大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)的問題與對策研究

　　【摘 要】隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和移動終端的普及，互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)急劇增長，大數(shù)據(jù)應(yīng)運而生，人們的工作、學(xué)習(xí)都深受大數(shù)據(jù)的影響，各企業(yè)的檔案管理也不例外。因此，企業(yè)如何做好大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)工作，受到社會各界的共同關(guān)注。
　　【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)背景；檔案信息；問題；對策研究
　　一、大數(shù)據(jù)概述
　　1.大數(shù)據(jù)的定義。大數(shù)據(jù)的概念最早是由全球著名的咨詢公司麥肯錫所提出，但是關(guān)于大數(shù)據(jù)的具體定義，每個人的看法各有不同。有人認(rèn)為大數(shù)據(jù)是一種依托信息技術(shù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理和分析的形式；也有人認(rèn)為大數(shù)據(jù)是通過計算機的高速運轉(zhuǎn)，對一些有參考價值的信息進(jìn)行分析，至今對大數(shù)據(jù)仍未有一個統(tǒng)一的界定概念。
　　2.大數(shù)據(jù)的特征。雖然大數(shù)據(jù)并未有一個統(tǒng)一的界定概念，但是其擁有自己專屬的4種特性。
　�。�1）大量的數(shù)據(jù)。如今許多人通過互聯(lián)網(wǎng)搜尋自己想要的信息，或者在互聯(lián)網(wǎng)活動中會留下許多有關(guān)于自己的個人信息。依據(jù)以上兩點，計算機可以從中獲得數(shù)量繁多的各類數(shù)據(jù)。
　�。�2）低密度價值。以前人們只需在一個相對有限的范圍內(nèi)，搜尋自己想要的各類信息，但是隨著大數(shù)據(jù)內(nèi)容的增加，人們需要從一個較大的范圍內(nèi)搜尋自己所需要的信息內(nèi)容。對比之下，數(shù)據(jù)的可利用性呈現(xiàn)了低密度價值。
　�。�3）較快的處理速度�；ヂ�(lián)網(wǎng)資源容納了越來越多的信息內(nèi)容，為了滿足用戶的搜尋體驗以及更好地管理這些信息，就需要提高信息的處理速度，只有較快的信息處理速度才可以顯示出大數(shù)據(jù)時代下的高效信息管理優(yōu)勢。
　�。�4）多種數(shù)據(jù)模式。在傳統(tǒng)信息化模式下，數(shù)據(jù)的表現(xiàn)方式主要為圖文和表格，但是在大數(shù)據(jù)背景下，有動畫、音頻等多種數(shù)據(jù)模式。
　　二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性
　　1.提升檔案管理效率。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)可以運用檔案信息管理系統(tǒng)合理分析企業(yè)內(nèi)部的信息內(nèi)容，研究不同數(shù)據(jù)之間存在的因果聯(lián)系，使企業(yè)可以站在科學(xué)的角度，對企業(yè)內(nèi)部未來的人力資源狀況進(jìn)行準(zhǔn)確預(yù)測�？傮w而言，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作中所經(jīng)過的每個流程都可以在大數(shù)據(jù)的背景下進(jìn)行，使企業(yè)的人力資源工作始終在具有科學(xué)理論依據(jù)的情況下完成，從而提高了檔案管理工作的效率，提高了檔案管理工作的質(zhì)量。
　　2.實現(xiàn)科學(xué)化管理。早期的企業(yè)檔案管理工作，往往是在工作人員常年積累的工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上開展的，僅能為企業(yè)人力資源管理工作提供有限的幫助。然而在大數(shù)據(jù)的幫助下，企業(yè)可以針對人力資源管理工作進(jìn)行相關(guān)人員培訓(xùn)，對人員比例、崗位職責(zé)等內(nèi)容進(jìn)行信息化處理，將其系統(tǒng)地記錄在檔案中，并對這些信息內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)對比，實現(xiàn)量化的管理模式。在這種管理模式下，企業(yè)內(nèi)的檔案管理工作更具科學(xué)性。
　　三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
　　1.信息內(nèi)容來源過于簡單。信息內(nèi)容來源只有檔案，內(nèi)容所覆蓋的信息十分有限，且具有較高的相似性，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。①對檔案信息的填寫不足以體現(xiàn)個人特征。②在個人考核評價內(nèi)容中，也存在抄襲現(xiàn)象，許多企業(yè)員工的評價內(nèi)容十分相似，無法看出個人特征。③檔案撰寫的內(nèi)容篇幅有限，每位員工僅書寫一份工作總結(jié)，就是年度考核表，所填寫的文字部分僅占據(jù)A4紙張面積的2/3大小，無法詳細(xì)反映每位員工在全年中的工作業(yè)績，且受限于檔案的保密要求，當(dāng)事人無法通過查閱自身檔案，檢查檔案內(nèi)容是否齊全，更不能做到隨時補充和完善。
