化檔案，為學(xué)生檔案管理工作的開展提供良好的條件。
　　（二）有利于教學(xué)活動(dòng)的開展
　　學(xué)校的檔案管理工作，特別是職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作，工作中所要面對(duì)的檔案不僅僅是學(xué)生的學(xué)籍信息檔案，還有日記更新的職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)資料。在信息大爆炸的今天，各行各業(yè)的都在突飛猛進(jìn)，行業(yè)技術(shù)革新更是常有的事情。為了給學(xué)生提供良好的職業(yè)技術(shù)教育，緊跟技術(shù)革新，對(duì)革新后的資料進(jìn)行管理更是必須做好的事情。
　　固有的檔案管理模式在這一點(diǎn)上就做地不好，因此，各高校各職業(yè)技術(shù)學(xué)院做好檔案信息化建設(shè)也是為教育教學(xué)活動(dòng)能夠更好的推廣進(jìn)行創(chuàng)造條件。
　　二、高校在檔案信息化建設(shè)中遇到的問題
　　檔案信息化建設(shè)是新新時(shí)期對(duì)學(xué)院檔案管理工作提出的新要求，絕大多數(shù)學(xué)院都已經(jīng)意識(shí)到了這一點(diǎn)，但是作為新時(shí)代檔案管理辦法，各高校各職業(yè)技術(shù)學(xué)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程都遇到了不少的問題，其中，比較有代表性的問題如下。
　�。ㄒ唬┰O(shè)備匹配度不高
　　檔案信息化建設(shè)的工作對(duì)所需的設(shè)備要求很高，這些設(shè)備涉及硬軟件兩個(gè)方面，硬件方面主要指的是計(jì)算機(jī)、掃描儀交換機(jī)、網(wǎng)路設(shè)備，而軟件方面則囊括了檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫等軟件程序在內(nèi)，不僅是要求有，更要求這些設(shè)備精且好，要求這些設(shè)備配套。但此前，各高校的工作重心主要放在學(xué)生教育上，對(duì)電子計(jì)算機(jī)這塊的涉及程度不高，所以導(dǎo)致了現(xiàn)有的硬軟件設(shè)備無法勝任信息化建設(shè)的情況。即便有些學(xué)院根據(jù)學(xué)院開設(shè)專業(yè)的側(cè)重點(diǎn)不同，在硬軟件設(shè)施的配備上有出色的設(shè)備，但也依舊存在著不配套的情況，這就為高校檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了設(shè)備層面的難題。
　�。ǘ�）信息化建設(shè)人才不足
　　各高校雖然是為國家為社會(huì)培養(yǎng)的人才的地方，但根據(jù)教育教學(xué)的側(cè)重點(diǎn)和方向不同，就出現(xiàn)各高校從事信息化建設(shè)工作的人才的情況，為檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)工作創(chuàng)造了技術(shù)層面上的難題。
　　三、改進(jìn)措施
　　發(fā)現(xiàn)問題，能夠正視問題，并且樂于糾正工作生活當(dāng)中的問題，這是人類社會(huì)之所以得以不斷前進(jìn)的根本原因。為了促進(jìn)各高校各職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案信息化建設(shè)工作貫徹落實(shí)，提出的改進(jìn)措施如下。
　�。ㄒ唬┳龊迷O(shè)備匹配
　　做好檔案信息化建設(shè)工作的設(shè)配匹配，為檔案管理信息化建設(shè)提供相應(yīng)的完備的硬軟件設(shè)施，是做好檔案信息化建設(shè)工作的根本保證，是為農(nóng)夫提供農(nóng)具一樣重要的工作。
　�。ǘ�）做好技術(shù)人員調(diào)配
　　有道是聞道有先后術(shù)業(yè)有專攻，在新時(shí)期新形勢背景的影響下，讓學(xué)員教師學(xué)習(xí)信息化建設(shè)的相關(guān)技能無異于臨時(shí)抱佛腳，在需要盡快做好這項(xiàng)工作的要求是不相適宜的，因此，各高可方寬眼見，從外部聘請專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)從事這項(xiàng)工作。
　�。ㄈ�）成立專項(xiàng)資金，做好管理工作
　　不論為檔案信息化建設(shè)工作提供相配對(duì)的基礎(chǔ)設(shè)施，還是配備相應(yīng)的專業(yè)工作團(tuán)隊(duì)，這都需要由強(qiáng)大的資金做后盾，為此，各高校各職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該做好專項(xiàng)資金儲(chǔ)備，將每一筆資金落實(shí)到應(yīng)該去的地方，為檔案信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的資金基礎(chǔ)。
　　貫徹落實(shí)好檔案信息化建設(shè)工作新時(shí)期對(duì)各高校提出的要出，也是個(gè)高校在做好學(xué)生教育教學(xué)工作的同時(shí)必須做好的工作，是外在要求，也是從出發(fā)對(duì)自己提出的要求，否者就會(huì)讓學(xué)校在日新月異的社會(huì)潮流之中處于弱勢，甚至落到無法適應(yīng)社會(huì)，無法開展工作的地步。因此，做好檔案信息化建設(shè)工作，對(duì)各高校各職業(yè)技術(shù)學(xué)院來說迫在眉睫。
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1]賈文琴.高校數(shù)字化圖書館與網(wǎng)吧競爭芻議[J].人民論壇，2010年35期.
　　作者簡介：
　　吳靖慧（1982年—），女，助理管員，研究方向：檔案管理。

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