淺析合同管理信息化建設(shè)

　　[摘 要]中國電建集團西北勘測設(shè)計研究院有限公司（簡稱西北院）的合同管理經(jīng)過60余年的發(fā)展，管理模式和管理方法近年來逐漸顯露出一些問題。為了解決合同管理帶來的各種經(jīng)營難題，西北院于2014年開始建設(shè)了立足于企業(yè)合同管理、服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營的“企業(yè)經(jīng)營合同管理和輔助決策系統(tǒng)”，推動了西北院合同管理的規(guī)范化、信息化，實現(xiàn)了合同全周期動態(tài)信息管理、分析統(tǒng)計和決策支持，提高了西北院企業(yè)管理現(xiàn)代化水平。
　　[關(guān)鍵詞]合同管理;信息化;經(jīng)營決策
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.023
　　[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）20-00-02
　　1     西北院合同管理的發(fā)展歷程
　　中國電建集團西北勘測設(shè)計研究院有限公司（簡稱西北院）1950年始建于蘭州，成立初期的40余年，業(yè)務(wù)以國家指令性勘察設(shè)計任務(wù)為主，前期項目以事業(yè)費形式撥付，開工項目以年度協(xié)議形式簽訂合同，并依照實際工作量批復下達款項，此時的合同管理為簡單的文本歸檔及手工賬本登記。
　　隨著20世紀90年代初我國電力體制改革帶來的市場訂單增多，以及第2次全國性的計算機普及高潮的推動，西北院的合同管理實現(xiàn)了簡單辦公自動化，即Excel電子表格替代完全手工賬。2000年研發(fā)上線了產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（DPM3），實現(xiàn)了合同臺賬的電子化登記及數(shù)據(jù)導出;2008年研發(fā)上線了項目管理信息系統(tǒng)，細化和深化了項目過程管理。
　　2     西北院合同管理中存在的問題
　　2010年左右，隨著電力體制改革的深化，西北院的訂單爆發(fā)式增長，加之互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，西北院原有的合同管理模式和方法逐漸顯露出短板。
　　2.1   管理流程采用面簽費時費力
　　項目管理信息化系統(tǒng)在合同管理方面實現(xiàn)了簡單的合同信息錄入、到款登記及導出功能，未涉及合同管理的流程控制，僅是記錄結(jié)果。利用紙質(zhì)合同評審面簽并歸檔合同原件的過程，在項目眾多、人員出差頻率高的現(xiàn)實情況下效率低下，管理成本不斷攀升。
　　2.2   數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)依賴對賬容易失控
　　到位資金的確認及經(jīng)營指標考核主要依賴于Excel表格在市場、生產(chǎn)以及財務(wù)部門之間的頻繁流轉(zhuǎn)實現(xiàn)。隨著合同的爆發(fā)式增長，表格數(shù)據(jù)越來越繁雜、數(shù)據(jù)更新出現(xiàn)遺漏、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)依賴多方對賬導致出錯等問題集中顯現(xiàn)，尤其是西北院2015年7月開始納入上市公司管理以來，對合同履約的審計要求越來越高，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)已滿足不了高頻率的數(shù)據(jù)取用要求。
　　2.3   信息化手段落后
　　大數(shù)據(jù)時代的來臨，對合同管理信息化提出了新的挑戰(zhàn)，與合同相關(guān)信息的多維度記錄與提取成為合同管理的瓶頸。目前的合同信息數(shù)據(jù)單薄、分類不滿足報表需求、已有系統(tǒng)與財務(wù)及人事系統(tǒng)無接口、不支持數(shù)據(jù)庫自定義導出、無法下載電子附件和不能進行數(shù)據(jù)的多級分類展示等，都影響了合同管理的成效和經(jīng)營報表的質(zhì)量。
