淺述人事檔案管理信息化建設(shè)

　　摘 要 在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，人們的生活方式發(fā)生了顯著的變化，給人們?nèi)粘Ｉ�產(chǎn)生活提供了便利。通過將信息化技術(shù)合理的應(yīng)用到人事檔案管理過程中，對提高檔案管理效率具有重要的作用。本文通過具體論述人事檔案管理信息化建設(shè)的意義，并根據(jù)實際情況提出強化人事檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理水平的策略。
　　關(guān)鍵詞 人事檔案；信息化；建設(shè)策略
　　就現(xiàn)代單位管理而言，有關(guān)人事檔案的管理當屬最重要的組成部分。至于該工作的具體負責事項則是要完成對人事信息的有效性。當然，在此過程中，人事檔案管理水平的高低將直接影響到單位的發(fā)展水平，所以在現(xiàn)代社會快速發(fā)展的背景下，各個單位應(yīng)該充分認識到人事檔案管理的重要性，強化人事檔案管理的信息化建設(shè)，有效提升檔案管理的水平，以便能夠更好地滿足新時期單位發(fā)展的要求。
　　1 強化人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
　　為切實促進企業(yè)人事檔案管理水平的提升，尤其是基于如今這種信息技術(shù)高度發(fā)達的時代，則必然要對人事檔案管理的信息化建設(shè)給予高度重視。如此方能促使傳統(tǒng)以手工為主的人事檔案管理模式逐步往現(xiàn)代化的方向發(fā)展，繼而在提升人事檔案的管理效力同時確保人事檔案作用能可得以充分、有效的發(fā)揮。不僅如此，基于對人事檔案管理的信息化建設(shè)，還能實現(xiàn)檔案資源于不同單位之間的快速傳遞，進而可切實增強人事檔案資源的利用效率。除此之外最重要的一點還在于，單位的人事檔案建設(shè)，其本質(zhì)目的便是要對單位的人力資源配置予以合理運用，故通過信息化建設(shè)，將方便管理者隨時查閱以全面了解單位內(nèi)部的人力資源情況，更好地進行人力資源配置具有重要的意義，從而真正達到人事檔案管理的目標[1]。
　　2 強化人事檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理水平的策略
　　2.1 轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理思想，深入認識人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性
　　在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，人事檔案管理應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的要求，創(chuàng)新人事檔案管理信息化方式，從而確保人事檔案管理信息化建設(shè)工作能夠更加順利開展。首先，應(yīng)該轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理思想，充分認識到人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性。同時，作為單位的人事檔案管理人員還應(yīng)該努力承擔起自身的責任和義務(wù)，深入認識到人事檔案管理信息化建設(shè)工作并不能夠一蹴而就，而是需要一定的時間來探索最合適的建設(shè)方法。其中，應(yīng)該針對人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題，定期展開調(diào)查工作，以便能夠讓人事檔案信息化管理工作能夠更加順利開展。
　　2.2 強化人事檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，為人事檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件
　　在當前人事檔案信息化建設(shè)過程中，為了能夠有效提升人事檔案管理的效率，首先便需要強化人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。通過不斷引入先進的信息化設(shè)備，為人事檔案信息化管理提供重要的硬件支持，強化人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備的維護管理，以便能夠讓信息技術(shù)設(shè)備能夠得到充分的應(yīng)用，從而更好地實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的目標。其次，還需要適當?shù)脑黾淤Y金投入，積極購進新型的信息技術(shù)設(shè)備，不斷更新單位內(nèi)部人事檔案管理的相關(guān)信息技術(shù)設(shè)備，最大限度提升人事檔案管理的效率，真正實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)[2]。
　　2.3 制定完善的信息化工作機制，規(guī)范人事檔案信息化建設(shè)
　　通過制定科學合理的信息化工作機制對單位人事檔案管理工作的順利開展具有非常重要的作用。因此，在單位人事檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該根據(jù)實際情況建立合理的信息化建設(shè)工作機制。首先，在單位的人事檔案管理過程中，應(yīng)該建立信息化的管理制度，規(guī)范人事檔案信息化管理工作，讓人事檔案信息化管理工作在開展的過程中有據(jù)可依。其次，應(yīng)該制定人事檔案信息錄入、信息分析、設(shè)備管理等相關(guān)的規(guī)定，并根據(jù)制定情況建立人事檔案信息化管理工作的自檢自查制度，讓人事檔案信息化建設(shè)工作能夠有章可循、有規(guī)可依，以便在科學、規(guī)范的人事檔案管理制度的約束下保證人事檔案管理工作更加順利地進行。
　　2.4 整合紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案，建立健全人事檔案信息化管理體系
　　由于人事檔案資料所涉及的信息量較多，時間跨度較大，但因為主觀和客觀等方面的因素，導致在人事檔案信息化管理的過程中常常會出現(xiàn)或多或少的差錯，前后數(shù)據(jù)不一，甚至還會出現(xiàn)一個信息多種不同的記錄。為了更好地解決上述結(jié)果問題，便需要將原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案資料管理更好地銜接起來，規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步形成一個完整的人事檔案管理指導體系，構(gòu)建一個統(tǒng)一、規(guī)范、科學和縝密的人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫。同時，還需要采取科學的人事檔案信息整合手段，建立先進的人事檔案數(shù)據(jù)庫，快速將人事檔案資料的信息全部錄入計算機，真正實現(xiàn)人事檔案資料的電子化，以便為人事檔案資料的檢索和查詢提供更多的便利。
　　2.5 構(gòu)建高素質(zhì)人事檔案管理隊伍，提升人事檔案管理人員素質(zhì)
　　基于時下這種信息技術(shù)高度發(fā)達的現(xiàn)代背景，故為確保單位人事檔案資源能更好地為單位開展人事管理工作提供服務(wù)，則必然要注重發(fā)揮人事檔案的積極成效，而鑒于人事檔案作用能否得以充分發(fā)揮技術(shù)過硬且具有較高素質(zhì)的認識檔案管理專員，故積極構(gòu)建高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍亦是企業(yè)應(yīng)關(guān)注的管理工作重點。對此，為滿足時代的發(fā)展需求，則單位在招聘人事檔案管理人員時，首先便是審視管理人員的信息素養(yǎng)；其次，強化人事檔案在崗人員教育培訓，積極探究高素質(zhì)人才的培養(yǎng)方法，制定科學完善的學習、考核和獎勵方案，促使在崗人員能夠在不斷學習的過程中增強自身的綜合素質(zhì)；最后，強化單位與單位之間的交流學習，不斷引入先進的檔案管理理念，督促檔案管理人員認真完成自己崗位的工作，嚴格遵守職業(yè)操守，從而最大限度提升人事檔案管理的水平[3]。
　　總之，在現(xiàn)代人事檔案管理的過程中，強化人事檔案信息化建設(shè)是提升人事檔案管理水平的重要途徑。因此，各個單位在不斷發(fā)展的過程中，應(yīng)該堅持從自身的實際情況出發(fā)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，強化人事檔案管理的信息化建設(shè)，有效提升人事檔案管理的水平，以便能夠更好地服務(wù)于現(xiàn)代社會建設(shè)。
　　參考文獻
　　[1] 范艷玲.加強干部人事檔案信息化管理策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（17）：139-139.
　　[2] 冉玉瓊.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創(chuàng)新[J].世界最新醫(yī)學信息文摘，2017，（22）：185.
　　[3] 方文蓉.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2018，（04）：16-17.

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