淺析高職院校檔案管理信息化建設(shè)

　　摘 要：檔案管理工作是各個單位不可缺少的工作之一，而對于高職院校來說檔案管理這一步驟對于在單位中的運轉(zhuǎn)起著至關(guān)重要的作用，但是由于目前在高職院校中對于檔案管理方面仍然存在很多的問題，本文將討論如何在實際生活中做好檔案方面的工作，糾正管理人員在進行檔案工作時的陳舊思想與觀念，使其發(fā)揮應有的價值。
　　關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化
　　現(xiàn)如今信息全球化的程度越來越深，而在學校中諸多措施與其教育發(fā)展不匹配，其中就包括高職院校對檔案管理這一塊的工作內(nèi)容。結(jié)合信息化建設(shè)技術(shù)建立相關(guān)的檔案管理需要做到了解其內(nèi)容，在總結(jié)出經(jīng)驗的基礎(chǔ)上進行改進，這也是高職院校檔案管理工作中至關(guān)重要的一點，它能夠為后續(xù)的工作做好鋪墊，同時也保留了學生從渺小到壯大的發(fā)展歷程。
　　1 檔案管理觀念調(diào)整
　　1.1 檔案管理觀念不符合現(xiàn)代發(fā)展要求
　　在社會飛速發(fā)展的現(xiàn)今，高職教育所得到的教學成就已經(jīng)越來越顯著，由在上世紀常常被教育界忽略的情況轉(zhuǎn)變?yōu)楸唤逃�者高度關(guān)注的現(xiàn)今，學生的就業(yè)率得到提高，而高中學生的輟學率下降，在校生的人數(shù)呈直線上升，可見在二十一世紀的現(xiàn)今我們已經(jīng)深刻認識到“三百六十行，行行出狀元”的真諦，高職教學的發(fā)展規(guī)模十分的迅速，但是在高職教育得到重視的今天，實際的措施卻沒有隨之得到改善，負責保管檔案或與檔案工作的相關(guān)人員總是認為自己的工作并不重要，對于自身工作態(tài)度不認真，更不要說主動投入時間和精力參與到檔案管理信息化的建設(shè)工作中。
　　1.2 檔案管理觀念調(diào)整方法
　　高職院校的檔案資料一般都會記載著該學校的教學歷史、學校的發(fā)展歷程、學校歷史工作如何開展、學生們的個人資料、教師的入職信息，各種合同等等。對于高職教學而言，檔案管理觀念的有效調(diào)整是當下的主要任務(wù)。在全球信息化不斷深入的今天，網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)普及到千家萬戶中，教師通過信息更好地對學生進行教育，同樣的檔案管理工作也應該做到與時俱進，找到正確的工作方式，在管理檔案中提升工作效率，使之得到創(chuàng)新，幫助檔案能夠在更長的時間內(nèi)完整的保存，這將直接有利于提升工作成果，達到提高檔案管理工作效率的目標。
　　例如，高職院校的領(lǐng)導根據(jù)校內(nèi)情況引進一些檔案管理方面的書籍供給員工閱讀學習并在一定的時段后邀請檔案管理工作優(yōu)秀的員工做分享會議。另外，為了有效提高員工的檔案管理工作意識，可以在工作中根據(jù)學校需求制定一些測試方案，保證員工時時掌握最新的檔案管理方面的信息，在測試后需要建立一系列的評價機制，可以對檔案管理測試中有進步的同事予以一定的獎勵，反之退步的同事給與一些處罰，以此激勵員工提升自身工作能力和職業(yè)素養(yǎng)。
　　2 注重檔案管理信息化的人才質(zhì)量
　　2.1 檔案管理人員存在的問題
　　檔案管理方面的工作需要有專業(yè)知識技能的人員來擔當，具有專業(yè)知識的人才能夠直接幫助高職院校的檔案管理一系列工作得到有效開展實施，由于當下對檔案管理工作信息化建設(shè)這一要求的提出，對相關(guān)人才的信息技術(shù)能力也有了新的標準，因此，學校應有意識地提升檔案管理人員的信息技術(shù)水平，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。
　　之前檔案工作開展過程中，有關(guān)檔案工作領(lǐng)導都是自由分配，諸多工作人員的知識水平不夠，專業(yè)素質(zhì)低導致檔案管理不當，諸多的資料素材已經(jīng)丟失或者不完整，而對于檔案管理人員的計算機水平更是沒有什么要求，所以出現(xiàn)上崗的檔案管理工作人員都是不專業(yè)的情況，這就限制了檔案管理信息化建設(shè)的有效性。
　　2.2 電子檔案管理人才質(zhì)量提升方法
　　解決檔案管理人員工作效率不佳的方法是讓檔案管理人員形成工作成就感，只有這樣檔案管理人員在工作中得到成就感后就更愿意將自己的精力投入到自身工作中去，這將對檔案管理工作的開展有著正面積極的影響及作用，他們也會積極主動地參與到信息技術(shù)的探究中，提高檔案管理信息化建設(shè)效率。檔案信息化首先需要根據(jù)實際的工作需要，以科學有效的發(fā)展為目標，在有經(jīng)驗的檔案管理領(lǐng)導人的相關(guān)指導下，結(jié)合正確的工作方式方法，謹遵國家的法律法規(guī)，使用信息化技術(shù)手段幫助提升檔案管理工作，提升高職院校整體工作人員的工作成果。