　　2.4   履約情況不透明，經(jīng)營決策困難
　　合同管理短板凸顯，直接帶來了一系列的經(jīng)營問題。第一，企業(yè)市場經(jīng)營狀況不透明，決策者不能準確及時地掌握合同保有量、經(jīng)營目標完成率等一系列重要經(jīng)營指標的執(zhí)行情況。第二，企業(yè)現(xiàn)金流情況不夠清晰，難以幫助決策者做出準確的評價判斷，導致企業(yè)經(jīng)營風險不斷增加。第三，各業(yè)務(wù)板塊的經(jīng)營效益模糊，缺乏考核企業(yè)各級機構(gòu)經(jīng)營績效、生產(chǎn)業(yè)績與生產(chǎn)能力的準確依據(jù)，導致企業(yè)市場經(jīng)營、生產(chǎn)組織、用工組織等生產(chǎn)經(jīng)營活動的控制調(diào)節(jié)不精準，不能有效促進企業(yè)內(nèi)部各單位間實現(xiàn)良性互動與協(xié)調(diào)發(fā)展。
　　3     西北院合同管理信息化進展
　　為了解決上述問題，西北院2014年開始著手建設(shè)立足于企業(yè)合同管理、服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營的“企業(yè)經(jīng)營合同管理和輔助決策系統(tǒng)”（簡稱合同系統(tǒng)）。
　　3.1   應用先進的信息化技術(shù)手段
　　3.1.1   采用先進的開發(fā)技術(shù)量身定制
　　合同系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，使用基于Java EE架構(gòu)的Liems平臺進行定制化開發(fā)，中間件使用Weblogic，數(shù)據(jù)庫軟件為Oracle，具有性能高效、結(jié)構(gòu)靈活、可擴展性強的優(yōu)勢，并具備良好的兼容性，有利于進行數(shù)據(jù)整合、業(yè)務(wù)集成、數(shù)據(jù)挖掘
　　分析。
　　3.1.2   靈活的權(quán)限配置
　　合同系統(tǒng)將用戶角色、操作權(quán)限、系統(tǒng)菜單顯示進行嚴格綁定，能有效地防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。
　　3.1.3   可視化流程并提供消息提醒、支持移動APP簽批
　　合同系統(tǒng)提供了圖形化的流程運行監(jiān)控，可直觀查看流程各節(jié)點的辦理情況和辦理信息，支持順序、同步、異步、派生、支持協(xié)作和公式等復雜流程條件，并采用西北院統(tǒng)一身份驗證服務(wù)驗證用戶的身份。各流程處理環(huán)節(jié)、各類系統(tǒng)提醒消息均與西北院統(tǒng)一消息服務(wù)集成，實現(xiàn)發(fā)送在線即時消息提醒（包括RTX、微信、短信等），通過手機APP與移動辦公相結(jié)合將流程辦理信息自動、及時地推送到處理人的手機上，并支持簽批和查詢相關(guān)信息。
　　3.2   基于流程的合同管理流轉(zhuǎn)線路
　　管理流程是指管理活動中一系列相互關(guān)聯(lián)行為的序列結(jié)構(gòu)，它反映了在某種活動目標的引導下，這些活動的先后順序、承轉(zhuǎn)關(guān)系，制約、推進和輸入輸出的客觀規(guī)律。合同管理的流程實質(zhì)上是以合同流轉(zhuǎn)過程為管理線路，業(yè)務(wù)邏輯從合同評審開始，以合同的簽訂、履約為主線，以收支管控為核心，合同管理系統(tǒng)將合同的流轉(zhuǎn)過程與相伴隨的資金流、信息流有機地結(jié)合成一個整體，將整個合同管理歸納為一個全程、全網(wǎng)的閉環(huán)工作流程，并在此基礎(chǔ)上建立一個完全基于工作流的工作管理體系。采用基于工作流的管理方式的合同管理系統(tǒng)，能實現(xiàn)合同管理工作流轉(zhuǎn)的自動化，以及對合同流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控與跟蹤。

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