土地儲(chǔ)備檔案信息化建設(shè)與管理

　　摘 要：土地儲(chǔ)備項(xiàng)目過(guò)程會(huì)產(chǎn)生一系列的檔案資料，是土地儲(chǔ)備過(guò)程的真實(shí)記錄。傳統(tǒng)的半手工式檔案管理模式不但時(shí)效性低，而且滯后拖沓，已不能滿足當(dāng)下的實(shí)際辦公需求。在信息化的背景下，檔案管理工作更應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，朝著數(shù)字化、可共享、可更新的方向發(fā)展。本文在對(duì)上海市土地儲(chǔ)備原始紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基礎(chǔ)上，將項(xiàng)目、檔案與儲(chǔ)備地塊圖形三者進(jìn)行了關(guān)聯(lián)，形成了一套檔案管理系統(tǒng)，最終服務(wù)于上海市土地儲(chǔ)備中心土地儲(chǔ)備項(xiàng)目動(dòng)態(tài)管理和監(jiān)測(cè)系統(tǒng)的建設(shè)。
　　關(guān)鍵詞：土地儲(chǔ)備 檔案管理 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
　　中圖分類號(hào)：P208 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）06（c）-0125-04
　　土地儲(chǔ)備檔案是土地儲(chǔ)備管理部門(mén)在土地儲(chǔ)備過(guò)程中形成的一系列文字、圖表、圖形等資料，是記錄土地儲(chǔ)備全過(guò)程的實(shí)際載體，涵蓋了包括項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃土地手續(xù)、場(chǎng)地污染調(diào)查、合同管理等在內(nèi)的土地儲(chǔ)備全流程的資料。檔案管理工作是土地儲(chǔ)備日常管理的一個(gè)重要組成部分，在土地儲(chǔ)備工作中起著默默無(wú)聞的后臺(tái)保障作用。
　　電子檔案具有管理資源信息化、使用方便快捷和易于保存等特點(diǎn)。在長(zhǎng)期實(shí)踐中，數(shù)據(jù)庫(kù)以其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在數(shù)據(jù)冗余度、管理效率、數(shù)據(jù)完整性控制等方面都有良好的表現(xiàn)。在全面推進(jìn)信息化進(jìn)程的時(shí)代背景下，上海市的土地儲(chǔ)備工作需要對(duì)所有歷史文檔進(jìn)行梳理，并對(duì)未來(lái)將要形成的文檔形成統(tǒng)一的操作口徑和工作流程以進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，使得檔案可以及時(shí)發(fā)布、共享和動(dòng)態(tài)更新，最終服務(wù)于上海市土地儲(chǔ)備項(xiàng)目動(dòng)態(tài)管理和監(jiān)測(cè)系統(tǒng)。
　　1 土地儲(chǔ)備檔案整理
　　目前上海市土地儲(chǔ)備中心共有從1998年—2016年的歷史檔案400余盒，約2000卷，100000余頁(yè)文字資料，涉及到土地儲(chǔ)備一部、土地儲(chǔ)備二部、資金管理部、灘涂管理部等多個(gè)部門(mén)、眾多項(xiàng)目的檔案。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的第一部便是要將所有的檔案進(jìn)行梳理，并對(duì)其關(guān)鍵信息進(jìn)行數(shù)字化處理。
　　1.1 檔案掃描
　　例用數(shù)字掃描儀對(duì)歷史紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，為防止檔案掃描混亂，掃描以檔案盒為單位，總體分為如下五個(gè)步驟：
　�。�1）拆分檔案。將檔案從檔案盒取出，拆分。并按照紙張的大小分類以便后續(xù)掃描整理工作的開(kāi)展。
　�。�2）檔案掃描。掃描以檔案卷為單位。將A4、A3及其他圖幅紙張分別掃描，將掃描結(jié)果輸出到以檔案盒號(hào)、檔案卷號(hào)為名的文件夾中。
　�。�3）人工整理。將每一卷掃描出來(lái)的圖片按照頁(yè)碼順序排序，并按照檔案盒、檔案卷分別放在不同的文件夾中。對(duì)照目錄，將掃描得到的圖片合并為若干個(gè)PDF文檔。
　�。�4）記錄信息。將每卷檔案中的目錄頁(yè)信息記錄在Excel表格中，包括檔案盒號(hào)，檔案卷號(hào)，檔案卷中文名稱，順序號(hào)，文號(hào)，責(zé)任人，題名，日期，起始頁(yè)碼，結(jié)束頁(yè)碼。
　　（5）檢查。結(jié)合紙質(zhì)檔案，對(duì)掃描結(jié)果、合并結(jié)果等進(jìn)行檢查，確保沒(méi)有漏掃、錯(cuò)排等問(wèn)題。最后將沒(méi)有問(wèn)題的檔案重新裝訂。
　　1.2 檔案分類
　　根據(jù)土地儲(chǔ)備中心項(xiàng)目實(shí)施情況，項(xiàng)目可以分為大型居住社區(qū)、舊區(qū)改造、灘涂造地和上級(jí)交辦任務(wù)四類，每一類按照項(xiàng)目進(jìn)行狀態(tài)又可分為五個(gè)階段，分別是前期準(zhǔn)備、項(xiàng)目實(shí)施、期間管理、項(xiàng)目決算和交付供地。
