中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的初步研究

　　摘 要：在中小學(xué)日常運(yùn)行管理工作中，檔案管理工作是其關(guān)鍵內(nèi)容，這對于中小學(xué)教育教學(xué)活動等多項(xiàng)工作的有效開展有著十分重要的作用，除此之外，檔案管理工作也是中小學(xué)在進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)的有力依據(jù)，因此，檔案管理工作的重要性不言而喻。在我國現(xiàn)代化信息技術(shù)全面普及的背景下，結(jié)合當(dāng)前我國中小學(xué)檔案管理工作的開展現(xiàn)狀來看，仍舊存在有眾多問題，基于此，本文主要內(nèi)容研究了當(dāng)前中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)。
　　關(guān)鍵詞：中小學(xué);檔案管理;信息化建設(shè)
　　在我國社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，我國現(xiàn)代化信息技術(shù)取得了空前的成就，基于此，眾多中小學(xué)在開展檔案管理工作過程中都積極引進(jìn)了相關(guān)信息技術(shù)，有效推動了中小學(xué)檔案管理工作的正常開展。在中小學(xué)檔案管理工作中包含有諸多內(nèi)容，如果檔案管理工作質(zhì)量不高，那么直接會給中小學(xué)的日常運(yùn)行帶來影響�；�于此本文主要內(nèi)容研究中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
　　一、中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵與意義
　　1.中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵
　　所謂的檔案管理信息化指代的是，是具有現(xiàn)實(shí)意義以及開發(fā)機(jī)制的檔案內(nèi)容傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息化，不僅要充分發(fā)揮檔案自身的憑證作用，還要注重開發(fā)檔案管理信息的功能。結(jié)合當(dāng)前我國已經(jīng)出臺的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》來看，在此綱要內(nèi)容中對有關(guān)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)以及目標(biāo)、任務(wù)進(jìn)行了明確的規(guī)劃，各中小學(xué)在運(yùn)行發(fā)展過程中應(yīng)該本著安全保密、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等原則，加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，使電子檔案以及相關(guān)文件得以規(guī)范化管理，推動我國檔案管理工作的數(shù)字建設(shè)工作。針對于中小學(xué)檔案信息化建設(shè)工作而言，它包含有檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、人才隊(duì)伍的建設(shè)等內(nèi)容，基于此，中小學(xué)在開展檔案管理工作時(shí)，不能僅僅只是簡單的將檔案數(shù)字化，應(yīng)該從多方面進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。
　　2.中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的意義
　　在中小學(xué)日常運(yùn)行發(fā)展過程中，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作十分必要，是中小學(xué)日常管理工作有效開展的重要保障，基于此，加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作具有十分重要的意義。在我國現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，結(jié)合當(dāng)前我國中小學(xué)檔案管理工作內(nèi)容來看，已經(jīng)不能符合當(dāng)前我國社會發(fā)展的需求以及學(xué)校各項(xiàng)工作正常開展的需求，基于此，學(xué)校應(yīng)該跟隨社會發(fā)展的需求，對自身檔案工作進(jìn)行建設(shè)，只有這樣才能有效促進(jìn)自身良好運(yùn)行發(fā)展。對于學(xué)校教學(xué)管理工作而言，檔案管理工作與其有著十分緊密的聯(lián)系，兩者相輔相成以促進(jìn)學(xué)校教育活動能夠良好的運(yùn)行發(fā)展，最終促進(jìn)學(xué)校得以規(guī)范化運(yùn)作，促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部資源進(jìn)行合理分配，使學(xué)校資源利用率得以提高[1]。