　　2.資金分配不合理。企業(yè)管理層主要思考的問題在于，如何在這種情況下謀求更高層次的發(fā)展，只能選擇將更多的經(jīng)費投放在人才培養(yǎng)以及科研等領(lǐng)域。此外，企業(yè)管理層不重視檔案管理工作的信息化建設(shè)，不能投入足夠的經(jīng)費，使有的企業(yè)缺乏基本的檔案保管硬件設(shè)施，有的企業(yè)只配備了電腦與掃描儀，個別企業(yè)雖然采用了較為先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)，擁有了專屬的服務(wù)器，但是其卻并未與互聯(lián)網(wǎng)和其他系統(tǒng)相連接，無法自動收集大數(shù)據(jù)信息，更無從談起使用云計算等技術(shù)。
　　3.不能充分利用檔案。目前，各企業(yè)中的檔案信息主要用于企業(yè)日常管理中的信息統(tǒng)計，偶爾可以滿足外界的信息查詢需求。檔案管理系統(tǒng)中的主要信息是將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化，所含的信息內(nèi)容量較小，只能反映當(dāng)前人力資源現(xiàn)狀，無法借用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人力資源管理過程中的細(xì)節(jié)量化，更不能預(yù)估企業(yè)人力資源的未來發(fā)展趨勢。
　　4.缺乏相應(yīng)的企業(yè)檔案管理人員。近年來，隨著我國經(jīng)濟市場的不斷繁榮，企業(yè)的數(shù)量和規(guī)模正在逐年增多，需要進(jìn)行管理的檔案數(shù)量呈直線上升趨勢，企業(yè)內(nèi)的檔案管理工作內(nèi)容日益增加�，F(xiàn)階段，許多企業(yè)內(nèi)部缺乏相應(yīng)的檔案管理人員，即便設(shè)置了專人進(jìn)行管理，但這些人員往往缺乏專業(yè)的檔案管理知識，甚至有的企業(yè)聘用兼職人員進(jìn)行檔案管理，這些人員礙于本職工作，沒有足夠的精力完成檔案管理工作。
　　5.檔案管理工作的信息化程度較低。近幾年，雖然已經(jīng)有一些企業(yè)在推進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，但是仍然存在企業(yè)內(nèi)信息化水平較低的現(xiàn)象，例如有的企業(yè)僅將信息化水平停留在打印檔案目錄的階段。如此一來，不僅無法對檔案信息進(jìn)行分類與匯總，而且也無法檢索所需的檔案信息，甚至有的企業(yè)使用紙質(zhì)檔案來完成檔案管理工作。此外，由于部分企業(yè)的信息化水平低，很多人事管理工作仍需通過手工完成，浪費人力。
　　四、改善企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的對策
　　1.加強企業(yè)教職工的檔案管理意識。檔案資料對企業(yè)的發(fā)展十分重要，因此，企業(yè)應(yīng)從管理層做起，加強對檔案管理的重視程度。在日常工作中，企業(yè)應(yīng)通過有效的宣傳和教育手段，向企業(yè)員工普及檔案管理的相關(guān)知識，使其認(rèn)識到檔案管理的重要性。在這種氛圍下，從事檔案管理工作的人員才能從內(nèi)心深處對這份工作產(chǎn)生熱愛之情，才能將這份工作做到盡善盡美。
　　2.增強企業(yè)檔案管理的信息化程度。近年來，隨著企業(yè)對檔案管理工作的改革，檔案管理逐漸走向信息化�，F(xiàn)階段，所強調(diào)的檔案管理信息化，是指用電子化載體代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，用動態(tài)管理模式代替靜態(tài)展示模式。在信息化建設(shè)過程中，要注意聽取檔案管理人員所提出的種種意見，選取適用本企業(yè)管理模式的管理軟件，逐步提高信息化建設(shè)水平，完成信息化建設(shè)工作。
　　3.健全檔案管理數(shù)據(jù)平臺。若想合理運用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，要做到數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)開放。針對房地產(chǎn)開發(fā)公司的工程管理而言，如果將企業(yè)的工程管理檔案信息同時存放于一個數(shù)據(jù)平臺中，建設(shè)一個大數(shù)據(jù)檔案信息管理平臺。在此平臺上，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以對相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深入對比，例如可以分析出工程實際工期進(jìn)度和計劃工期進(jìn)度的差距，方便工程管理方及時進(jìn)行工期施工調(diào)整，加快工程施工進(jìn)度。
　　五、結(jié)語
　　以大數(shù)據(jù)為背景下的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一個漫長的歷程。在該過程中，企業(yè)要意識其重要性與必要性，使檔案管理信息化建設(shè)為其人力資源、工程管理等工作提供強有力的支撐�，F(xiàn)階段，全國范圍內(nèi)的多個企業(yè)及事業(yè)單位的檔案數(shù)字化工作正處在建設(shè)與驗收階段，相信在不久的將來，數(shù)字化、大數(shù)據(jù)化的檔案必將全面建成。
　　【參考文獻(xiàn)】
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　　[2]高峰珍. 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)人事檔案信息化的研究[J]. 江漢石油職工大學(xué)學(xué)報， 2018， v.31；No.147（2）：105-106.

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