　　作為育人為本的學校應該做到秉持為本校的教師和學生著想的原則，建立一套系統(tǒng)完整的檔案管理機制。從當下做起首先就需要改變之前的員工管理方式，而引導員工所進行的檔案管理工作也相應的做些變化，現(xiàn)今安全有效的檔案管理工作首先應該脫離過去的工作方法，將檔案的不同信息根據(jù)種類具體分為幾大類，再細致的分為幾小類別，檔案方面的數(shù)字化工作更應該認真對待，進行多次重復的確認，將檔案的接受形式，存儲形式，傳遞方式等都改為數(shù)字接受，促進檔案管理信息化的建設(shè)。對檔案管理人才專業(yè)素質(zhì)的要求更應該包括學會數(shù)據(jù)庫管理技巧，能熟練使用文件壓縮的技能，能夠獨立掃描一些相關(guān)文件后并進行保存等等，除此之外，能將一些重要的需要長期保存的紙質(zhì)文件或是一些其他傳統(tǒng)方式的文件獨立保存，單獨記錄，最后整理成冊。而由于各個學校設(shè)施的不同，工作人員可以依據(jù)實際情況結(jié)合手中掌握的技能保存管理檔案，逐步掌握信息技術(shù)的使用方法，為檔案管理信息化建設(shè)添磚加瓦，幫助學校朝好的方向努力發(fā)展。
　　例如，高職院校的管理層可以組織檔案管理工作人員學習，而新招錄的工作人員需要經(jīng)過一系列專業(yè)的考試、面試方可通過，在之后的實習工作中選取優(yōu)秀的人員留任，并且每個階段都要全面開展信息技術(shù)學習探討會，讓這部分人員跟上現(xiàn)代社會發(fā)展的步伐，及時掌握新型信息技術(shù)手段，保證檔案管理信息化建設(shè)效率。經(jīng)過學校多年的人才篩選，最后將幫助學生方面的管理工作最終達到專業(yè)的管理水平，使管理工作人才的專業(yè)素質(zhì)得到真正提高。
　　3 提升檔案管理信息化的工作質(zhì)量
　　在高職院校中所談到的檔案管理所包含的內(nèi)容繁多，而其中最多的是資源建設(shè)的檔案管理，在檔案設(shè)立的開始，到中間階段的保存，到最后檔案的銷毀都應在信息化建設(shè)中進行，這樣做將會幫助檔案管理的工作人員提升工作效率，在保證業(yè)務(wù)量的基礎(chǔ)上同時也有效提升了工作質(zhì)量。檔案方面的工作做得好不僅需要有專業(yè)能力的人員加入，同時也需要在檔案管理建設(shè)中投入更多的資源，在檔案相關(guān)的工作中這兩個要素都十分重要，人才是檔案管理的核心要素，而檔案管理建設(shè)則是基礎(chǔ)要素。在高職院校中檔案管理的準確性也十分關(guān)鍵，這就需要工作人員在檔案工作始終秉持著認真負責的態(tài)度，保證他們能積極主動地投入時間和精力參與到信息技術(shù)使用技巧的探究中，逐步分析如何有效完成檔案管理信息化建設(shè)的預期目標。
　　例如，在檔案管理部門領(lǐng)導應該設(shè)置相關(guān)工作的專門人員，在工作中發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問題后及時上報，最快速的解決問題，如遇到當檔案部門設(shè)備需要新增或者工作人員的薪酬需要調(diào)整的情況及時的與上層領(lǐng)導溝通解決，使得檔案管理建設(shè)的能夠及時投入，檔案管理工作順利開展。除此之外，領(lǐng)導還應建立完整的獎勵機制，鼓勵檔案管理工作人員學習信息技術(shù)，更好地完成檔案管理信息化建設(shè)。
　　4 結(jié)語
　　隨著世界全球信息化，高職院校的檔案管理工作應與時俱進，及時對工作中的問題做到查漏補缺將會對后續(xù)的工作產(chǎn)生正面影響，檔案管理信息化需要不斷突破傳統(tǒng)工作的框架，引導專業(yè)素質(zhì)人員形成正確的觀念，隨時根據(jù)改革要求引進新的管理措施，加強有關(guān)檔案工作的設(shè)施基礎(chǔ)，將目光放在未來，促使檔案管理跟上學校發(fā)展的節(jié)奏。
　　參考文獻
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　　[2]王厚兵，崔芳芳.高職院校檔案管理信息化建設(shè)——以基建檔案建設(shè)為例[J].連云港職業(yè)技術(shù)學院學報，2015（10）.
　　作者簡介
　　王瑞利（1982-），女，河南人，本科，河南醫(yī)學高等�？茖W校，助理館員，研究方向：檔案管理。

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