　　在建設(shè)檔案管理信息化的作用下，使得學(xué)校能夠?qū)ψ陨砬闆r進(jìn)行全面了解與掌握，及時(shí)針對自身問題提出相應(yīng)的解決策略，以保障學(xué)校得以正常運(yùn)行。除此之外，檔案管理信息化建設(shè)還能夠有效維持學(xué)校日常工作的規(guī)范性，降低由于人為誤差導(dǎo)致的工作問題，為學(xué)校運(yùn)行過程中的各種經(jīng)濟(jì)問題提供決策，進(jìn)而保障學(xué)校運(yùn)行過程中的運(yùn)行效益。眾所周知，在中小學(xué)檔案資料中存在有十分豐富的教育信息，教師在對中小學(xué)生開展教育教學(xué)活動過程中，可以針對閱讀檔案資料中的教學(xué)案例等內(nèi)容，來對自身教學(xué)內(nèi)容以及教學(xué)手段不斷完善，挖掘出檔案中具有價(jià)值的教育信息。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，使得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)教師能夠針對學(xué)生情況進(jìn)行動態(tài)管理工作，進(jìn)而使其能夠及時(shí)了解各類信息，以便學(xué)校之間能夠良好的互動交流，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校長久發(fā)展。
　　二、當(dāng)前中小學(xué)檔案工作中普遍存在的問題
　　1.檔案材料不全，檔案管理意識淡薄
　　結(jié)合當(dāng)前我國中小學(xué)檔案工作現(xiàn)狀來看，由于學(xué)校教學(xué)任務(wù)較為繁重，導(dǎo)致學(xué)校各部門不能及時(shí)提交各類檔案資料，進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料經(jīng)常出現(xiàn)收集不全的現(xiàn)象，甚至導(dǎo)致重要檔案資料發(fā)生流失現(xiàn)象，又或者已經(jīng)提交的檔案資料內(nèi)容質(zhì)量不高，以上因素都有可能為檔案工作的正常開展帶來影響。除此之外，學(xué)校在開展教學(xué)活動過程中，由于相關(guān)人員對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致自身歸案意識較差，最終為檔案管理工作的順利開展帶來阻礙，使得檔案信息資源不能被充分開發(fā)，最終造成檔案資料利用率過低。
　　2.檔案管理手段落后，相關(guān)硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)
　　當(dāng)前我國中小學(xué)在開展檔案管理工作過程中，大多數(shù)情況是對檔案資料進(jìn)行基本的收集與整理，沒有對檔案資料內(nèi)容進(jìn)行分析、編研，這就導(dǎo)致檔案管理工作無法提供信息資源服務(wù)功能，除此之外，在對其進(jìn)行保管時(shí)仍舊采用較為傳統(tǒng)的保管模式，多數(shù)情況下進(jìn)行人工保管工作，極少數(shù)情況下才會用到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得檔案管理工作始終處于一種較為消極被動的狀態(tài)，最終導(dǎo)致檔案不能有效發(fā)揮自身利用價(jià)值以及相關(guān)作用。
　　三、中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)路徑與方法
　　結(jié)合當(dāng)前我國社會發(fā)展?fàn)顩r來看，中小學(xué)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作過程中，應(yīng)該充分結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，大力開展檔案管理信息化建設(shè)工作。筆者結(jié)合自身多年經(jīng)驗(yàn)，分析了中小學(xué)檔案管理信息化的主要建設(shè)路徑與方法，下文展開詳細(xì)論述。
　　1.促使檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
　　結(jié)合當(dāng)前中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際現(xiàn)狀來看，目前各中小學(xué)普遍存在有檔案規(guī)范化之后以及應(yīng)用軟件繁多雜亂等情況，這些因素在很大程度上直接影響了檔案管理系統(tǒng)水平的提高。各中小學(xué)在開展檔案管理信息化建設(shè)工作過程中，首選要重視檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化問題，只有健全完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)才能有有效促使檔案業(yè)務(wù)有效落實(shí)。針對于檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范而言，本身便是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工程，基于此，想要推動檔案信息化建設(shè)，必須要抓好檔案工作中的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，有效權(quán)衡兩者管理，促進(jìn)兩者共同發(fā)展。
　　在我國不斷推進(jìn)中小學(xué)教育改革的形勢下，各中小學(xué)在開展檔案管理工作過程中，應(yīng)該不斷更新自身觀念，以促進(jìn)檔案管理工作快速發(fā)展。那么在檔案管理工作中如何實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化呢？首先，中小學(xué)在開展檔案管理工作過程中，思想觀念要現(xiàn)代化，要從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，明確檔案時(shí)重要的教育資源這一理念[2]。

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