　　檔案分類階段，需要將檔案與土地儲(chǔ)備項(xiàng)目通過(guò)項(xiàng)目編號(hào)對(duì)應(yīng)起來(lái)，完成檔案列表與項(xiàng)目列表兩張表格，便于后續(xù)項(xiàng)目信息入庫(kù)。最后按照文件所處的項(xiàng)目階段進(jìn)行分類。這一過(guò)程分為如下六個(gè)步驟：
　�。�1）完善檔案掃描的Excel表格，填寫(xiě)檔案所屬項(xiàng)目，所屬行政區(qū)，檔案所屬階段，儲(chǔ)備類型和PDF文檔名稱。
　　（2）排序。按照項(xiàng)目名稱對(duì)所有檔案進(jìn)行排序，確保相同檔案名稱的文件排列在一起。
　�。�3）合并項(xiàng)目。按照上一步的排序結(jié)果，對(duì)檔案重新進(jìn)行項(xiàng)目的劃分，相同項(xiàng)目的文檔，確保項(xiàng)目名稱一致。每一次項(xiàng)目合并，要保留原項(xiàng)目名稱與新項(xiàng)目名稱，以便出錯(cuò)后回溯。
　�。�4）項(xiàng)目編號(hào)。對(duì)合并后的項(xiàng)目進(jìn)行編號(hào)，項(xiàng)目編號(hào)格式為AA_BBBB_CC，其中AA代表行政區(qū)，為行政區(qū)拼音縮寫(xiě)，如普陀為PT，BBBB代表年份，為項(xiàng)目起始年份，即檔案出現(xiàn)時(shí)間最早的年份；CC代表序號(hào)，同一年份中的不同項(xiàng)目分別編號(hào)01，02，……等。
　�。�5）歸檔。編寫(xiě)程序，將所有PDF文檔拷貝至以項(xiàng)目名稱→項(xiàng)目階段命名的多級(jí)目錄中。
　　（6）檢查結(jié)果。
　　1.3 檔案落地
　　檔案落地，即根據(jù)檔案文件中的界址點(diǎn)坐標(biāo)，或前期勘測(cè)坐標(biāo)整理落地，并與土地儲(chǔ)備項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)。分為以下四個(gè)步驟。
　�。�1）坐標(biāo)提取。將項(xiàng)目文件中的界址點(diǎn)坐標(biāo)或前期勘測(cè)坐標(biāo)的信息導(dǎo)出，寫(xiě)入Excel文件。界址點(diǎn)是土地或房產(chǎn)界址線或邊線的空間或?qū)傩缘霓D(zhuǎn)折點(diǎn)，界址點(diǎn)坐標(biāo)文件由一系列點(diǎn)號(hào)及對(duì)應(yīng)的XY坐標(biāo)構(gòu)成，利用程序可以將點(diǎn)位輸出，構(gòu)成圖形文件。
　�。�2）根據(jù)坐標(biāo)文件，編寫(xiě)程序，利用上一步的Excel文件生成具有坐標(biāo)的GIS格式，如shp或者mdb格式。
　　（3）在數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建圖形數(shù)據(jù)庫(kù)，包括圖形信息與屬性信息，并設(shè)立如下字段，見(jiàn)表1。
　�。�4）對(duì)土地儲(chǔ)備項(xiàng)目落地范圍進(jìn)行檢查，包括坐標(biāo)信息和項(xiàng)目信息的準(zhǔn)確性。
　　2 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
　　數(shù)據(jù)庫(kù)是土地儲(chǔ)備管理信息系統(tǒng)重要的核心組成部分。在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮到系統(tǒng)所涉及數(shù)據(jù)的普遍性和多樣性。檔案管理部分，通過(guò)項(xiàng)目編號(hào)，將土地儲(chǔ)備項(xiàng)目、文檔以及圖形關(guān)聯(lián)起來(lái)。土地儲(chǔ)備檔案系統(tǒng)可分空間數(shù)據(jù)庫(kù)和非空間數(shù)據(jù)庫(kù)，空間數(shù)據(jù)包括地形圖、影像圖、控詳規(guī)劃、行政區(qū)劃、儲(chǔ)備地塊等儲(chǔ)備項(xiàng)目相關(guān)的基礎(chǔ)及專題要素，包括圖形和屬性數(shù)據(jù)。非空間數(shù)據(jù)包括各種檔案、合同、圖片、報(bào)表等項(xiàng)目相關(guān)文檔。本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)利用Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)空間與非空間數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，利用項(xiàng)目編號(hào)將空間數(shù)據(jù)與非空間數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)；同時(shí)采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)SQLServer和ArcSDE相結(jié)合的技術(shù)統(tǒng)一管理空間數(shù)據(jù)和屬性數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)土地儲(chǔ)備動(dòng)態(tài)管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、索引、管理、查詢、處理，為前端GIS應(yīng)用功能的開(kāi)發(fā)提供強(qiáng)有力的支持。

相關(guān)熱詞搜索：信息化建設(shè) 土地儲(chǔ)備 檔案 管理